Alles over Breakout Rooms, de nieuwste functie in Microsoft Teams

Breakout rooms: In bepaalde tennants en in de preview-modus van MS Teams waren ze deels al beschikbaar, maar vanaf begin februari is de functie voor iedereen beschikbaar. In deze blog vertellen we je alles wat je moet weten over deze langverwachte functie. We laten je zien hoe het werkt werk en vertellen waarom en hoe je bepaalde functies moet gebruiken.

Breakout Rooms zijn heel handig als je in een online Teams meeting een grote groep (of klas) wilt splitsen in kleinere groepjes, zodat deelnemers in overzichtelijke samenstelling over een specifiek onderwerp kunnen discussiëren. Zo zorg je dat niet alleen de usual suspects aan het woord komen, maar ook de collega’s die in grotere samenstelling vaak ondersneeuwen. Bovendien kun je verschillende agendapunten tegelijk laten behandelen. In het Nederlands gaat deze functie overigens ‘Aparte vergaderruimten’ heten. 

Zo maak je Breakout rooms aan in MS Teams

Een Breakout room aanmaken in Microsoft Teams 

Allereerst moet je weten dat je alleen een vergaderruimte kunt aanmaken wanneer jij de organisator van de van tevoren geplande meeting bent én de hele meeting aanwezig zult zijn. Bovendien kun je de Breakout Rooms niet al ‘inplannen’. Zorg dus dat je als organisator een kwartiertje eerder in de ‘algemene vergaderruimte’ bent om de Breakout rooms klaar te zetten.

Hoe werkt het? 

1. Wanneer je in de meeting zit kun je als organisator in de menubalk op het Breakout icoontje klikken (vierkantje in vierkantje).
2. Het scherm ‘Aparte vergaderruimte manken’ verschijnt dan. Hierin kun je kiezen hoeveel vergaderruimten je graag wilt.
3. De ruimten krijgen automatisch de namen; vergaderruimte 1, vergaderruimte 2 etc.
4. Je kunt ervoor kiezen de deelnemers zelf in groepen op te delen of dit automatisch door Teams te laten doen.
5. Wanneer je dit hebt gedaan klik je op ‘Ruimten maken’.

Je kunt maximaal 50 verschillende vergaderruimten aanmaken binnen 1 meeting. Als je de namen van de vergaderruimtes aanpast worden deze bewaard. Dit is handig voor vergaderingen met een herhalend karakter.  

Deelnemers toewijzen aan Breakoutrooms.

Breakout Room sessies starten

Wanneer je de vergaderruimten gecreëerd hebt, vind je die in een uitklapmenu aan de zijkant van je Teams meeting terug. Als organisator kun je de vergaderruimten andere namen geven, een ruimte toevoegen of verwijderen en deelnemers toevoegen, verwijderen of wisselen van vergaderruimte. Zelf kun je ook wisselen tussen de vergaderruimten. Daarnaast kun je als organisator met elke vergaderruimte chatten, zonder dat je erin zit. 

Hoe werkt het? 

1. De deelnemers kunnen met ‘deelnemers toewijzen’ worden verdeeld in de vergaderruimte. Dit kan vooraf als je alle emailadressen hebt of als ze in de algemene vergadering aanwezig zijn. In het laatste geval moet je hier in de vergaderagenda rekening mee houden.
2. Bij de rooms kun je door  de ‘…’ (meer opties) aan te klikken de naam van de vergaderruimte aan passen naar bijvoorbeeld een onderwerp of thema. Dit kun je voor elke vergaderruimte doen.
3. Deelnemers die nog binnen komen nadat de verdeling al gemaakt is, kunnen alsnog worden toegevoegd. Of er kan voor hen een aparte vergaderruimte worden aangemaakt met ‘vergaderruimte toevoegen’.
4. Nadat de organisator op de knop “Start vergaderingen” heeft geklikt, wordt elke deelnemer direct vanuit de hoofdvergadering verplaatst naar de toegewezen vergaderruimte.
5. De organisator krijgt te zien dat de Breakout Rooms worden geopend (‘open’).  
6. De organisator kan elke ruimte bezoeken.
7. Deelnemers kunnen terug naar de ‘algemene vergaderruimte’ met de knop ’terug’. (dus niet ‘Verlaten’ dan verbreek je de verbinding helemaal.)

Zo stel je bevoegdheden in

Rechten beheren in Breakout rooms

Wanneer de deelnemers in hun Breakout rooms zitten, hebben ze dezelfde rechten en mogelijkheden als bij de algemene vergaderinstellingen. Meestal is dat voldoende. Maar, als binnen jouw organisatie de standaardinstellingen binnen MS Teams beperkingen opleggen voor het geven van presentaties (denk aan leerlingen of gasten) zul je elke vergaderruimte na moeten lopen om deelnemers presentatie-rechten te geven.

Hoe werkt het? 

1. Bezoek als organisator een Breakout room.
2. Klik bovenin dit venster op ‘…’ en ga naar ‘vergaderopties’.
3. Verander bij: ‘Wie kan presenteren’ de rechten van ‘alleen ik’ naar ‘iedereen’, of naar een ‘specifieke persoon’ in deze groep.
4. Bevestig deze keuze door deze op te slaan. Vergeet je dit? Dan kan niemand in deze vergaderruimte presenteren.

Zo kondig je het einde van een Breakout Room aan

Aankondigingen naar Breakout Rooms sturen

Het is als organisator mogelijk om aankondigingen naar alle vergaderruimten tegelijk te versturen met de ‘Een aankondiging doen’ knop. Zo kun je groepjes op de hoogte houden van hoeveel tijd ze nog hebben, dat de sessies binnen een bepaalde tijd beëindigd zal worden en iedereen wordt terug gehaald naar de algemene vergadering. Als je het goed voorbereidt, kun je sessies in fases opdelen. In dit geval kun je de aankondiging gebruiken om te laten weten dat een volgende fase is ingegaan.

Hoe werkt het? 

1. Klik in het Breakout room venster rechts in je scherm op ‘…’ en dan op ‘Een aankondiging doen’.
2. Typ je mededeling en verstuur het bericht naar alle of geselecteerde Breakout rooms.
3. Deelnemers kunnen zelf de Breakout room verlaten door ’terug’ te gaan naar de vergaderruimte.
4. De organisator kan de Breakout rooms beëindigen door in de uitklapvenster op ‘Sluit vergadering’ te klikken.

Nu heb je alle stappen doorlopen om slimmer, leuker en productiever gebruik te maken van de Breakout rooms in MS Teams. Adoptify is Microsoft Gold Partner en zet zich in om medewerkers in een tijd van continue digitale transformatie, digitaal vaardig te maken en te houden. Zo helpen we organisaties digitaal fit te zijn.

Meer weten over MS Teams Breakout Rooms en Adoptify 

In februari 2021 is het zo ver, dan zijn de Breakout Rooms in Teams eindelijk voor iedereen beschikbaar. Meer weten over deze en alle andere functionaliteiten van MS Teams? Volg dan onze MS Teams in 1 dag training. In deze training wordt de architectuur, implementatie, governance, beveiliging, compliance, het integreren én beheren van de Microsoft Teams-implementatie uitgebreid behandeld. Meer weten over deze of een van onze andere trainingen? Neem dan gerust en uiteraard geheel vrijblijvend contact met ons op door te bellen naar 0411 8700 08 of stuur een mail naarcontact@adoptify.nl.