Als woningcorporatie effectief aan de slag met Microsoft 365

In het begin van de coronacrisis zijn veel woningcorporaties (en vele andere organisaties) voortvarend te werk gegaan om thuiswerken te faciliteren. Teams werd ‘aangezet’ en we konden aan de slag! Maar dit gebeurde niet op een gecontroleerde manier. Bovendien bungelden security en governance onderaan de takenlijst van de IT-afdeling. Heel begrijpelijk, maar woningcorporaties voelen nu de gevolgen hiervan: er is een wildgroei aan teamsites en informatie is versnipperd opgeslagen. Nu het stof is neergedaald, is het de hoogste tijd om te werken aan een gestructureerde, moderne werkplek met Microsoft 365.

Aandacht voor de uitdagingen van woningcorporaties

In 2022 zijn 8 corporaties slachtoffer geworden van een cyberaanval met datalek als gevolg. En ook dit jaar zijn weer meerdere corporaties getroffen door een datalek.  Dit is de realiteit waarin we leven. Als woningcorporatie wil je dat iedere medewerker of bewoner toegang heeft tot relevante gegevens, maar óók dat die informatie goed is beveiligd.

Cybersecurity is slechts een van de uitdagingen waarmee woningcorporaties moeten dealen. Andere ingewikkelde vraagstukken liggen op het gebied van:

• Informatie ontsluiten. Hoe kun je medewerkers beter, leuker en slimmer laten samenwerken? Complexbeheerders, bewonersconsulenten en ondersteunende afdelingen werken allemaal in hun eigen systemen en applicaties. Hoe breek je deze informatiesilo’s af?  

• Regie houden. Hoe zorg je ervoor dat je gegevens goed beveiligt én deze maatregelen werkbaar houdt voor iedereen? Het is nodig om aandacht te besteden aan governance om als woningcorporatie grip te houden op het IT-landschap.

• Document- en informatiemanagement. Het inrichten van een moderne werkplek met Teams en SharePoint is één ding, maar hoe zorg je ervoor dat je de juiste informatiearchitectuur inricht? Zodat iedereen weet hoe je voortaan samenwerkt, vergadert en documenten deelt? Het trainen van de digitale vaardigheid van medewerkers en het opstellen van een digitale etiquette zijn hier onderdeel van.

• Samenwerken met externe partijen. Woningcorporaties hebben te maken met ketenpartners, zoals de gemeente, energieleveranciers en onderhoudsbedrijven. Hoe werk je daar efficiënt en veilig mee samen?

• Betrokkenheid stimuleren. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers nog het gevoel hebben écht bij de organisatie te horen, als iedereen hybride werkt? Vooral voor landelijke woningcorporaties waarbij er veel regionaal wordt gewerkt, is dit een hoofdpijndossier.

Dit zijn allemaal relevante en soms ook complexe uitdagingen. Om veilig, gestructureerd en efficiënt te kunnen werken, is het belangrijk om deze aan te pakken.

Waarom je als woningcorporatie bij Adoptify moet zijn?

Hiervoor kunnen we beter de woorden van een van onze klanten gebruiken. Deze woningcorporatie gaf namelijk aan dat hun ICT-leverancier vooral een ‘blauwe’ partij is, dus gericht op de techniek. Zij zochten nog een ‘oranje’ partij, waarbij de factor mens, adoptie en andere ‘zachte’ componenten van het project centraal stonden. Geen onbekende vraag voor ons!

We zien vaak dat bij woningcorporaties de techniek in orde is: Teams, SharePoint en Office 365 zijn geïnstalleerd en werken prima. Daar hebben zij ook hun eigen ICT-partner voor. Adoptify richt zich meer op hoe je die platformen beter kunt inrichten om (meetbaar) productiever, slimmer en leuker te kunnen werken. Zodat woningcorporaties daadwerkelijk hun doelstellingen behalen die ze op het oog hadden met dit project.

Een uitgebreide eerste fase als stevige basis voor het Microsoft 365-project

Is een dergelijk project een feestje waarbij alleen IT is uitgenodigd? Bij ons niet! Het is belangrijk dat iedereen kan meedenken over de beste inrichting van bijvoorbeeld Teams en SharePoint om het project tot een succes te maken. Hiervoor bepalen we samen met het kernteam de toegevoegde waarde van Microsoft 365, trainen we de belangrijkste stakeholders en analyseren we de bestaande werkwijze en de bijbehorende veiligheidsmaatregelen. Vervolgens gaan we aan de slag met:

• Het bepalen van de digitale vaardigheid van medewerkers en koppelen we hier een persoonlijk leerplan aan vast. Ook maken we de digitale fitheid van afdelingen inzichtelijk.

• Het vastleggen van een Microsoft 365-blauwdruk. Welke tools gebruiken we waarvoor?

• De digitale rituelen. We maken werk- en communicatieafspraken en leggen uit wat het nieuwe digitale normaal is. 

Om het concreet te maken, leveren we een projectplan, adoptieplan, en beheerplan op. Aangevuld met plannen om de veiligheid, governance en compliance te borgen. Ja, dit is nog steeds onze ‘proloogfase’. Door eerst een stevig fundament te leggen, kunnen we hierop voortbouwen aan een duurzame oplossing voor jouw woningcorporatie.

Microsoft 365 + Adoptify = productiever, slimmer en leuker werken

Informatie op een veilige manier kunnen ontsluiten (ook naar ketenpartners), medewerkers betrokken houden bij de organisatie en toch grip hebben op je ICT-omgeving… Een greep uit de uitdagingen waar woningcorporaties mee worstelen. Gelukkig is Microsoft 365 een modern antwoord op deze complexe vraagstukken. In combinatie met de ‘oranje’, mensgerichte focus van Adoptify weet je zeker dat je als woningcorporatie digitaal kunt versnellen en aan een toekomstgerichte basis bouwt om werken productiever én leuker te maken.

Benieuwd naar hoe de medewerkers van Woonzorg Nederland efficiënter en flexibeler samenwerken in de nieuwe Teams-omgeving? Hier lees je meer.