De grootste uitdaging van kenniswerkers? Het (snel) vinden van de juiste informatie. Zo kan het behoorlijk lastig zijn om een expert te vinden over een specifiek onderwerp, bedrijfsafkortingen te begrijpen of de juiste documentatie over (bedrijfs)processen te vinden. Niet echt bevorderend voor de productiviteit. Onze oplossing? Microsoft Viva Topics. Hiermee wordt alle kennis, informatie en expertise binnen een organisatie automatisch geordend, waardoor zoeken veel efficiënter en gemakkelijker wordt.
Als Microsoft Partner kennen we alle ins en outs van Viva Topics: we volgen de ontwikkelingen op de voet. Omdat we regelmatig de vraag krijgen wat Viva Topics nu precies is, lichten we dat toe in deze blog en bespreken we waarom we denken dat Viva Topics voor veel organisaties van meerwaarde is.
Wat is Viva Topics?
Collega’s om hulp vragen of onnodig lang zoeken naar informatie? Dat is met Viva Topics verleden tijd. Viva Topics is een soort zakelijke Wikipedia, dus voor werkgerelateerde kennis. De oplossing gebruikt Artificial Intelligence (AI) om kennis en informatie binnen de organisatie samen te brengen en te beheren. Zo missen medewerkers nooit meer relevante content.
Hoe werkt Viva Topics?
Viva Topics bouwt als het ware een eigen index op van alle content binnen Microsoft SharePoint, Outlook en Teams en maakt daar Topics (onderwerpen) van. Die worden op diverse momenten aan eindgebruikers gepresenteerd. Zo kan het zijn dat er in een mail wordt gesproken over een bepaalde topic dat op SharePoint wordt beschreven. Dan zal dit onderwerp worden onderstreept en bij het selecteren automatisch worden voorzien van alle relevante content omtrent dat ene topic. Ongeacht waar deze informatie zich bevindt. Ontbreekt er informatie binnen het topic? Dan kan dat op elk moment worden toegevoegd. Hierdoor ontstaat er vanzelf een organisch groeiende kennisbank die door de hele organisatie kan worden gebruikt.
Maak informatie toegankelijk voor Viva Topics
In veel governancetrajecten zien we dat organisaties snel zijn geneigd om het principe ‘gesloten, tenzij’ te hanteren. Maar op het gebied van kennisdeling is dit niet altijd handig. Je hoeft niet bang te zijn dat medewerkers informatie onder ogen krijgen die niet voor hen is bedoeld. Viva Topics is namelijk een oplossing die draait binnen Microsoft 365. Dit wil zeggen dat er automatisch rekening wordt gehouden met bestaande rechten en rollen. Kennis uit gesloten Teams blijft ontoegankelijk voor de rest van de organisatie. Denk dus goed na over het principe ‘gesloten, tenzij’, want misschien kunnen andere afdelingen juist van elkaar leren en hierdoor efficiënter werken.
De belangrijkste features van Microsoft Viva Topics
Viva Topics biedt meerdere functionaliteiten, maar de belangrijkste zijn op dit moment:
- Maak gebruik van een door kunstmatige intelligentie aangedreven kennisbank, zodat alle informatie gebundeld wordt gepresenteerd aan de eindgebruiker. Ook beschikbaar in het Nederlands.
- Presenteer op het juiste moment, de juiste informatie, aan de juiste persoon.
- Er is geen limiet aan de capaciteit van informatieverwerking. Hoe meer, hoe beter! Denk aan duizenden tot miljoenen artikelen, berichten, discussies en mails.
- Beschikbaar in Microsoft Teams, Office, Outlook en SharePoint.
- Topics worden automatisch aangemaakt en beheerd door de kunstmatige intelligentie in Microsoft 365. Ook eindgebruikers kunnen onderwerpen aanmaken en wijzigen.
Sneller de juiste informatie vinden
Met Microsoft Viva Topics wordt alle beschikbare en toegankelijke informatie over een bepaald onderwerp samengevat binnen één omgeving. Dit zorgt ervoor dat medewerkers sneller de gegevens vinden die ze nodig hebben. Bovendien kunnen ze in één oogopslag zien waar een onderwerp over gaat en welke documenten daarbij horen. Benieuwd naar de mogelijkheden van Viva Topics voor jouw organisatie? Suraj en Sjoerd vertellen je graag meer!
