Afgelopen week was er in Seattle het grootste Microsoft-event van het jaar: Ignite 2022. Dit jaar gelukkig weer op locatie. Daarnaast was het ook mogelijk om alle sessies online te volgen. En Adoptifier Jochem van Niel was erbij! De grootste aankondiging op het gebied van Microsoft Teams? Dat er een Teams Premium komt. Naast een aantal andere nieuwe functionaliteiten in Microsoft Teams (die ontdek je hier) bespreekt Jochem in deze blog alle ins en outs van het nieuwe Teams Premium.
Teams Premium: een introductie
Teams Premium is een nieuwe toevoeging voor de Teams-applicaties. Teams Premium maakt iedere vergadering persoonlijker, intelligenter en veiliger. Of je nu een-op-een of met een grote groep vergadert, een virtuele afspraak hebt of een webinar geeft. De onderdelen van het nieuwe Teams Premium zijn:
- Meeting Guides
- Aangepaste branding voor vergaderingen
- Veiliger vergaderen
- Intelligent recap
- Live vertaling
- Geavanceerde virtuele afspraken
- Geavanceerde webinars
Ik leg deze functionaliteiten hieronder verder uit.
1. Meeting Guides
Meeting guides stellen je in staat om de juiste setup voor je vergadering te kiezen, gebaseerd op het onderwerp en het publiek. Dit houdt onder andere in dat je kunt bepalen wie er in de vergaderlobby moet wachten totdat de persoon wordt toegelaten tot de vergadering, en wie er mag presenteren. Door deze functionaliteiten kan men zich beter focussen op het onderwerp. De meeting guides hebben voorgedefinieerde instellingen en beleidsregels. Dus voor een bepaalde vergadering kan je kiezen voor een specifieke meeting guide, zoals:
- Klantgesprek
- Brainstorm
- Helpdesk
Ik verwacht dat er in de toekomst nog meer meeting guides beschikbaar komen.
2. Aangepaste branding en organisatieachtergronden
Verder zijn er nieuwe mogelijkheden om je Teams-vergaderingen te ‘branden’. Je kunt nu je bedrijfslogo en bedrijfsachtergrond instellen voor de wachtruimte van je vergadering. Bovendien zijn bedrijfsachtergronden op organisatieniveau in te stellen, zodat die van toepassing zijn voor alle vergaderingen van je medewerkers. Tot slot is het nu ook mogelijk om een aangepaste achtergrond te gebruiken voor de together modus. Hierbij worden alle deelnemers in een gedeelde achtergrond geplaatst, waardoor het lijkt alsof je allemaal in dezelfde ruimte zit.
3. Geavanceerde bescherming van vergaderingen
Met de nieuwe geavanceerde securitymaatregelen voor vergaderingen wordt gedeelde gevoelige informatie beter beschermd. Deze opties bieden de mogelijkheid om content te voorzien van een watermerk en te bepalen wie de vergadering mag opnemen. Zo zorg je voor passende maatregelen om ervoor te zorgen dat informatie beschermd blijft. Organisaties met een Microsoft 365 E5-licentie kunnen bovendien gevoeligheidslabels inzetten voor vergaderingen, zodat de juiste veiligheidsinstellingen worden toegepast.
4. Intelligent recap: snel informatie terugvinden
Tegenwoordig hebben we het allemaal zo druk, dat het haast onmogelijk is alle vergaderingen bij te wonen waarvoor je bent uitgenodigd. Microsoft heeft hiervoor de intelligent recap voor bedacht. Deze recap heeft een aantal slimme functies, zodat je de belangrijkste informatie van de vergadering snel kunt ontdekken en niet de hele opname hoeft terug te kijken:
- AI-gegenereerde taken
Door middel van AI worden er automatisch taken aangemaakt tijdens de vergadering.
- Indeling in hoofdstukken
In de opname worden automatisch hoofdstukken opgenomen om makkelijk door de opname heen te gaan en te begrijpen waar de meeting over ging.
- Gepersonaliseerde tijdsmarkeringen
Deze tijdsmarkeringen kan alleen jij zien. Je gebruikt ze voor belangrijke momenten in de opname van een vergadering, zoals de momenten waarop je naam wordt genoemd of als er een scherm wordt gedeeld.
- Snel zoeken door een transcript
Deze intelligente functionaliteit toont gepersonaliseerde suggesties voor sprekers, vanuit het transcript. Deze suggesties zijn specifiek voor jou en gebaseerd op je directe collega’s of collega’s met wie je nauw samenwerkt. Hierdoor kun je in het transcript snel de informatie vinden die belangrijk is voor jou.In onderstaande video zie je hoe intelligent recap werkt:
5. Live vertaalde ondertiteling
Dat je vergaderingen kunt ondertitelen, wist je waarschijnlijk al. Maar nu kan je deze ondertiteling live laten vertalen naar meer dan 40 talen. Iedere deelnemer kiest zijn eigen taal voor de ondertiteling. Als de organisator een Teams Premium-licentie heeft, dan kunnen alle deelnemers gebruikmaken van deze functionaliteit.
6. Geavanceerde virtuele afspraken
Met virtuele afspraken kun je als organisatie digitale afspraken organiseren met klanten. Denk bijvoorbeeld aan een virtuele afspraak met je huisarts of met je bank. De geavanceerde virtuele afspraken helpen je om de ervaringen van klanten te personaliseren.
- App voor virtuele afspraken en vereenvoudigde wachtrijweergave
Met de app kun je afspraken inplannen, beheren en bijhouden. Houd de status van de klant bij en bedien ze met geplande én ad-hocafspraken.
- Aangepaste wachtruimte
Creëer een aangepaste wachtruimte, zodat klanten vanaf het begin van de afspraak een fijne ervaring hebben.
- Analytics op afdelings- en organisatieniveau
Krijg inzicht in het gebruik van virtuele afspraken, wachttijden en no-shows.
- Herinnering via SMS en browser-ondersteuning
Om het aantal no-shows te reduceren, is het mogelijk om klanten een reminder via sms te sturen. Klanten kunnen de virtuele afspraak eenvoudig bijwonen via de browser. Ze hoeven dus niet de Microsoft Teams-app te downloaden.
7. Geavanceerde webinars
In de laatste twee jaar is het aantal webinars vanuit bedrijven en opleidingsinstituten volgens de laatste cijfers vertienvoudigd. Microsoft Teams biedt deze functionaliteit ook. En met Teams Premium krijg je hier nog een aantal extra functionaliteiten bij. Deze functionaliteiten hebben als doel om de betrokkenheid van deelnemers te verhogen, bijvoorbeeld met een:
- Wachtlijst voor registratie en handmatige goedkeuring
Schakel een wachtlijst voor geregistreerde deelnemers in om zo de capaciteit te stroomlijnen en geregistreerde deelnemers handmatig goed te keuren.
- Automatische herinneringsmail
Zorg ervoor dat alle geregistreerde deelnemers daadwerkelijk deelnemen aan de webinar door ze automatisch een herinneringsmail te sturen voor de start van de webinar.
- Virtuele Green Room
Organisatoren en sprekers kunnen voorafgaand aan de webinar samenkomen in een zogenaamde green room. Hier kunnen ze zich samen voorbereiden op de start van de webinar. In deze green room is het ook mogelijk om de Q&A via de chat bij te houden.
- Beheer wat de deelnemers zien
Om ervoor te zorgen dat deelnemers zo min mogelijk worden afgeleid, kun je als organisator bepalen wat de deelnemer ziet. Hierbij kun je denken aan gedeelde content en deelnemers.
Teams Premium: wanneer beschikbaar?
Microsoft Teams Premium geeft organisaties en eindgebruikers een nóg betere ervaring bij het vergaderen via Teams. De functionaliteiten die nu zijn aangekondigd, zie ik als een goede toevoeging voor het online vergaderen. Zelf kijk ik vooral uit naar de meeting guides en intelligent recap. Ik ben benieuwd hoe deze functionaliteiten zich gaan ontwikkelen en hoe ze in de praktijk gaan werken. Teams Premium zal nog in december dit jaar in preview worden uitgerold en in februari 2023 voor iedereen beschikbaar zijn. Intelligent recap zal halverwege 2023 beschikbaar komen. Teams Premium wordt wel een losse licentie, dus er zijn extra kosten aan verbonden om deze nieuwe functionaliteiten te gebruiken.
Bronnen:
