De Corona crisis heeft het digitaal overleggen en samenwerken (met bijvoorbeeld MS Teams) in een stroomversnelling gebracht. Waar wij voor de eerste lockdown in maart nog tegen veel weerstand en bezwaren aan liepen, verdwenen deze onder druk van Covid-19 als sneeuw voor de zon. Voor veel organisatie kun je stellen dat digitaal werken nu de norm is geworden. Alles wat online kan, wordt digitaal en op afstand uitgevoerd. Maar zijn daarmee al die bezwaren ineens verdwenen?
Nee. Heel begrijpelijk is er onvoldoende stilgestaan en afgestemd wat zakelijk en digitaal gezien gepast en ongepast gedrag is. We zien dat veel organisaties in een omvangrijk trial & error experiment zitten. Klanten, patiënten, studenten, partners, collega’s én Ministers werken ineens in een nieuwe digitale werkelijkheid, waarbij velen zich dagelijks afvragen: Welke digitale omgangsnormen en -beleving vinden wij normaal? De onderliggende vraag is: Hoe creëer je digitale discipline met digitale rituelen?
Maak digitale rituelen begrijpelijk en bereikbaar
Een nieuwe werkwijze omarmen gaat nooit vanzelf, ook niet (of beter gezegd: juist niet) digitaal en op afstand. Omdat mensen nu eenmaal de neiging hebben om terug te vallen op bekende routines, als ze in onbekende situaties terecht komen. Mensen meenemen in verandering doe je daarom in drie fases: Weten, Kunnen en Doen. Voor de eerste twee fases is de organisatie verantwoordelijk.
Weten:
De eerste fase is ‘bepalen’ en ‘bekendmaken’. Een nieuwe standaard moet bepaald worden en medewerkers moeten bekend gemaakt worden met de nieuwe werk- en communicatie afspraken. In de praktijk blijkt dat als de gewenste manier van werken concreet beschreven is, het doen en elkaar aanspreken op het gewenste gedrag een stuk makkelijker is.
Kunnen:
Medewerkers moeten in staat gesteld worden om op de nieuwe manier te kunnen werken. De digitale omgeving en de werkplek moet op orde zijn. Je moet als organisatie faciliteren dat een medewerker de nieuwe werkwijze kan omarmen.
Doen:
Pas dan kun je van je medewerkers verwachten en eisen dat ze zich aan de gestelde werk- en communicatie afspraken houden. Daarbij is het belangrijk dat je je medewerkers hier vanaf het begin op aanspreekt en dat je het mogelijk maakt dat men elkaar hier ook op aan gaat spreken.
Weten, Kunnen en Willen?
Nog even een stap terug. Wat wij bij Adoptify belangrijk vinden, is dat we bij het ontwikkelen van de werk- en communicatie afspraken, weten waar medewerkers behoefte aan hebben, wat ze aankunnen en, niet onbelangrijk wat ze willen. Om te beginnen kijken we naar persoonlijke productiviteit. Wat zijn de zaken die je als individu kunt oppakken om je werk productiever, slimmer en leuker te maken? Hierbij worden zaken benoemd als planning, rust en werktijden, agenda beheer, well-being en alles om je digitale basis op orde te maken.
Wat wij bij Adoptify graag willen weten is waar medewerkers behoefte aan hebben, wat ze aankunnen en, niet onbelangrijk wat ze willen
Daarna kijken we naar digitaal samenwerken, vergaderen en kennisdelen. Wat is zakelijk online gewenst en wat is ongepast gedrag? Hoe zorg je voor transparantie over je werk? Hoe gebruik je je agenda? Waar plaats je informatie en documenten? Hoe werk je veilig?
In deze video leggen we je uit waarom intern mailen inmiddels ongepast digitaal gedrag is.
Altijd vindbaar
Het zijn heel veel vragen die stuk voor stuk een duidelijk antwoord en instructies nodig hebben. We beschrijven de gewenste rituelen en bieden per ritueel uitleg, discussiemogelijkheid en video-instructies aan, zodat medewerkers er direct mee aan de slag kunnen gaan. Geen excuses meer: ‘dat wist ik niet’ of ‘niemand heeft me dat ooit goed uitgelegd …’
Zet je digitale rituelen daarom direct in een MS Teams- of gepersonaliseerde SharePoint-portal, zodat het voor medewerker bereikbaar, overzichtelijk, concreet en behapbaar wordt. Zo creëer je met digitale rituelen duidelijkheid over werkwijze en biedt je praktische hulp bij het werken volgens de nieuwe standaard. Dat is fijn voor medewerkers en bovendien heel efficiënt bij het on-boarden van nieuwe medewerker.
Hoe ziet een portal voor digitale rituelen eruit?
Digitale rituelen zijn gecategoriseerd in 5 pijlers:
- Persoonlijke productiviteit
- Vergaderen
- Kennisdeling
- Communiceren
- Samenwerken
Overzicht van digital rituals in de pijler vergaderen
Binnen elke pijler vind je een lijst met de werk- en communicatie afspraken. Dit ziet er voor vergaderen zo uit:
Instructiepagina Digital Rituals portal
Uitwerking per digitaal ritueel:
Per ritueel bieden we uitleg (waar mogelijk met een instructievideo) wat de nieuwe norm is, waarom dit belangrijk is voor de organisatie en hoe je er snel zelf mee aan de slag kunt gaan. Daarnaast is het per ritueel mogelijkheid om tips en instructies te delen en feedback te geven op de werking van het ritueel. Zo kan iedereen erover in discussie gaan met collega’s.
Dankzij een goed gedocumenteerd portal, waarin je alle digitale rituelen eenvoudig vindbaar beschikbaar stelt creëer je duidelijkheid en kunnen medewerkers elkaar aanspreken op de gemaakte afspraken. Goed digitaal samenwerken wordt op deze manier een kwestie van gewoon doen (en voor sommigen gewoon willen, maar dat is een andere discussie).
Direct aan de slag met je eigen Digital Rituals Portal.
Afgelopen periode heeft Adoptify verschillende organisaties geholpen om hun eigen digitale rituelen vast te stellen en deze op een handige en gebruiksvriendelijke manier aan te bieden. Wij hebben een aanpak ontwikkeld om medewerkers concrete kaders te geven met praktische handvaten en (video)instructies. Op die manier ontstaat er binnen je organisatie direct een digitale discipline, waarbij alle medewerkers begrijpen wat er van hen verwacht wordt en weten waar ze aan toe zijn.
Wil jij aan de slag met digitale rituelen?
Adoptify helpt je graag! Met onze aanpak en direct inzetbare ervaring, templates en trainingsmaterialen heb je binnen no-time jouw digitale rituelen uitgewerkt en beschikbaar voor je medewerkers.
Wil je meer weten?
Neem contact op met Marc of Michiel.
