MS TEAMS in Control #3: Werkbaarheid
Corona heeft een digitale revolutie ontketend. Ondanks alle ellende wordt eindelijk door iedereen digitaal samengewerkt. Bewonderenswaardig, maar het is niet moeilijk om te begrijpen dat door de ongecontroleerde uitrol en omarming van oplossingen digitale chaos ophanden is. Als digitaal leider sta je nu voor de uitdaging om de digitale beheersbaarheid, werkbaarheid en veiligheid op orde te krijgen. Hoe reverse-engineer je je MS Teams-omgeving?
In deze serie van drie blogs behandelen we drie belangrijke vraagstukken om dat voor elkaar te krijgen. Werkbaarheid, beheersbaarheid en veiligheid. Maar laat ik beginnen met dit: koester de digitale revolutie die we nu meemaken. Bewonder het aanpassingsvermogen van je medewerkers, die ineens het digitale werken hebben omarmd. Dat gaat in de toekomst niet alleen productiviteitswinst opleveren, maar ook maatschappelijk voordeel.
Zorg dat de afspraken en protocollen vindbaar zijn
In deel drie van deze blogserie behandelen we werkbaarheid. Maak om te beginnen heldere afspraken en zorg dat deze altijd, overal voor iedereen terug te vinden zijn. Het is namelijk nogal suf wanneer je, wanneer het fout gaat, moet verwijzen naar afspraken die een select groepje ooit eens heeft gemaakt en netjes opgeborgen liggen in la zes van kast 23. Bouw een eenvoudig toegankelijk portaal. Onder het mom van ‘al doende leert men’ is op deze centrale plek ruimte voor suggesties en ideeën. Hier ligt voor de administrator de schone taak om het portaal up-to-date te houden en te communiceren over veranderde afspraken en settings.
[praktische]Zorg dat er met iedereen valt samen te werken
De werkbaarheid van een samenwerk-hub staat of valt met de digitale fitheid van de organisatie en de digitale vaardigheid van de medewerkers. Fitheid en vaardigheid moet je trainen. Je kunt ervan uitgaan dat ruim 40 procent van de medewerkers veel moeite heeft om mee te komen in de door corona ontketende digitale revolutie. We hebben het dan over twee van de vijf digitale persoonlijkheden die je in elke organisatie aantreft: de digitaal hulpbehoevende en digitaal averse medewerkers. Zij lopen op dit moment op hun tenen. Gebruik de digitale experts en digitaal zelfredzame medewerkers, en vorm buddy’s die anderen helpen. Digitale experts kunnen de inrichting en configuratie van MS Teams soms nodeloos complex maken.
[koersplan]Veel en complexe afspraken zijn niet na te leven…
Daar zit ’m de crux. Voer nieuwe regels, nieuwe beperkingen en nieuwe Teams alleen in als het écht nodig is. Als je het te ingewikkeld maakt, zullen medewerkers vervallen in oude gewoonte – lokaal werken en e-mailen bijvoorbeeld. Voor je het weet raak je de grip op alle informatiestromen binnen je organisatie kwijt. Werkafspraken (hoe werken en communiceren we als team?), informatiemanagement (waar sla ik bestanden op?) en beheersbaarheid van de omgeving (welke teams, kanalen en chats moet ik gebruiken?) zijn cruciaal. Let ook op gebruikte bestandsnamen, gebruik van folders, opslaglocatie, loop een keer mee op de werkvloer. Maak deze afspraken op afdelingsniveau. De marketingafdeling zal andere behoeftes en vrijheden nodig hebben dan de administratieve afdeling of de boardroom.
Wat kun je nu ondernemen om met MS Teams in control te komen?
- Definieer de belangrijkste afdelingen en teams die je echt in control wilt krijgen
- Verken de uitdagingen per afdeling/team, die per afdeling behoorlijk zullen verschillen
- Bepaal de digitale rituelen per afdeling en analyseer het huidige gebruik
- Maak een verbeterplan per afdeling en configureer MS Teams-omgeving conform wensen en eisen
- Train en coach de teamleden in het optimaal gebruiken van de tools
- Check de security- en governance-settings van je Office 365. Hoe zeker ben jij over de instellingen? Staat alles ‘open’ conform beleid en kaders?
- Kijk welke repeteerbare processen binnen je organisatie te automatiseren zijn met bijvoorbeeld Microsofts Power Automate en het Power Platform (medewerkers die een paar weken op afstand hebben gewerkt zullen vast veel nieuwe ideeën hebben hoe werkzaamheden slim te automatiseren)
- Zorg voor maximale productiewinst en ontlast je medewerkers, die zo ruimte krijgen om zich te richten op het eigen maken van het nieuwe digitaal normaal
Kunnen wij helpen bij jouw uitdagingen?
Adoptify heeft de afgelopen weken hard gewerkt om iedereen die met MS Teams wil of moet gaan werken te kunnen helpen. Bekijk het gratis aanbod op onze website. Ben je verantwoordelijk voor de ICT-omgeving? Kies dan onze webinar voor beleidsmakers. Hierin leggen we je in een uurtje uit hoe je met jouw organisatie snel en vooral slim met MS Teams aan de slag kunt gaan.
[webinar-beleidsmakers]
