Effectief hybride vergaderen: enkele praktische tips

Je bent zojuist aangeschoven bij een hybride vergadering. Het is voor het eerst dat een groot deel van de mensen op kantoor aanwezig zijn en maar een handjevol inbelt vanuit huis. Tijdens het hybride vergaderen zie je een steeds grotere kloof ontstaan: de mensen op kantoor hebben regelmatig onderonsjes, wat ervoor zorgt dat de mensen die de vergadering online bijwonen steeds minder betrokken zijn. Er ontstaat bij de mensen thuis zelfs wat frustratie, want het volgen van de vergadering wordt zo wel heel lastig. De mensen die vanuit huis inbellen, mengen zich daardoor steeds minder in het gesprek om vervolgens helemaal niet meer op te letten. Wat weer zorgt voor ergernissen bij de andere aanwezigen.

Het resultaat? Een hoop frustraties aan beide kanten en een weinig productieve vergadering. Maar hoe zorg je er nu voor dat hybride vergaderen wel effectief is? In dit blogartikel delen we verschillende praktische tips.  

Onze best practices voor hybride vergaderen

Nu hybride werken de norm is, werken jij en je collega’s vast met regelmaat op verschillende plekken. Sommigen vanuit kantoor, anderen vanuit huis. Maar hoe zorg je ervoor dat jullie hybride vergadering nog steeds waardevol is en dat iedereen zich betrokken voelt? We delen graag enkele tips om je hybride vergaderingen te verbeteren.

1. Eerst de basis op orde

Denk allereerst goed na over de ruimte waar je gaat zitten met de mensen die vanuit kantoor werken. Een handig ezelsbruggetje? GAS- geven, want dat is immers wat je wilt doen tijdens een vergadering. Binnen Adoptify houden wij wel van GAS-geven. En dat doen we dus ook tijdens onze hybride vergaderingen. Maar wat bedoelen we daar nu precies mee?

GAS-geven staat voor:

• Geluid. Zorg ervoor dat iedereen goed te horen en goed verstaanbaar is. Een goede speaker en microfoon zijn hiervoor onmisbaar.

• Allemaal je eigen laptop mee. Iedereen die fysiek bij de vergadering aanwezig is, neemt zijn of haar laptop mee en sluit online aan (met de camera aan en het geluid en de microfoon uit). Op deze manier is iedere deelnemer goed in beeld en kan iedereen die op kantoor is niet alleen live meedoen, maar ook via de chat. 

• Samenwerken. Je wilt uiteraard dat iedereen actief betrokken is bij de vergadering. Dat lukt het beste wanneer je samenwerkt en oog hebt voor elkaar. Zo is het voor iedereen een stuk overzichtelijker wanneer je bijvoorbeeld een online whiteboard gebruikt. Deze functionaliteit vind je standaard in Microsoft Teams. Doordat iedereen zijn eigen scherm heeft, is goed zien wat er op het whiteboard gebeurt. 

2. Houd je aan de vergaderetiquette

Als je het geluid, de apparatuur en het samenwerken goed voor elkaar hebt, kun je je richten op hoe je met elkaar (en de afstand) omgaat tijdens een hybride vergadering. Hiervoor kun je een aantal zaken met elkaar afspreken:

• Wijs een moderator aan. Dat is iemand anders dan diegene die de vergadering leidt. Hij of zij zorgt ervoor dat de vragen uit de chat en de digitale ‘handjes’ onder de aandacht worden gebracht bij alle aanwezigen.  

• Geef voorrang aan de deelnemers thuis. Het werkt goed om eerst de mensen die inbellen de beurt te geven of te vragen naar hun input. Dit zorgt er namelijk voor dat het gesprek direct wordt gestart met alle betrokkenen. Zo voorkom je dat de mensen op locatie al van wal steken en de mensen die inbellen over het hoofd zien.  

• Zorg voor een goede vergaderhygiëne. Bereid vergaderingen goed voor, laat iemand begrijpelijke notities met duidelijke acties maken, en zorg dat je tussendoor genoeg pauzes neemt. Dan hoef je even niet op het scherm te kijken en kun je je benen strekken. Door dit consequent door te voeren en hier gedisciplineerd mee om te gaan, zul je merken dat de vergadering een stuk soepeler verloopt.   

Maak van hybride vergaderen een succes

Bespreek de verschillende werkafspraken eens met je collega’s. Hoe denken zij dat deze richtlijnen kunnen bijdragen aan jullie hybride vergaderingen, waarbij iedereen zich gezien en gehoord voelt? Misschien bedenken jullie ook nog andere manieren die goed werken. Het belangrijkste? Duidelijke afspraken waarvan iedereen op de hoogte is. Zo ontstaan er uiteindelijk nieuwe digitale rituelen en zorg je voor een digitaal fitte manier van vergaderen.