De versoepelingen komen met horten en stoten op gang. Tijd voor inspirator en algemeen directeur Michiel Willemse om de balans op te maken. Hij ziet dat het Hybride werken organisaties vooral aan het overkomen is. Tijd om eens kritisch naar de ICT-organisatie te kijken en bewuste keuzes te maken.
- Leestijd 6 minuten
Is jouw organisatie klaar voor het Hybride normaal?
“Ik weet niet hoe het jou vergaat. Maar afgelopen week heb ik alweer twee keer in de file gestaan. Thuis bekijken we dagelijks tripadvisor voor een passende vakantiebestemming. Opdrachtgevers willen weer fysieke afspraken en vooral workshops en trainingen op locatie. Collega’s willen elkaar weer live zien. En ik plan stiekem weer met reistijd afspraken in mijn agenda.”
Herstarten én updaten
Met ander woorden de Corona beperking worden, met horten en stoten steeds minder knellend en we krijgen gelukkig weer wat meer ruimte en flexibiliteit in hoe en waar we ons werk doen. Ik vraag me alleen af: vervallen we met zijn allen weer in oude gewoontes en werkpatronen?
Naast het intoomhouden van het Covid-virus is deze periode cruciaal om te bepalen we vanaf nu gaan werken. Kunnen we tijdens deze ‘herstart’ ook ‘updaten’ en de voordelen van op afstand werken borgen voor structureel duurzame invulling? Kortom: overkomt het Hybride werken ons of wordt het een bewuste keuze waarbij werk straks gefaciliteerd vanuit het perspectief Office-first of Elders-first?
Terug naar af?
Nu als een kip zonder kop meegaan met alle versoepelingen en go-with–the-flow zonder herijking van doelen en ambitie in de manier hoe je werkt zorgt er waarschijnlijk voor dat je halverwege september weer gewoon aan het werk bent zoals begin 2020.
Volgens mij is het de hoogste tijd om expliciet de gewenste manier van werken te bepalen! Het zou namelijk zo jammer zijn als we geen duurzame verbetering en nieuwe balans weten te vinden na alle COVID-19 ellende.
Stel eerst zaken op orde
Veel organisaties hebben vorig jaar versnelt Microsoft Teams aangezet en medewerkers (zonder IT-beheer) in staat gesteld om vanuit huis te werken. Nu ruim 1,5 jaar later komen ze er massaal achter dat er best een wildgroei is ontstaan aan informatie. Veel gebruikers waren niet getraind en kennen niet de samenhang en het goed gebruik van Teams, SharePoint, OneDrive, kanalen, chats, notificaties en e-mail via outlook. Hierdoor staat informatie overal en nergens en beginnen medewerkers langs elkaar heen te communiceren. Vol enthousiasme zijn er voor elk project en subproject en sub-sub-project nieuwe Teams aangemaakt. Sommige medewerkers werken, communiceren en delen hun bestanden al volledig binnen deze omgeving(en), terwijl andere medewerkers nog vast blijven houden aan e-mail en netwerkschijven.
Het is cruciaal dat het digitaal samenwerken wordt gestroomlijnd en een schizofrene manier van werken binnen één organisatie (of nog erger, afdeling) wordt voorkomen. Wees duidelijk hoe je verwacht dat er gewerkt wordt, welke tool je waarvoor gebruikt en hoe je daar veilig en goed gebruik van maakt. Stel nieuwe werk- en communicatieafspraken op. Bepaal de gewenste nieuwe rituelen van werken. Voeg niet alleen nieuwe functies toe maar haal ook oude functies weg. Zo creëer je urgentie en noodzaak om gewoontes te doorbreken.
Dan heb je ook nog een hele handige feature om meerdere desktops aan te maken en zo via Task View te schakelen tussen verschillende werkruimtes.
Doe die update en voorkom een terugval naar oude ingesleten patronen!
In control komen en klaar zijn voor het Hybride normaal doe je door nu door te pakken op de nieuwe mogelijkheden. Stel kaders, bepaal samen de nieuwe manier van werken en bespreek welke Digitale Rituelen daarbij horen. En waak ervoor, dat niemand stiekem terugvalt in oude werkpatronen.
Stoppen met oude werkpatronen
Terugvallen in oude werkpatronen ligt altijd op de loer. Bij het ontwerpen van een goede hybride werkplek zul je op hoofdlijnen af moeten rekenen met onderstaande punten:
- Locatie- en/ of apparaat gebonden
- Papierrijke processen
- Alles via E-mail
- Netwerkschijven / lokale opslag bestanden
- Schaduw IT
- Intranet gericht op statische publicatie
- Tijdrovende repeterende handelingen en goedkeuringen
Doorpakken op nieuwe digitale rituelen
Er zijn afgelopen anderhalf jaar nieuwe digitale rituelen ontstaan. Bij het ontwerpen van een goede hybride werkplek zul je op hoofdlijnen door moeten pakken op punten:
- Any place and any device
- Papierarm werken
- Zoveel mogelijk via Presistant Chat en minder E-mail
- Delen van informatie in de Cloud
- Veilig en beheersbaar door goede architectuur en ontwerp
- Social Intranet (context van het werk)
- Automatisering en workflows o.b.v. Microsoft Stoppen metPowerplatform
Integratie Teams en Windows 11
Microsoft heeft Teams 2.0 aangekondigd, waarmee deze ook volledig verwerkt wordt in het Dock. Daarmee is de integratie van Teams in het besturingsprogramma bevestigd en wordt het nog makkelijker om samen te werken en te communiceren. Denk dan aan direct vanuit de Dock een call of chat in teams kunnen opstarten, zonder dat je daarvoor eerst Teams hoeft op te starten.
Het goede nieuws: de basis is al gelegd!
Het goede nieuws is natuurlijk dat dit niet schokkend nieuws is en dat voor het Hybride normaal bij veel organisaties alle componenten al volop aanwezig en in gebruik zijn:
- De medewerkers willen het;
- De hardware en software is vaak al aangeschaft en beschikbaar;
- We gebruiken het al een tijdje, dus kennis en ervaring is ook al aanwezig.
Het ontbreekt in veel gevallen alleen nog aan de juiste structuur en inspiratie voor hoe het werken anders kan. Hybride slaat op tijd en locatie onafhankelijk kunnen werken en dat optimaal mogelijk maken. Alle medewerkers hebben er vanuit huis een eigen invulling aan gegeven en zo zijn er werkwijzen ontstaan die op de verkeerde manier hybride zijn.
Een allegaartje tussen het nieuwe en het oude werken. Helemaal niet zo gek, want ‘Het nieuwe Normaal’ is ons allemaal overkomen. Dus tijd voor het uitstippelen beleid, voor fatsoenlijk IT-beheer, voor governance en provisioning of training aan de medewerkers is er niet of nauwelijks geweest.
Onderzoek alles en creëer een heldere informatiestructuur
In de afgelopen pandemie is er veel goeds gebeurd voor de houding ten aanzien van de nieuwe of hybride werkplek. Én is er heel veel geleerd. Ga nú snel met die learnings aan de slag. Als je duidelijk hebt hoe je wilt doorpakken, kun je pas orde in de chaos scheppen. Dus zorg voor een heldere informatiestructuur in Teams, SharePoint en OneDrive. Zet de data daar waar het hoort, werk met heldere werk- en communicatie–afspraken en vergeet ook niet de bestaande netwerkschijven uit te faseren.
Is jouw organisatie klaar voor de herstart?
Ik ben benieuwd: hoe zit het in jouw organisatie? Ben jij al klaar voor het Hybride normaal? Ben jij volledig in control? Is urgentie en belang voor een nieuwe manier van werken aanwezig? Met andere woorden: is er eigenlijk wel een visie op Hybride werken? Is het duidelijk hoe Microsoft 365 hieraan bijdraagt? Hebben jullie een eigen ‘blauwdruk’? Is de samenhang tussen Teams, SharePoint, OneDrive en Outlook duidelijk? Zijn de bestanden goed opgeslagen?
Adoptify helpt graag met raad en daad om klaar te zijn voor ‘het hybride normaal’ en weer volledig in control te gaan werken. Wel zo fijn om eens iets ‘zeker te weten’ na al die Corona onzekerheid!”
