Tijd vrijmaken voor meer welzijn op de werkvloer!

Inzet zinvoller maken met Viva Insights

Alle COVID-beperkingen hebben van remote werken gemeengoed gemaakt. Sturen op welzijn én productiviteit van je medewerkers is meer dan ooit,  een permanente uitdaging voor elke werkgever. Zowel welzijn als productiviteit hebben te maken met het al dan niet zinvol besteden van tijd. Hoe kun je als organisatie tijd vrij maken? Door te weten waar het aan op gaat. Viva insights van Microsoft biedt managementinformatie en de mogelijkheid om hier inzicht in te krijgen. Daarbij geeft het aanbevelingen om processen zinvoller en effectiever te maken.

Herken je dit? Medewerkers die het gevoel hebben dat al die vergaderingen nutteloos zijn, niet genoeg aan de echt belangrijke zaken toe komen, te weinig contact denken te hebben met de klant of niet genoeg aan hun persoonlijke ontwikkeling kunnen werken? Vast wel. Maar wat kun je met een gevoel? Hoe weeg je dat?  

Dit dashboard toont de effectiviteit van online vergaderingen.

Patronen herkennen

Natuurlijk kun je afgaan op het onderbuikgevoel. Met de nodige dosis ervaring is dat heel wat waard, maar hoeveel is dat onderbuikgevoel waard als medewerkers buiten jouw zicht werken, zoals nu door de Corona maatregelen? En erna omdat medewerkers, nu ze het hebben ervaren, structureel meer vanuit huis willen gaan werken? Waarom zou je je onderbuikgevoel niet staven met actuele data?

Dat kan vanaf nu met Viva Manager & Leader Insights van Microsoft. Als je medewerkers vergaderen en samenwerken via Microsoft 365 zoals bijvoorbeeld MS Teams en afspraken plannen en mails versturen met Outlook, laten ze een digitaal spoor na. Data waaruit veel informatie, over hoe effectief en zinvol tijd besteed wordt, gehaald kan worden. Viva Insights doet dat en herkent patronen. 

VOORBEELD 1: Meer 1-op-1 contact met de leidinggevende

Dit Workplace Analytics dashboard toont de 1:1 contactintensiteit van medewerkers met hun manager.

VOORBEELD: 1-op-1 contact met de leidinggevende 

Een van de redenen dat de lockdown en het werken op afstand bijdragen aan het uiteenvallen van bedrijfsculturen, is dat de introverte medewerkers zich steeds meer terugtrekken. Ze melden zich netjes bij de vergaderingen, voeren hun taken uit, maar nemen zelf geen initiatief om contact te leggen. Ze verdwijnen naar de achtergrond. Viva Manager & Leader Insights kan dit waarnemen en zal leidinggevenden van deze mensen adviseren meer 1-op-1 contacten in te plannen, zodat deze medewerkers actief betrokken worden op een manier die bij hen past.  

Processen optimaliseren 

Daily Stand-ups, weekly’s, bilateraaltjes, vergaderingen, eindeloze chats en onnavolgbare mailwisselingen… het is allemaal informatie die onderdeel uitmaken van patronen. Formele patronen, omdat ze in een proces zijn gegoten, maar ook informele patronen die nu eenmaal zo zijn gegroeid of helemaal niet bedoeld zijn om in een proces te gieten. Kortom: patronen die de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer bepalen. 

VOORBEELD 2: Structureel overwerk signaleren met 'workweek-span'

Viva Insights analyseert de in jouw organisatie beschikbare data, meet deze en analyseert de patronen. En kan op basis hiervan doelen stellen en uitkomsten voorspellen. Als je dat kan, kun je de processen optimaliseren. Viva Insights doet hier pro-actief suggesties voor. Dit kan organisatie-breed, maar ook op afdelingsniveau. Zo kun je de processen (patronen) binnen je organisatie elke dag een beetje aanpassen en het ritme verbeteren.   

 

Op deze manier analyseert Viva Manager & Leader Insights de ‘workweek-span’.

 

VOORBEELD 2: Structureel overwerk signaleren met ‘workweek-span’

Een ander concreet voorbeeld van data die je inzicht geeft in het welzijn van medewerkers, is de workweek-span. Zeker nu thuiswerken de norm is geworden en je weinig zicht hebt op de ‘werkweek’ van je collega’s is dit een heel waardevolle metric. Viva Manager & Leader Insights meet de eerste en laatste activiteit van medewerkers in de Microsoft 365 omgeving op welk device dan ook. Dus als iemand om 7:13 uur zijn eerste mail op zijn smartphone schrijft en om 20:57 uur op de laptop een laatste chat naar een collega stuurt. Dit houdt Viva Manager & Leader Insights elke dag van de week bij. De optelsom van al deze uren is de workweekspan van de afgelopen week. Normaliter zou dit op 40 uur zitten, als iemand full-time werkt. Tijdens de huidige maatregelen, kan het zomaar 60 uur in de week zijn. 

Inzicht, geen oordeel!

Natuurlijk gebeurt dit incidenteel en dat is niet erg. Maar als dit structureel en afdelingsbreed gebeurt is het een patroon. En dat patroon kan een indicatie zijn, dat medewerkers te weinig loskomen van hun werk en onvoldoende ontspannen. Viva Manager & Leader Insights signaleert dit en zal je hierop wijzen en een aanbeveling doen.  

Tijd zinvol besteden 

Als je effectiever werkt, houd je tijd over. Tijd om toe te komen aan belangrijkere zaken. Zinvolle vergaderingen, innovatie, meer aandacht voor de klant, of wat ontspanning op de werkvloer. Of eindelijk af zijn van structureel overwerk. Viva Manager & Leader Insights stelt je in staat om reeds beschikbare data in te zetten om tijd vrij te maken voor medewerkers. Tijd die zinvol besteedt kan worden.  

En de privacy dan?  

Viva Manager & Leader Insights analyseert de data van groepen mensen en is vooralsnog alleen beschikbaar voor organisaties die een Enterprise Agreement met Microsoft hebben afgesloten (een direct contract met Microsoft vanaf 500 medewerkers). De minimale grootte van een te analyseren groep is vijf personen, Maar dat kan desgewenst verhoogd worden. Analyses betreffen dus nooit een individu en is altijd anoniem. Het beoordeelt het functioneren van patronen en processen en niet van medewerkers. Een medewerker kan wel gebruik maken van eigen data om te kunnen werken aan een zinvollere tijdbesteding. Je kan de app zelf toevoegen aan Microsoft Teams (zoek op Viva Insights in de appstore). En geeft alleen jou persoonlijke inzichten. Daar is geen Enterprice Agreement voor nodig. 

9 september: Discussieer mee over de kansen van Viva Insights aan onze exclusieve round table! 

We zoeken CXO’s, HR-managers en IT-managers van innovatieve bedrijven die een Enterprise Agreement met Microsoft zijn aangegaan t.b.v. Microsoft 365 die het nut van Viva Insights zien en hierover mee willen discussiëren. Leer van onze experts en van elkaar.  

Meer weten?

Met de DigiFit Index-scan en de Adopt-on support BOT is Adoptify (ook voor organisaties kleiner dan 500 medewerkers) pionier en expert op het gebied van het digitale welzijn van medewerkers. Daarom is Adoptify door Microsoft, als een van de eerste partners in Nederland, Viva-gecertificeerd. En daar zijn we trots op. We vertellen je graag meer over Viva Insights. Krijg direct inzicht in o.a. de hierboven genoemde topics. Bij Adoptify hebben wij gecertificeerde Microsoft Viva consultants. Zij kunnen jouw organisatie helpen om inzicht te krijgen in de “employee wellbeing” van jouw organisatie. Wil jij weten hoe, neem dan contact op of discussieer mee  

Wil je de mogelijkheden van  Viva Manager & Leaders Insights verkennen? 

Praat mee met experts over de innovatieve mogelijkheden van Viva Manager & Leader Insights.

En wil je over het onderzoek beschikken? We sturen je graag een exemplaar toe!

of: Vraag een gratis dagdeel workshop / consultancy aan