Als Office 365 Solution Architect bij Adoptify krijg ik veel vragen over de roadmap en het voortbestaan van SharePoint on-prem. Afgelopen september ben ik naar Microsoft Ignite geweest en heb ik het geheim van de product roadmap weten te ontrafelen. Graag maak ik je deelgenoot van mijn verkenning. Bovenal hoor ik graag jouw inzichten en/of aandachtspunten over de aankomende SharePoint 2019 versie.
Begin dit jaar heeft Microsoft een sneak peak laten zien van een aantal nieuwe features die in SharePoint 2019 komen. Afgelopen zomer werden veel van deze in een Preview-versie getoond met de belofte dat er nog meer nieuwe features aan toegevoegd zouden worden. Met die belofte in m’n achterhoofd ben ik op Microsoft Ignite 2018 tussen de honderden Office 365 en Cloud sessies op zoek gegaan naar een SharePoint 2019 on-prem sessie. Ik heb er welgeteld 1 gevonden! Dat benadrukt ook wel de lage prioriteit die Microsoft er zelf aan toekent. Microsoft heeft wel toegezegd dat er elke 3 jaar een nieuwe versie van SharePoint on-prem uitgebracht zal worden. Dit wordt dan, net zoals bij SharePoint 2016 en 2019, een snapshot van de op dat moment actuele staat van SharePoint Online. De vraag is hoe lang ze hier nog mee door zullen gaan…
Is SharePoint on-prem relevant?
“Maar on-prem is toch niet meer van deze tijd?” hoor ik veel mensen zeggen als ik het over SharePoint 2019 heb. Dat is deels waar, maar toch zijn er nog veel bedrijven die in on-prem versies investeren, om diverse redenen. In 2017 heeft SharePoint Online een groei van 167% doorgemaakt, terwijl SharePoint 2016 met 60% gegroeid is. De meeste organisaties die nog in on-prem investeren, maken zich zorgen om de cloud security of de stappen om te migreren naar de cloud. Microsoft heeft zelf ook een tool gemaakt, genaamd SharePoint Migration Tool, om van een netwerkschijf of SharePoint 2010/2013 naar de cloud te migreren. Maar ook volgens de Principal Program Manager Hani Loza die ik op Ignite sprak, is deze tool nog niet toereikend genoeg voor alle migratiescenario’s.
Terug naar de enige sessie over SharePoint 2019, getiteld ‘SharePoint Server 2019 Overview’. Toevallig zie ik Hani Loza weer, maar dit keer staat hij dolenthousiast de nieuwe features op het podium te presenteren. Hier komen ze.
SharePoint Home
SharePoint Home is een nieuwe startpagina voor SharePoint. Het vervangt de huidige SharePoint Pages en wordt een plek waar je contextueel nieuws, bestanden en relevante informatie zal kunnen vinden. Met de geïntegreerde zoekbalk krijg je een prima plek om je werkzaamheden te beginnen.
Sites aanmaken
Het aanmaken van Modern Team Sites en Communication Sites gaat nu net zo snel als het aanmaken van een OneDrive Personal site. In plaats van een kwartier tot 30 minuten kost het nu een kwestie van seconden om een site te provisionen. Bovendien kun je gebruik maken van custom templates om je sites uit te rollen. Deze worden automatisch vanuit het standaardscherm aangeboden als er een custom template beschikbaar is.
Web parts
Er komen een heleboel nieuwe standaard SharePoint webparts aan. Zo kun je bijvoorbeeld met het Microsoft Forms web part direct een enquête aan je teamsite toevoegen. Dit is de lijst die ik te zien kreeg:
- Microsoft Forms
- Planner – kalenders, buckets etc. toevoegen aan je teamsite
- File previewer web part – ondersteunt net als in OneDrive meer dan 270+ bestandsextensies
- Activity web part – hiermee kun je zien waar je directe collega’s mee bezig zijn
- List Connector webpart – met deze web part kun je gemakkelijk 2 lijsten aan elkaar koppelen; een fungeert als input/filter, de ander geeft de resultaten weer
- Nieuwe Yammer web part
- 3D file viewer web part – 3D objecten in de browser weergeven
Files on demand
In SharePoint 2019 kun je kiezen welke bestanden je wilt syncen met je SharePoint teamsite of OneDrive. Dit noemt Microsoft selective sync of files on demand. Deze termen worden door elkaar gebruikt. Je hoeft hiermee dus geen dubbele opslag meer te hebben op je laptop en alle rechten blijven gewoon behouden. Met een simpele rechtermuisknop op een of meerdere bestanden en de keuze of je een lokale kopie wilt bewaren of niet, kun je je schijf een groot plezier doen!
Delen
Het is nu ook mogelijk om via de verkenner je bestanden te delen. Hiervoor hoef je dus geen browser meer te openen. Je krijgt dan direct een URL die je kan versturen. Deze URL’s zijn ook direct een stuk korter dan voorheen en mogen met 400 karakters een stuk langer zijn om foutmeldingen te voorkomen. Daarnaast kun je ook rechtstreeks vanuit de nieuwe Office 2019 applicaties zoals Word/Excel/PowerPoint je documenten delen. Ook als je in het commentaar iemand @-mentioned, krijg je middels een popup de mogelijkheid om deze persoon direct rechten te geven om het document te kunnen lezen of bewerken. Bij het delen kun je er ook voor kiezen om een wachtwoord aan te maken voor de gedeelde content. Door het toevoegen van deze functie, is een Microsoft-account geen vereiste meer.
Bibliotheken
De SharePoint bibliotheken worden natuurlijk niet overgeslagen en krijgen ook een aantal updates. Om te beginnen komt er een mogelijkheid om conditional formatting toe te passen net als in Excel. Hierbij kun je met kleuren een visueel onderscheid maken tussen de objecten in een bibliotheek. Daarnaast krijg je de optie om PowerBI graphs en Bing maps toe te voegen aan een item. Deze worden dan als metadata aan het item toegevoegd. Nog een mooie functionaliteit is de Due Date Reminder. Een aantal dagen voor een due date plaatsvindt, kun je reminder mails uitsturen. Deze zijn naar wens te configureren. Als laatste valt er te melden dat er in de nieuwe versie geen paging meer nodig is voor de bibliotheken, zelfs niet als ze een buitengewoon aantal items bevatten!
SharePoint Mobile App
De app krijgt een aantal kleine updates. Met de modern experience in teamsites/communication sites krijg je een mooier resultaat op je mobiele device. Alles schaalt netjes mee en blijft goed leesbaar, omdat er native mobiele sites van worden gemaakt. In het nieuwe “Me” tabblad kun je al je bookmarks terugvinden, zodat je verder kunt gaan waar je gebleven was. Op deze plek vind je ook contextueel relevante items.
SharePoint Intranet
In SharePoint 2019 is het makkelijker dan ooit om een intranet portaal in SharePoint te bouwen. Met communication sites en nieuwspagina’s kun je eenvoudig erg mooie nieuwsartikelen publiceren. Met de nieuwe ‘promote’ functie kun je deze vervolgens over meerdere afdelingen of zelfs als corporate nieuws publiceren. Als je personen op je site noemt, wordt hier automatisch een people-card van gemaakt, die ook informatie vanuit LinkedIn weer kan geven.
Een van de nieuwe functionaliteiten die veel werk uit handen zal nemen is de hub site. Deze hub sites zijn een verzameling aan sites, die elkaars navigatie, look & feel en activiteiten feeds overnemen. Door de komst van hub sites hoef je dus niet meer met metadata navigatie of structurele navigatie aan de slag om er vervolgens achter te komen, dat je toch nog ergens custom code nodig hebt om het allemaal te laten werken. Een zeer welkome toevoeging!
PowerApps
SharePoint 2019 biedt de mogelijkheid om PowerApps en daarmee dus ook custom forms direct vanuit een teamsite te kunnen draaien. InfoPath is hiermee definitief verleden tijd.
Search en AI
Microsoft’s focus op AI is het meest zichtbaar in de SharePoint search experience. Als je in de zoekbalk klikt, zie je voordat je ook maar een letter hebt getypt, direct gepersonaliseerde zoekresultaten verschijnen. Meest recente items, relevante data, veel gebruikte items van directe collega’s etc. Van alle zoekresultaten kun je een preview bekijken en bij sommige content zie je ook hoeveel tijd het ongeveer kost om het door te lezen.
Admin Center
Het SharePoint 2019 Admin Center (voormalig Central Admin) is gelijkgetrokken aan dat van Office 365. Hiermee wordt het beheren van sites een stuk eenvoudiger gemaakt. Er zijn kant en klare grafieken beschikbaar die de belangrijkste informatie over datagebruik, toegang en relevante (fout)meldingen weergeven.
Conclusie
Lang leve SharePoint 2019! Veel nieuwe features, meer uniformiteit met SharePoint Online en Office 365. Het is zeker nog niet gedaan met SharePoint on-prem implementaties. Naar verwachting zal er zeker nog een SharePoint 2022 en daarna nog een SharePoint 2025 komen. De toekomst zal het leren. Feit blijft wel dat cloud steeds meer omarmd wordt en het slechts een kwestie van tijd is voordat on-prem in het geheel zal verdwijnen, vanwege de hoge kosten aan aanschaf en onderhoud die ermee gemoeid gaan.
Wat denk jij van SharePoint 2019? Zal het de laatste versie zijn? Ontbreekt er nog een stuk functionaliteit? Heb je hulp nodig?
Neem dan contact met me!
Suraj Panday
Office 365 – Solution Design
