Om een modernere gesprekcyclus te creëren, is Adoptify begin dit jaar gestart met ieder kwartaal een HR Review. Bij Adoptify wordt de HR Review niet meer gezien als ‘moetje’, maar als een open, continue dialoog waar naast prestaties en persoonlijke ontwikkeling het welzijn van de medewerker centraal staat. De keuze voor een modernere gesprekcyclus was snel gemaakt, maar hoe automatiseer je dit proces zo goed en eenvoudig mogelijk? Het antwoord: met behulp van het Microsoft Power Platform.
Een continue HR-gesprekcyclus: de wensen en eisen
Met behulp van het Power Platform hebben we een applicatie ontwikkeld die het proces zo veel mogelijk automatiseert. Tijdens het ontwikkelen van de applicatie was er één harde eis vanuit het managementteam: de data moet goed worden afgeschermd. Met gevoelige HR-informatie wil en moet je natuurlijk secuur omgaan. Andere wensen waren een professionele look-and-feel van de applicatie in de kleuren van Adoptify.
Het Power Platform als perfecte oplossing
Jos Schotanus, Microsoft 365-consultant bij Adoptify, heeft de nieuwe HR-applicatie met Power Apps ontwikkeld. Voor het automatiseren van het proces is gebruikgemaakt van Power Automate. Om de data zo veilig mogelijk af te schermen, is er gekozen voor Microsoft Dataverse. Met Dataverse kun je namelijk de gegevens die door applicaties worden gebruikt, veilig opslaan en beheren.
Nieuwe Power App voor HR
De Power App voor HR bestaat in totaal uit tien schermen. Negen schermen zijn gevuld met vragen en op één scherm (met instellingen) staan alle bedrijfskleuren. Dit laatste scherm zorgt voor consistentie binnen de app én dat er snel kan worden ontworpen. De antwoorden die de medewerkers geven, worden veilig opgeslagen in voorgedefinieerde kolommen binnen Dataverse. Om de app verder vorm te geven, zijn er twee leuke technieken door Jos toegepast. In plaats van alleen de naam van de gebruiker op te halen, wordt dankzij een technische zoekopdracht automatisch alle data opgehaald. Ook zijn er niet-standaard iconen aan de app toegevoegd.
Automatische workflow met Power Automate
De workflow van de gesprekscyclus is opgesteld met Power Automate. Nadat de medewerker alle vragen heeft ingevuld, wordt er een workflow gestart die de informatie verwerkt. De data wordt vervolgens in een Word-template ingevuld. Zodra het document gereed is, wordt een kopie van de template naar de medewerker gestuurd en krijgt HR een seintje dat de antwoorden klaarstaan.
De inzet van het Microsoft Power Platform voor HR
Naast blije medewerkers die nu continu bewust bezig zijn met ontwikkelen, is ook de werkdruk bij HR afgenomen. Doordat de medewerkers vooraf de vragen beantwoorden, heeft HR de mogelijkheid om de kwartaalgesprekken voor de HR Review goed voor te bereiden. De voorbereiding leidt tot kwalitatief betere gesprekken die bevorderlijk zijn voor beide partijen. De medewerker voelt zich écht gehoord en HR wordt minder belast met administratieve taken.
Ben je benieuwd hoe de app eruitziet en hoe de app werkt? Bekijk de video hieronder. Heb je vragen over wat het Microsoft Power Platform voor jouw organisatie kan betekenen of wil je graag meer weten over het platform? Neem dan gerust contact op met Jos.
