Verbinding borgen in de ‘future of work’!
- Leestijd 6 minuten
Je zou het een contradictie in terminis kunnen noemen. Uit diverse onderzoeken (onder andere ons eigen onderzoek) blijkt dat veel mensen het remote werken tijdens de lockdown prettig vinden en van plan zijn om dit te blijven doen. Aan de andere kant hoor je om je heen gezucht en gesteun. Het valt ons zwaar. En dat heeft alles te maken met het afbrokkelen van bedrijfsculturen door het verlies van verbinding? De Modules van Viva Insights bieden wellicht uitkomst.
Uit recent onderzoek* onder 9.000 managers en medewerkers over de impact van Covid-19 op onze manier van werken, blijkt dat medewerkers een top 3 van struikelblokken ervaren:
- Vervagen van bedrijfscultuur
- Verlies van team–cohesie en minder gevoel van gebondenheid
- Toename silo’s en afdeling barrières
(*) Europees onderzoek onder 9.000 managers en medewerkers – oktober 2020 door combinatie van Wharton Academic councel, KRC Research en Boston Consultancy Group in opdracht van Microsoft.
Geen verrassende uitkomst. Er wordt al veel gesproken over de mentale impact van de Covid-19 pandemie. Medewerkers ervaren ‘ontbinding’ van de bedrijfscultuur wat organisaties voor nieuwe uitdagingen zet. Zeker als je je realiseert, dat diezelfde medewerkers aangeven blijvend gebruik te willen maken van de voordelen en de flexibiliteit van het nieuwe werken.
Viva Insights
Microsoft biedt daar met Viva Insights een integrale oplossing voor. Maar voor we daar verder op ingaan moet je als organisatie weten hoe je zo’n hybride werkplek faciliteert zonder je bedrijfscultuur eraan op te offeren, onderlinge verbinding te verliezen en op productiviteit in te leveren? Om hier aan te beantwoorden, zul je eerst moeten weten welke vraagstukken je moet beantwoorden om Microsoft Viva Insights zinvol in te zetten voor de ‘future of work’.
NB. Voor Microsoft Viva Manager en Leader Insights is een Enterprise Agreement vereist (direct contract met Microsoft met meer dan 500 medewerkers in je organisatie)
Adoptify ziet een aantal belangrijke vraagstukken voor de ‘future of work’:
- Hoe faciliteer je een gebalanceerde hybride werkplek?
Persoonlijke productiviteit van de medewerker is belangrijk maar goede verbinding en samenwerking zijn onderscheidend en worden zelfs bedrijf kritisch. Het succes van organisaties wordt bepaald door de mate waarin een organisatie digitaal kan verbinden en samenwerken binnen afdelingen maar ook over de afdelings- en zelfs organisatiegrenzen heen.
- Hoe kader je timemanagement?
Synchroon vs. asynchroon werken vraagt verschillende werkafspraken en daarbij een andere manier van leiding geven. Het is goed om na te denken over de gewenste ‘digitale rituelen’. Bepaal duidelijk en expliciet de nieuwe manier van werken die in jouw bedrijfscultuur past. Biedt medewerkers kaders en handvaten om conform die nieuwe standaard te kunnen werken.
- Kunnen je medewerkers de digitale transformatie aan?
Digitale fitheid en –vaardigheid zijn nog nooit zo essentieel geweest als nu. De technische mogelijkheden nemen in hoog tempo toe en het belang van veilig digitaal kunnen werken groeit iedere dag. Organisaties moeten echt investeren in de benodigde digitale competenties van hun medewerkers en afdelingen.
- Kan het management met de beschikbare data de juiste beslissingen nemen?
Data driven decision making! De digitale transformatie heeft als voordeel dat er steeds meer inzicht door data ontstaat. De hoeveelheid stuurinformatie groeit exponentieel snel. We kunnen welzijn, sentiment en het gebruik van IT middelen meten. Zonder fysiek op de werkvloer te zijn is dit een belangrijke bron geworden om het beleid op toe te spitsen en hier proactief op te sturen. Toch zien we dat beslissingen als deze gebaseerd zijn op aannames en het onderbuikgevoel. Echt data gedreven besluitvorming is vaak nog ver te zoeken.
- Herkent en erkent de organisatie de risico’s van de Hybride werkplek?
Investeren in digitale vaardigheid is uiteraard een flinke kostenpost, maar bedenk eens wat de kostenpost mogelijk zal zijn als je dit niet doet? Onveilig gebruik, datalekken, informatie die kwijtraakt en reputatieschade hebben in potentie een veel groter verlies tot gevolg.
De vier pijlers van Microsoft Viva
Als je de vijf bovenstaande vraagstukken hebt beantwoord kan Microsoft Viva hét portaal worden waarin de bedrijfscultuur van jouw organisatie samenkomt. Alle communicatie, learnings, inzichten en kennis van de organisatie wordt hierin bijeengebracht en je kunt er samenwerking en medewerkers-welzijn meten en duiden met data. Dat doet het met vier pijlers.
Microsoft Viva wordt gelanceerd met vier modulen, dit zijn:
- Viva Connections
voor het nieuws, beleid en communicatie van jouw organisatie; - Viva Learning
geeft de gebruiker de mogelijkheid om nieuwe applicaties en vaardigheden te leren; - Viva Topics
een platform waar medewerkers onderling kennis kunnen delen en; - Viva Insights
geeft inzicht in het persoonlijk welzijn van de medewerker, maar ook het inzicht over de gehele organisatie. Dit wordt ook wel het ‘Employee Welbeing’ genoemd.
Al deze vraagstukken van de ‘future of work’ komen zo terug in Microsoft Viva. Zo voegt Microsoft daad bij het woord en geeft het een vooruitblik naar de ‘future of work’.
Medewerkers boeien en binden
Viva connections, learnings en topics kun je zien als een compleet en datadriven intranet. Hiermee stel je medewerkers in de gelegenheid om zich te informeren en te verdiepen in de organisatie en elkaar. Op basis van het persoonlijke gedrag kun je medewerkers specifieke content aanbieden, zodat je zeker weet dat je relevant bent voor de ontvanger.
Niet alleen zenden
Met Viva Insights voorkom je dat je alleen maar een zendende werkgever bent, want je wilt ook feedback ontvangen. Ook als medewerkers weinig of geen initiatief tonen om vanuit huis de verbinding te leggen. Met Viva Insights heb je ‘ogen op de werkvloer’ en kun je betrokkenheid én welzijn van medewerkers op basis van data (tot op bapaalde hoogte) monitoren. Met dit inzicht en met de aanbevelingen die Viva Insights doet, kun je het welzijn van de medewerkers vergroten.
Hoe zit dat dan met privacy?
Meteen maar even de meest gehoorde zorg hierover wegnemen. Door middel van geanonimiseerde metadata geeft Viva inzicht in de werkpatronen van groepen binnen de organisatie. Deze samenstelling van groepen kan de organisatie zelf aangeven, maar is nooit kleiner dan vijf personen. De organisatie bepaalt zelf welke ‘organizational attributes’ gekoppeld worden aan de metadata. Op deze, en andere manieren, wordt de privacy van gebruikers gewaarborgd.
Viva Insights en medewerkers-welzijn
Viva Insights is gericht op ‘employee wellbeing’, de medewerker staat centraal. Want hoe medewerkers zich voelen en hoe verbonden zij zijn met de organisatie, is wat organisaties succesvol maakt. Viva Insights geeft dat inzicht. Zo maakt Viva Insights inzichtelijk welke medewerkers risico lopen op een burn-out of geeft het de mate van adoptie weer van tools als Microsoft Teams (een Enterprise Agreement is vereist).
Viva Insights bestaat uit drie onderdelen:
- Personal insights
- Manager and leader insights
- Advanced tools and integrations
Meldingen in Microsoft Viva Personal Insights
1. Personal Insights
Viva Personal insights wordt door Microsoft wereldwijd uitgerold. Je kan de app zelf al toevoegen aan Microsoft Teams (zoek op Viva Insights in de appstore). Daar is geen Enterprice Agreement voor nodig. Personal Insights is erop gericht om het welzijn van de gebruiker, het individu, te vergroten. In een digitale wereld waar we veel prikkels krijgen in de vorm van taken en communicatie (Email, Teams en Whatsapp) helpt Personal Insights de gebruiker om in verbinding te blijven, zonder overprikkeld te raken.
Personal Insights helpt de gebruiker onder andere met:
- Focustijd (zie ook onze hack over hoe je focustijd instelt);
- Het herkennen en op de hoogte blijven van mensen met wie jij veel samenwerkt;
- Suggesties voor 1:1 meetings om zo de verbondenheid met jouw leidinggevende en collega’s te vergroten;
- Taak suggesties op basis van je email;
- @mentions van mensen met wie jij veel samenwerkt;
- Een overzicht van uitnodigingen voor meetings waar je nog op moet reageren.
Dashboard van Microsoft Viva Manager & Leaders Insights
2. Manager and leader Insights
De door de organisatie aangewezen ‘People’s managers’ kunnen via Viva Insights toegang krijgen tot data over werkpatronen welke bijvoorbeeld tot burn-out of stress kunnen leiden. Denk hierbij aan het aantal uur binnen een afdeling, die buiten werktijd gewerkt wordt, als er sprake is van een stortvloed van meetings of als teamleden te weinig focustijd hebben.
Privacy gewaarborgd
De data die via Manager and Leader Insights inzichtelijk wordt gemaakt is geanonimiseerd, geaggregeerd en nooit tot één persoon te herleiden. Alleen managers die door de organisatie zijn aangewezen om toegang te krijgen tot deze data. Niet alle managers hebben inzicht in deze gegevens.
LET OP: Voor Manager and leader Insights is de aanschaf van Workplace Analytics noodzakelijk.
Dit dashboard toont de effectiviteit van online vergaderingen.
3. Advanced tools and Integrations
Nieuwsgierig welk percentage van jouw organisatie een stijging van meer dan 4 uur voor ‘ after-hours activity’ heeft? Of wil je weten wat de impact van de meetings binnen de organisatie is op de workload van jouw medewerkers? Met Viva Insights en Workplace Analytics wordt dit inzichtelijk. Gedreven door Workplace Analytics geeft dit onderdeel van Viva Insights de ruimte om inzicht te krijgen in unieke organisatie uitdagingen en hoemedewerkers het Microsoft 365 pakket gebruiken? Maak uitgebreide rapporten op basis van bij jouw organisatie levende vraag.
En Workplace Analytics en MyAnalytics dan?
In april kondigde we al aan dat Workplace Analytics en MyAnalytics opgenomen zou worden in Microsoft Viva Insights. En dat is nu dus het geval. Dat is misschien even zoeken en schakelen, maar voor medewerkers betekent dit dat al deze onderdelen straks terugkomen in één app in Teams: Viva Insights. Wel zo makkelijk!
Maar hoe moet ik Viva Insights nou gebruiken?
Wij adviseren om de investering voor de extra kosten voor de Workplace Analytics licentie te doen, daarvoor krijg je: ‘manager insights’ en ‘advanced tools and integrations’. Het dashboard en de query’s die daarmee beschikbaar komen, helpen om het welzijn van jouw medewerkers te monitoren. Bovendien doet Workplace Analytics pro-actief aanbevelingen. Zo kun je op afstand sturen op bedrijfscultuur.
- Medewerkers welzijn
- De betrokkenheid van medewerkers;
- De innovatie cultuur van de organisatie;
- De behendigheid van de organisatie;
- En de vergadercultuur.
Ben jij een CXO, HR-Manager, IT-Manager of een andere manager welke betrokken is bij zijn werknemers? Zet dan snel Viva Insights/ Workplace Analytics aan om jouw werknemers betrokken te houden bij jouw organisatie. Krijg direct inzicht in o.a. de hierboven genoemde topics. Heb je hier hulp bij nodig? Onze consultants zetten het graag voor je aan en helpen je uiteraard om de inzichten om te zetten in acties!
Wil je de mogelijkheden van Viva Manager & Leader Insights verkennen?
Bij Adoptify hebben wij gecertificeerde Viva Insights consultants. Zij kunnen jouw organisatie helpen om inzicht te krijgen in het welzijn van de medewerkers binnen jouw organisatie. Wil jij weten hoe, neem dan contact op. Heb je vragen over de veiligheid, privacy en gevoelige data van Viva Insights? Wij geven graag antwoord.
Heeft jouw organisatie meer behoefte om inzicht te krijgen hoe de organisatie digitaal fit en vaardig kan worden? Wil jij weten wat het digitaal potentieel van de organisatie is en welke leerbehoefte jouw medewerkers hebben? Benader ons dan voor een DiGi Fit Index Scan. De DiGi Fit index geeft je concrete handvatten om medewerkers gericht te ondersteunen bij de continue digitale transformatie en je afdelingen beter te laten werken. Zo kun je digitaal (samen)werken meetbaar leuker en efficiënter maken en serieuze productiviteitswinst boeken.
