De meeste organisaties hebben hybride werken omarmd. Toch zien we in de praktijk dat ze nog vaak struikelen over het informatiebeheer, dat meestal onvoldoende op orde is. Want waar sla je informatie veilig op en hoe deel je efficiënt je bestanden? Op welke manier voldoe je aan wet- en regelgeving en hoe krijg je de rest van de organisatie mee? Een enorme uitdaging voor IT-managers, beheerders en informatiemanagers.
Voor de eindgebruiker is de opslag van gegevens minstens net zo belangrijk. Het eenvoudig kunnen vinden en delen van informatie biedt tal van voordelen. Denk aan veilig samenwerken, zowel intern als extern, en aan de productiviteit van medewerkers. Hoe vaak wordt niet min of meer dezelfde informatie opnieuw geproduceerd?
Goed informatiebeheer begint met het opschonen, archiveren en migreren van data. Daar is een digitale schoonmaak voor nodig. De volgende vijf stappen loodsen je door dit schoonmaakproces heen.
Stap 1 – Breng je databronnen in kaart
Waar staat welke bedrijfsinformatie opgeslagen? Databronnen binnen organisaties zijn heel divers, denk aan netwerkschijven, archieven, applicaties voor HRM, finance of marketing, of andere clouddiensten. Bovendien zien we dat in de praktijk persoonlijke en zakelijke data door elkaar heen loopt. Bekijk daarom eens per applicatie welke informatie waar wordt opgeslagen en maak onderscheid tussen persoonlijke en zakelijke gegevens.
Breng vervolgens in kaart welke informatie er beschikbaar is voor welke medewerker. Houd daarbij rekening met bedrijfsgevoelige informatie! Door een complete inventarisatie van alle databronnen binnen de organisatie, wordt duidelijk waar alle informatie is opgeslagen en welke informatie mogelijk moet worden gemigreerd naar het Microsoft 365-platform.
Stap 2 – Bepaal het databeleid
Als alle databronnen in kaart zijn gebracht, kan de informatiearchitectuur worden bepaald. Het is tijd om keuzes te maken over hoe er met data wordt gewerkt. Waar moet welke informatie worden opgeslagen, wie mag bij welke gegevens en wat is de plek om informatie te archiveren? Ook moet rekening worden gehouden met algemene wet- en regelgeving, zoals de AVG, en soms specifieke regels, zoals de BIO. Het resultaat van deze stap is een informatiearchitectuur: de blauwdruk van hoe de organisatie met data wil omgaan.
Wil je zelf aan de slag?
Slimmer en veiliger samenwerken
5 pragmatische stappen
Op basis van best practices
Stap 3 – Bereid je goed voor op datamigratie
Nu duidelijk is welke databronnen er zijn en welk beleid wordt gehanteerd, kan de volgende stap worden gezet: de migratie van alle data naar de nieuwe omgeving. Maar voordat dit gebeurt, is het slim om eerst kritisch te onderzoeken of álle data moet worden gemigreerd. Vaak is dezelfde informatie op meerdere plekken opgeslagen en ook nog eens in verschillende versies. We hebben projecten gehad waarbij slechts een fractie van alle data is overgezet van bijvoorbeeld een netwerkschijf naar Teams of SharePoint. Een mooi voorbeeld hiervan is Woonzorg Nederland waar slechts 20% van de bestanden is gemigreerd naar de nieuwe omgeving.
Verdiep je verder goed in migratietooling: welke past het beste bij jouw situatie? En breng tot slot de risico’s in kaart van het overzetten van alle data naar de nieuwe omgeving. Een goede voorbereiding is het halve werk (en voorkomt een hoop werk achteraf).
Stap 4 – Maak samen werkafspraken
Het borgen van kennis over hoe er binnen de organisatie wordt gewerkt, is erg belangrijk. Alleen dán zorg je voor een duurzame manier van het opslaan, delen en vinden van informatie. Maar hoe doe je dit? Door duidelijke werkafspraken te maken, samen met afdelingen en andere betrokkenen. Door de dialoog en discussie ontstaat direct betrokkenheid bij en draagvlak voor de verandering. Een voorbeeld van zo’n werkafspraak is: bewaar informatie één locatie (en specificeer welke locatie dat is). Zo voorkom je dat er meerdere versies ontstaan en collega’s dezelfde informatie opnieuw maken en delen. Ben je benieuwd naar meer voorbeelden van werkafspraken die je direct kunt implementeren? Die vind je in onze doe-het-zelf gids.
Stap 5 – Aan de slag! Opschonen, archiveren en migreren
Wanneer je de eerste vier stappen hebt uitgevoerd, is het tijd voor de ‘digitale schoonmaak’. Het is de laatste en belangrijkste stap in dit hele proces. Door per afdeling te werk gaan, wordt deze digitale schoonmaak minder complex. Samen met de medewerkers van de betreffende afdeling maak je een plan om data op te schonen, te archiveren en over te zetten naar de nieuwe omgeving. Een cruciaal component is ‘databewustzijn’. Medewerkers moeten inzien dat ze een essentiële rol hebben in datahygiëne, zodat de beschikbare data van hoge kwaliteit is (en blijft). Leg daarom elke werkafspraak goed uit en coach medewerkers om zo de juiste kennis en vaardigheden op afdelingsniveau te ontwikkelen.
Workshop ‘De digitale schoonmaak’
Een helpende hand nodig? Je hoeft het niet alleen te doen: wij zijn er voor je. Alle kennis en ervaring die we hebben opgedaan in de datamigratietrajecten voor onze klanten, hebben we gebundeld in een resultaatgerichte workshop: ‘De digitale schoonmaak’. In één dag gaan we samen aan de slag met bovenstaande vijf stappen. Het resultaat is een concreet actieplan voor een digitale schoonmaak voor jouw organisatie. Zó zet je die eerste stap naar datagedreven werken!
Wil je ook meer controle over data en eenvoudiger samenwerken?
Reserveer nu de ‘digitale schoonmaak’ workshop. In één dag gaan we samen aan de slag met bovenstaande vijf stappen. Het resultaat is een concreet actieplan voor een digitale schoonmaak voor jouw organisatie.