Méér sociale interactie en verbondenheid met een modern intranet

Hybride werken vraagt om een digitale werkomgeving waarin alle medewerkers productief samenwerken en maximaal betrokken zijn bij je organisatie. Alleen gaat het tegenwoordig niet meer alléén om productiviteit. Arbeidstekorten, purpose, en persoonlijke ontwikkeling, maken dat je medewerkers zich graag verbonden voelen met de organisatie. Waarbij ze geloven in de doelstellingen en waarin hun werkomgeving continu leren faciliteert. Gelukkig kun je met een modern, relevant, en sociaal intranet, samen met je communicatieafdeling, voor deze impact zorgen.

De hybride werken-paradox

Wist je dat bijna driekwart van de medewerkers ook na corona nog geregeld thuis wil werken? Dat blijkt uit de Work Trend Index , een uitgebreid en wereldwijd onderzoek van Microsoft. Tegelijkertijd geeft 67 procent van de medewerkers aan, wél meer behoefte te hebben aan persoonlijk contact en verbondenheid met collega’s en met de organisatie.

Dit noemen we de hybride werken-paradox. En deze paradox is voor de meeste organisaties een herkenbare uitdaging. Het intranet is een middel om iedereen – thuiswerkers, mensen op kantoor én mensen die onderweg zijn – bij de organisatie te betrekken. En de sleutel tot verbondenheid is een modern, relevant én sociaal intranet. Goed om te weten: heb je een Microsoft 365-licentie? Dan heb je direct toegang tot de benodigde bouwstenen om dit te realiseren met onder meer SharePoint Online, Viva Connections en Viva Engage.

Bouwsteen 1: Een modern intranet

Het startpunt: een modern intranet op basis van SharePoint Online. Dé basis voor alle informatievoorziening binnen je organisatie. En alle bouwblokken en functionaliteit voor een modern intranet zijn al binnen SharePoint aanwezig. Zo is het heel eenvoudig om dashboards te maken met precies die informatie die van belang is voor iedere gebruiker of gebruikersgroep.

Verder sluit een modern intranet naadloos aan op jullie communicatiestrategie. Zo is het in de eigen huisstijl vormgegeven, bevat het intranet relevante content voor je medewerkers en heeft het een logische navigatie. Daarnaast is het altijd responsive. Je intranet ‘beweegt’ als het ware mee met de grootte van het scherm, of het nu een mobiele telefoon of een pc is.

Tips voor een modern intranet

1. Hou de navigatie overzichtelijk en benoem de elementen in duidelijke spreektaal.
2. Richt je intranet in volgens jullie huisstijl, dit zorgt voor herkenbaarheid. Geef het ook een naam.
3. Kies voor ‘cloud first, mobile first’. Je hoeft dan geen upgrades meer uit te voeren, hebt een optimale mobiele ervaring, en het intranet integreert naadloos binnen Teams.
4. Content is king: zorg voor relevante en actuele content, maak het publicatieproces eenvoudig, en zorg dat artikelen, documenten en apps goed vindbaar zijn. Bekijk ook de statistieken: welke content wordt veel gelezen en welke content niet?
5. Een intranet weerspiegelt niet de structuur van jouw organisatie. Ken het verschil tussen een communicatiesite en een hubsite.

Bouwsteen 2: Een relevant intranet

Het doel: dat je intranet het dagelijkse startpunt wordt voor iedere medewerker. Zónder dat medewerkers steeds afzonderlijke apps moeten openen voor hun dagelijkse werk. Daarom brengt een relevant intranet de belangrijkste informatie, taken en apps samen binnen Microsoft Teams. Dat kan met Viva Connections.

Met Viva Connections maak je een dashboard wat is opgebouwd uit ‘kaarten’. Zo’n kaart geeft een bepaalde functionaliteit weer. Denk aan goedkeuringen, uren schrijven, of toegewezen taken. Het dashboard kun je eenvoudig uitbreiden met zelfgemaakte kaarten, bijvoorbeeld PowerApps, of kaarten van Microsoft en het partner-ecosysteem. Zo wordt het intranet relevant, omdat je de kaarten naar eigen inzicht kunt configureren.

Viva Connections, bij de meeste Microsoft 365-licenties inbegrepen, is op die manier een krachtige tool om de bezoekersaantallen van je intranet te verhogen. Bij onze klanten zien we soms tot wel 70% (!) meer bezoekers. Puur door Viva Connections in Microsoft Teams het startpunt te laten zijn van de werkdag.

Tips voor een relevant intranet

1. Maak het intranet het begin van de dag voor je medewerkers en krijg inzicht in hun ervaringen en behoeften.
2. Breng alle relevante apps voor je medewerker samen in één dashboard.
3. Kies voor een balans tussen werkgerelateerde en persoonlijke informatie van de medewerkers.
4. Hou rekening met mobiele gebruikers, ook in de informatievoorziening, bijvoorbeeld door belangrijke nieuwsberichten te pushen. Zo blijven ook zij verbonden met je organisatie.
5. Schakel over van alleen content en nieuws naar een combinatie van content, nieuws, apps en data. Zo heeft iedere medewerker altijd de voor hem of haar relevante en actuele informatie en applicaties binnen handbereik.

Bouwsteen 3: Een sociaal intranet

Een intranet wordt sociaal wanneer je medewerkers in community’s over een onderwerp of thema met elkaar van gedachten kunnen wisselen. Zorg er dan wel voor dat elke community een eigenaar heeft die de community faciliteert en waar leden terechtkunnen met vragen.

Het voordeel van een community? Dat iedereen tegelijk de juiste informatie ziet en, in tegenstelling tot bij e-mail, overzicht houdt over wat is besproken. En het is een mooi middel om buiten de organisatiestructuur te communiceren. Want community’s kunnen werkgerelateerd zijn, maar ook over sociale onderwerpen gaan: het naderende skiweekend, de voetbalcompetitie, een marktplaats… Met Viva Engage (voorheen Yammer) zorg je voor dit sociale gedeelte van het intranet.

Tips voor een sociaal intranet

1. Faciliteer sociale communicatie om de onderlinge verbondenheid tussen je medewerkers te stimuleren. Dat kan dus met community’s.
2. Zorg ervoor dat iedereen een stem heeft, niet alleen de directeur. En help mensen die moeite hebben met het gebruik van Viva Engage.
3. Moedig medewerkers actief aan om contact te maken en bij te dragen aan de community’s.
4. Wees consistent. Overweeg om alle interne communicatie via het intranet te laten verlopen en te stoppen met mailen. 5. Door samen te werken, bevorder je ook gezamenlijk leren en ontwikkelen.

Het intranet een bindmiddel voor je medewerkers

Met deze drie bouwstenen creëer je een intranet dat volledig past binnen de communicatiestrategie van je organisatie. Medewerkers, onderweg, thuis of op kantoor, zijn op ieder moment betrokken bij de organisatie en voelen zich verbonden. De uitgangspunten:

• Een modern intranet: integratie in SharePoint en direct te benaderen vanuit Microsoft Teams.
• Een relevant intranet: een dashboard via Viva Connections met de juiste apps en informatie voor de medewerker.
• Een sociaal intranet: Viva Engage als springplank naar sociale interactie en relevante informatie in community’s.
• Mobile first: op ieder device, voor iedere medewerker, waar dan ook, dezelfde goede gebruikerservaring.