De gemeente Breda is qua grootte de derde gemeente van Noord-Brabant en de negende gemeente van Nederland (met bijna 200.000 inwoners).
Zoals vele gemeenten, staat Breda ook voor tal van uitdagingen. Hierbij valt te denken aan de druk om intensievere ketensamenwerking te realiseren aan de ene kant, alsmede meer aandacht voor beveiliging en privacy aan de andere kant. Daarnaast wordt het belang van de gemeentelijke mid-office steeds belangrijker.
Begin 2016 heeft de gemeente Breda een brede marktconsultatie gehouden om tot selectie van een preferred adviseur te komen. Gemeente Breda en Adoptify zijn later dat jaar een formeel partnership aangegaan rondom vraagstukken van intensievere ketensamenwerking, beveiliging en privacy, uitnutten mogelijkheden van Cloud technologie en het optimaal gebruik en beheer van Office 365, SharePoint en MS Teams.
De vragen van gemeente Breda luidden als volgt:
Op welke manier kunnen we de efficiëntie en dienstverlening binnen de gemeente vergroten door een betere uitwisseling en archivering van data vanuit een mid-office gedachte? Hoe kunnen we de bestaande SharePoint omgeving door ontwikkelen? Hoe kunnen we het beste rekening houden met de uitdaging en kansen van cloud vs. On-Premise technologie? Kortom: hoe krijgen wij binnen de gemeente de (ICT) organisatie in zowel beleid en uitvoering klaar voor deze cloud-transitie?
Aanpak
Adoptify ondersteunt de gemeente met raad en daad met een divers team van specialisten. Wij zijn integraal adviseur en dienstverlener. In co-creatie wordt samen beleid en roadmaps ontwikkelt. Onder de noemer ‘leren door te doen’ zijn kleinschalige proof of concepts ontwikkeld en worden op een agile manier stap voor stap continu kleinschalige verbeteringen doorgevoerd.
Er is in het partnership ook veel aandacht voor coaching van het bestaande ICT-team. Kennisoverdracht en de ondersteuning in het zelf kunnen uitvoeren van werkzaamheden is hierbij een belangrijk uitgangspunt. Het team van Adoptify streeft er dan ook naar om zo veel mogelijk van haar kennis en vaardigheden over te brengen aan het team van Breda.
Daarnaast ondersteunen de functioneel en technisch specialisten van Adoptify met roadmap keuzes in Office365, SharePoint en MS Teams en het doorvoeren van complexe changes.
Resultaat
Gemeente Breda heeft haar beleid ontwikkeld op cloud technologie en er is een roadmap voor Office 365 ontworpen. De eerste Proof Of Concepts zijn ontwikkeld en een selectie van deze oplossingen is ook organisatie breed in gebruik genomen. Denk hierbij onder andere aan een post registratie oplossing op basis van SharePoint, een marktplaats app op het intranet en opzet van een digitaal archief.
Hierbij heeft Adoptify voor de introductie, on-boarding en adoptie van de nieuwe mogelijkheden de gemeente geadviseerd en begeleid.
Het ICT-team heeft de beschikking over continue ondersteuning in beheer en het doorvoeren van changes. Adoptify zorgt hierbij voor coaching en deelt haar ‘best practices’.
PS: Deze werkzaamheden zijn (geheel/gedeeltelijk) verricht voor onze naamswijziging: onze handelsnaam Salves Business Productivity BV is per 1-5-2019 veranderd in Adoptify Technology BV.
