De Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) is de dienst waarover elke gemeente in Nederland volgens de wet dient te beschikken om een aantal taken op het gebied van de publieke volksgezondheid uit te voeren. Het taakgebied van de GGD is zeer divers. Wettelijke taken van de GGD zijn onder meer: jeugdgezondheidszorg, bevolkingsonderzoeken, epidemiologie, gezondheidsvoorlichting, openbare geestelijke gezondheidszorg en infectieziektebestrijding.
Alle Nederlandse gemeenten hebben samenwerkingsverbanden afgesloten om efficiënter te kunnen werken. In 2011 besloot de regering dat het aantal GGD’s wordt teruggebracht naar 25. De consequentie van het verminderen van het aantal GGD’en is de toename van het aantal inwoners dat onder één GGD valt. Binnen een regionale GGD-organisatie zijn ca. 400 tot 600 medewerkers werkzaam. Een GGD-regio omvat vaak meer dan 600.000 inwoners.
Adoptify is door verschillende GGD-regio’s gevraagd als adviseur en projectmanager. Zo ook bij GGD Zuid Limburg.
Vraag
Hoe krijgen we de organisatie en ruim 600 medewerkers klaar voor de volgende verandering:
- Nieuwe werkplek (portal new day at work/Workspace365)
- Nieuwe telefonie omgeving (Mitel in plaats van Cisco)
- Nieuwe support opzet (outsourcing eerste lijn servicedesk)
Voor medewerkers moet er een adoptietraject en eindgebruikersbegeleiding worden ingeregeld en aangeboden. Digitale vaardigheid en aandacht voor veilig en goed ICT gebruik is (te) laag. Medewerkers moeten ondersteund worden om beter de nieuwe werkplek-functionaliteiten te gebruiken en veilig met data om te gaan.
Aandacht voor on-boarding en first-time-use van de nieuwe werkplek is essentieel voor het succes. GGD Zuid-Limburg zoekt daarom een partner die kan zorgen voor succesvolle begeleiding.
Aanpak
Bij GGD Zuid-Limburg is op basis van een vooraf ontwikkeld format (adoptieplan en communicatieplan) in een relatief lang tijdsbestek alle medewerkers meegenomen in de gefaseerde verandering naar een nieuwe telefonie omgeving, een nieuwe digitale werkplek op basis van Windows 10 en Workspace365 en veranderde eerstelijnssupport.
In het begin is er met behulp van de DiGi Fit Scan een nulmeting afgenomen om te kijken waar de pijnpunten liggen en met welke zaken er mogelijk tijdens het adoptietraject al rekening gehouden kunnen worden (de agenda voor het adoptietraject stond al vast). De resultaten van de scan zijn gedeeld met de afdeling I&A en waar mogelijk meegenomen in het vervolgtraject.
Voor wat betreft de nieuwe telefonie omgeving, heeft Adoptify een LMS module ontwikkeld en in productivity portal opgezet in de tenant van de klant en deze van relevante content voorzien. De LMS module is in een periode van ongeveer 5 weken doorlopen door de doelgroep. Met een deelname van 180 medewerkers (100% afronding) kan gesteld worden dat de doelstellingen gehaald zijn.
Voor de nieuwe werkplek op basis van Windows 10 en Workspace 365, is door Adoptify een slidedeck samengesteld. De slidedeck is in 2 POC sessies getoetst op volledigheid en beoordeeld hoe deze zou vallen bij de gebruiker. De POC is positief beoordeeld en na de formele ‘Go’ voor het slidedeck zijn er ongeveer 20 grote sessies gepland met in totaal bijna 600 medewerkers om het slidedeck te presenteren. De presentatie is gedaan door Salves.
PS: Deze werkzaamheden zijn (geheel/gedeeltelijk) verricht voor onze naamswijziging: onze handelsnaam Salves Business Productivity BV is per 1-5-2019 veranderd in Adoptify Technology BV.
Resultaat
Plan voor structurele en continu begeleiding richting de groepen medewerkers, inclusief succescriteria en KPI’s van het programma en requirements voor het benodigde framework, middelen/content en uitvoerende resources. 0-meting voor het bepalen van de digitale vaardigheid en ambitie van de medewerkers, inclusief analyse en rapportage.
Challenge Telefonie – op basis van de in het succesplan opgestelde kaders en KPI’s uitvoering van deze challenge middels inzet van het LMS van Adoptify.
Challenge nieuwe werkplek/veranderde opzet support – op basis van grotere real-time sessies van een uur, gebruikers meenemen in de aanstaande verandering. Sessies vinden plaats voorafgaand aan de feitelijke (voor gebruikers gefaseerde) migratie.
