Hogeschool Utrecht (HU) wil zich ontwikkelen als een toekomstbestendige, wendbare, innovatieve, open kennisorganisatie met hoogwaardig onderwijs en praktijkgericht onderzoek. Met de ontwikkelingen op het gebied van IT verandert ook de beroepspraktijk waar de studenten deel van gaan uitmaken. Voor de realisatie van deze visie heeft de afdeling IM&ICT verschillende programmalijnen opgezet.
De digitaliseringsprogramma’s vragen om een integrale veranderstrategie die zich naast de inzet van digitale instrumenten (platformen, applicaties, data, etc). juist ook richt op de verandering van processen en de competenties van de medewerkers van de HU (van docent naar coach, bijscholing op ICT gebied, digitaal samenwerken, etc.). Door het ontwikkelen van een nieuwe functionaliteit beoogt de HU om de business benefits te realiseren die zijn omschreven in het strategisch plan ‘HU 2020’. Uitgangspunt daarbij is dat medewerkers snel en effectief gebruik kunnen gaan maken van de geboden functionaliteit.
Door het louter aanbieden van de nieuwe functionaliteit (‘over de schutting gooien’) zullen de beoogde effecten echter niet (snel) bereikt worden. Het begeleiden van de eindgebruikers in het gebruik en de toepassing is een onmisbare schakel om de beoogde effecten te realiseren. Dit dient vormgegeven te worden in een adoptie framework.
Vraag
‘Wij willen onze medewerkers op een voorspelbare en structurele manier echt ondersteunen om digitaal vaardiger te worden.’ De HU heeft behoefte aan user adoption, aansluitend op onze Digitale Agenda en ons DNA. Hoe kunnen we dat het beste doen? Laat daarbij zien hoe een aanpak werkt middels een PoC en een doorrekening in een Business Case.’
Met deze vraag klopte de HU begin 2018 bij Adoptify aan.
Aanpak
Doelstelling van de HU is om structureel de organisatie beter en structureler te gaan begeleiden in het gebruik van ICT-middelen. Dit project is bedoeld als Proof of Concept (PoC) voor het ontwikkelen van een structurele aanpak.
Door het project praktisch in te steken, wil de organisatie direct kennis laten maken met een vernieuwde aanpak. Doelstellingen van deze PoC zijn zeer pragmatisch:
Voor de implementatie van een adoptieprogramma voor de komende jaren ter ondersteuning van de Digitale Agenda, heeft de HU een olievlekstrategie voor ogen waarmee snel resultaten kunnen worden behaald. Door te focussen op specifieke doelgroepen (usergroups), is het de verwachting dat het slagingspercentage hoog is.
Succesvolle formules zullen worden ingezet voor nieuwe doelgroepen. Daarbij is aangetekend dat, ook wanneer ondersteuningsmiddelen niet aanslaan, deze snel en eenvoudig geparkeerd kunnen worden zonder daar veel kosten of effort in is gestoken. HU zal dit project gebruiken om een beter inzicht te krijgen in de wijze waarop het adoptieprogramma dient te worden vormgegeven.
Resultaat
Adoptify heeft voor de HU de PoC ontwikkeld en in co-creatie gefaciliteerd. Hiervoor is ons framework en de content/leermiddelen beschikbaar gesteld met o.a. HUB, BOT en LMS.
Het doel was om te kijken welke elementen binnen het framework in de medewerker journey het beste aansluiten bij de behoefte van de HU medewerkers. Tevens zijn requirements opgesteld voor content en leermodules. De resultaten zijn, voor het vervolg, meegenomen in de Business Case.
PS: Deze werkzaamheden zijn (geheel/gedeeltelijk) verricht voor onze naamswijziging: onze handelsnaam Salves Business Productivity BV is per 1-5-2019 veranderd in Adoptify Technology BV.
