Een succesvolle uitrol en adoptie van een totaal nieuwe digitale werkplek in coronatijd, kan dat? Dat kan! Leer- en werkbedrijf Pantar introduceerde onlangs samen met PQR, Veenman en Adoptify in recordtijd Microsoft 365. “Adoptify vormde de brug tussen alle technische mogelijkheden en de gebruikers”, aldus Joffri Roodselaar en Bert Lankester van Pantar.
Pantar is één van de drie grootste leer- en werkbedrijven van Nederland. Met name in opdracht van de gemeenten Amsterdam en Diemen worden vanuit zeven locaties zo’n vierduizend langdurig werklozen en mensen met afstand tot de arbeidsmarkt op weg geholpen naar een reguliere baan. “We hebben een breed scala aan activiteiten om zoveel mogelijk mensen passend werk te bieden”, vertelt Joffri Roodselaar, die binnen Pantar als IT-verantwoordelijke leiding gaf aan de werkplekvernieuwing. Mensen kunnen via Pantar aan de slag of werkervaring opdoen bij de plantsoenendienst, in een productieomgeving of als verkeersregelaar.
Operationele ondersteuning
Deze maatschappelijke en economische missie vraagt om een passende administratieve en operationele ondersteuning. Onlangs is voor de ongeveer 340 kantoormedewerkers op basis van Microsoft 365 en nieuwe hardware een moderne digitale werkplek ingevoerd. Bert Lankester is binnen Pantar belast met gegevensbescherming en kwaliteitsborging. Vanuit die hoedanigheid was ook hij betrokken. “We zijn er qua onboarding redelijk snel doorheen gefietst”, zegt hij enkele weken na de recente oplevering van hard- en software. “Met de nieuwe hard- en software is Pantar in de basis volledig future proof”, aldus Paul Riedstra, consultant bij Adoptify.
Uitdagende migratie
De oude Citrix-omgeving was volgens Joffri Roodselaar ooit redelijk up-to-date. Maar de laatste jaren liep Pantar steeds verder achter op de moderne mogelijkheden. “In 2018 heb ik, kort na mijn aantreden als IT-coördinator, de aanzet gegeven om mee te liften op de technologische ontwikkelingen in de cloud. Daarbij was ‘anytime, anywhere en any device’ kunnen werken een belangrijke overweging.”
De coronacrisis legde allereerst de nodige druk op de feitelijke migratie, met name bij de rol-specifieke hardware: laptops, touchscreen-apparaten en desktop-pc’s. “De pandemie had significante gevolgen voor beschikbaarheid, levertijden en distributie van de apparaten. Maar ook voor de manier waarop we mensen zouden begeleiden naar hun nieuwe werkplek. Er zijn aardig wat plannen gesneuveld en herzien.”
Vanwege een aflopend contract met de oude leverancier moest de hardware niettemin binnen een kort tijdsbestek worden uitgerold. Uitdagingen lagen met name op het terrein van online connectiviteit. “Bespaar bij omarming van Micsodoft 365 nooit op netwerkapparatuur en bandbreedte”, adviseert Roodselaar. “Dat is echt valse zuinigheid.”
Verbeterpotentieel goed inzichtelijk
Op basis van Adoptify’s Digi Fit Index was vooraf goed ingeschat in hoeverre Pantar qua cultuur, middelen, vaardigheid en processen baat zou hebben bij een moderne werkplek. Uit die scan bleek dat de medewerkers redelijk digitaal fit waren, maar dat vooral de digitale werkomgeving achterbleef.
Om het verbeterpotentieel optimaal te benutten werden aanvankelijk trainingen op locatie gepland. “Het overbruggen van de kloof tussen het oude en nieuwe werken vereist een cultuuromslag”, zegt Bert Lankester hierover. “De technologische mogelijkheden moeten continu in overeenstemming worden gebracht met de wensen, eisen, kennis en vaardigheden van gebruikers.”
Door de coronacrisis moest evenwel alle persoonlijke en klassikale begeleiding ineens digitaal. “Het omschakelen van persoonlijke begeleiding is razendsnel omgezet naar Microsoft Teams. Dat is heel goed gemanaged.”
Snel schakelen door inzet ambassadeurs
Dit alles vergde volgens Adoptify-consultant Paul Riedstra wel enige aanpassing. “Het liefst geef ik de trainingen fysiek in plaats van op afstand. Niet iedereen is immers gewend aan online samenwerken, de beschikbare hulpmiddelen en bijvoorbeeld het delen van beeldschermen.”
“Met name de zogeheten e-learnings zijn met 1.500 views bizar goed bekeken. Zelfs de raad van bestuur deed actief mee.”
Een speciaal webportaal bood medewerkers toegang tot alle voorhanden kennis en ervaringen met Microsoft 365. Daarnaast was op basis van een chatbot een geautomatiseerde vraagbaak ingericht. Riedstra: “Met name de zogeheten e-learnings zijn met 1.500 views bizar goed bekeken. Ook de online trainingen werden goed bezocht. Zelfs de raad van bestuur deed actief mee.”
Vanuit Pantar waren al voor de corona-uitbraak zo’n vijftien ambassadeurs betrokken om de migratie van binnenuit te begeleiden. “Omdat zij al in het voortraject waren gestart met de nieuwe omgeving, waren ze goed op de hoogte van alle mogelijkheden en daardoor goed in staat om collega’s te ondersteunen.”
Geweldige resultaten
De coronacrisis heeft de enorme waarde van Teams, en het op afstand kunnen werken en begeleiden nog meer benadrukt, zeggen de betrokkenen. Vanuit de organisatie ontstond sowieso een groeiende behoefte aan beeldbellen en andere manieren van samenwerking. Dat heeft de adoptie volgens betrokkenen verder versneld.
“Het is mooi om te zien dat een groep specialisten met een gemeenschappelijk doel op organische wijze tot geweldige resultaten komt.”
Het teamwerk van PQR, Adoptify en Veenman heeft Pantar in een paar bizarre weken enorme veel opgeleverd. Joffri Roodselaar: “Het vroeg van iedereen veel inzet, flexibiliteit, creativiteit en incasseringsvermogen. Het is mooi om te zien dat een groep specialisten met een gemeenschappelijk doel op organische wijze tot geweldige resultaten komt.”
“Het heeft erg geholpen dat we vanaf de start het eindresultaat scherp in beeld hebben gehouden”, vult Bert Lankester aan. “Tegelijk waren we flexibel in de route ernaar toe. Zoals bij een militaire opdracht: gedisciplineerd naar het einddoel, maar met de nodige vrijheid van handelen tijdens de missie zelf. Dus wanneer nodig een andere oplossing kiezen.”
“Iedereen stond versteld van de symbiose. We zijn al die tijd blijven lachen en relativeren. Niemand voelde zich ergens te goed voor. Daarin schuilt ook de kracht van de toekomstige samenwerking.”
Door het verplichte thuiswerken is er in cultureel opzicht het nodige veranderd. Riedstra: “Pantar was een vrij traditionele organisatie met veel fysieke vergaderingen op kantoor. Nu doen mensen dat met Microsoft Teams massaal vanuit huis. Dat is door de mensen enorm snel opgepakt.”
Twee weken na de onboarding is het e-mailverkeer met een kleine 40 procent afgenomen. Communicatie via chat heeft geleid tot een flinke productiviteitswinst. De OneDrive-opslagmogelijkheid bevatte na veertien dagen liefst 306 Gigabyte aan persoonlijke data en bestanden. De pakweg 180 actieve gebruikers van Microsoft Teams hadden dagelijks gemiddeld 40 vergaderingen. Intussen is de adoptiegraad verder verhoogd.
Adoptie is key
Ook Riedstra is tevreden over de uitrol en adoptie van Microsoft 365. “We hebben hiermee de aanzet gegeven voor een driejarig programma waarbij de adoptie stap-voor-stap wordt uitgebreid. De cloudsoftware krijgt voortdurend nieuwe functionaliteit. Daar willen we de mensen van Pantar optimaal gebruik van laten maken.”
“Het draait nu om het daadwerkelijk efficiënter, productiever en makkelijker samenwerken. Vanuit IT meerwaarde leveren voor de business.”
“De technische implementatie staat en de onboarding is een feit”, zegt Bert Lankester, “Het draait nu om het daadwerkelijk efficiënter, productiever en makkelijker samenwerken. Vanuit IT meerwaarde leveren voor de business.”
Joffri Roodselaar voegt toe: “We richten ons qua adoptie nu nog vooral op Microsoft Teams en gaan de komende drie jaar verder met 365-toepassingen als Forms, Sway en Planner.” Ook spelen binnen Pantar optimalisering van de informatiestrategie en invoering van een datagedreven beleidsvoering. Security, privacy en het bijhouden van de technologische ontwikkelingen prijken eveneens hoog op de prioriteitenlijst.
Het meenemen van de gebruikers blijft belangrijk. “Technische mogelijkheden en bewustzijn van de mensen die ermee moeten werken zijn twee kanten van dezelfde medaille bij een zich ontwikkelend platform. Maar in de praktijk staan deze zaken vaak haaks op elkaar”, aldus Lankester. “Door adoptieprogramma’s goed in te regelen zullen IT-projecten vaker succcesvol zijn.”
Successen mogen gevierd worden
Pantar heeft als organisatie in zeer korte tijd enorme stappen gemaakt, zo concludeert het betrokken drietal. “We zijn flexibeler, de omgeving is beter te managen en de onderlinge samenwerking is sterk verbeterd”, besluit Roodselaar. “Het is jammer dat succes vieren in de corona-situatie zo ingewikkeld is.”
