Wetenschappelijk onderzoek wordt steeds complexer. Dit vraagt om ICT-voorzieningen die innovatief en schaalbaar zijn. Speciaal om kennis- en onderzoeksinstituten te ondersteunen bij de realisatie van hun ICT-ambities is de SSC-Campus opgericht. Initiatiefnemers van de campus zijn het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) en Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI).
De Campus is gevestigd op de iconische locatie in de Bilt, en is dé ICT-leverancier voor alle kennis- en onderzoeksinstituten binnen de Rijksoverheid. Zij stemmen ICT-dienstverlening af op de behoeften van onderzoeksinstituten.
Onlangs is gekozen voor een nieuwe werkplek op basis van nieuwe apparaten uitgerust met Windows 10 en de nieuwste versie van Office.
Vraag
SSC-Campus, een combinatie van KNMI en RIVM, heeft Adoptify gevraagd de regie te nemen op de introductie en on-boarding van haar nieuwe werkplek. De vraag was: neem de regie op het proces, bedenk de communicatiestrategie, voer communicatie uit, maak een uitrolplan en ontwikkel trainingen en coaching voor de medewerkers.
Aanpak
Door onze consultants is er gestart met een analyse van de verandering voor de medewerkers. Wat is er met de nieuwe werkplek straks allemaal anders? Waar moeten we de medewerkers op voorbereiden en over welke (nieuwe) vaardigheden moeten de medewerkers beschikken?
Vervolgens is er een plan ontwikkeld voor de introductie en on-boarding. Heldere communicatie richting de medewerkers voorafgaand aan de migratie. Een gefaseerde aanpak van uitrol en on-boarding om ervoor te zorgen dat alle medewerkers een positieve eerste gebruikservaring krijgen met hun nieuwe digitale werkplek. Op momenten van uitrol is training en floor coaching beschikbaar.
Om alle activiteiten voor de medewerker overzichtelijk te maken en te stroomlijnen, is er een speciale HUB in gericht. Dit is voor de medewerker de centrale spil met direct overzicht in planning, training, communicatie en achtergrondinformatie.
Na on-boarding bieden we gerichte training en coaching aan, om te zorgen dat medewerkers over de juiste vaardigheden beschikken. Er wordt via kleine interventies verleid en versneld naar nieuwe manieren van werken met de nieuwe werkplek.
Resultaat
SSC-Campus is rondom de introductie en on-boarding volledig ontzorgd. Er is binnen zeer korte tijd een plan ontwikkeld. Herbruikbare elementen zijn ingebracht. Medewerkers zijn bovenal in het migratieproces centraal gesteld. De HUB heeft, voor iedereen die betrokken was, gezorgd voor overzicht en inzicht.
PS: Deze werkzaamheden zijn (geheel/gedeeltelijk) verricht voor onze naamswijziging: onze handelsnaam Salves Business Productivity BV is per 1-5-2019 veranderd in Adoptify Technology BV.
