De Sociale Verzekeringsbank (SVB) is verantwoordelijk voor de uitvoering van o.a. het AOW-pensioen, de kinderbijslag en de AIO. Daarnaast verzorgt de SVB een deel van de werkzaamheden van het Persoongebonden Budget (PGB) voor alle klanten, zoals het beheren van de budgetten voor budgethouders en het betalen van de zorgverleners. Ook doet SVB desgewenst de salarisadministratie voor PGB-budgethouders.
Ruim 5 miljoen klanten in Nederland en rechthebbenden in het buitenland hebben te maken met de SVB. Op jaarbasis keert het bestuursorgaan ongeveer 42 miljard euro uit aan wie daar wettelijk recht op heeft. De SVB heeft 11 vestigingen door heel Nederland. Er werken zo’n 3.200 mensen bij de SVB.
SVB heeft de ambitie om haar medewerkers meer mobiel en plaats onafhankelijk te kunnen laten werken. Vele medewerkers krijgen zodoende een mobiele werkplek, laptop met Window 10 en de beschikking over Office 365. SVB wil hiermee haar medewerkers in staat stellen om nieuwe manieren van werken te omarmen.
Vraag
SVB heeft Adoptify gevraagd de regie te nemen op de introductie en on-boarding van haar nieuwe werkplek. De vraag was: neem de regie op het proces, bedenk de communicatiestrategie, voer communicatie ook uit, maak een uitrolplan en ontwikkel trainingen en coaching voor de medewerkers. Daarnaast was de wens te ontzorgen in de afstemming met verschillende hardware leveranciers en te zorgen voor de uitgifte en ombouwen van werkplekken.
Aanpak
Onze consultants zijn gestart met een analyse van de verandering voor de medewerkers: wat verandert er allemaal als de nieuwe werkplek er is? Waar moeten we de medewerkers op voorbereiden en over welke (nieuwe) vaardigheden moeten de medewerkers beschikken?
Er is een pilot gedraaid op het hoofdkantoor alsmede locatie Roermond: 200 werkplekken zijn door de leverancier omgebouwd. Tijdens de pilot zijn direct de eerste structurele verbeteringen doorgevoerd en is er geschakeld met beheerders om problemen op te lossen.
Vervolgens is er een plan ontwikkeld voor de introductie en on-boarding. Heldere communicatie richting de medewerkers voorafgaand aan de migratie. Een gefaseerde aanpak van uitrol en on-boarding om ervoor te zorgen dat alle medewerkers een positieve eerste gebruikservaring krijgen met hun nieuwe digitale werkplek. Op momenten van uitrol is floor coaching beschikbaar.
Na on-boarding bieden we gerichte training en coaching aan om te zorgen dat medewerkers over de juiste vaardigheden beschikken. Er wordt via kleine interventies verleid en versneld naar nieuwe manieren van werken en slim gebruik te maken van de nieuwe werkplek.
Resultaat
SVB is rondom de introductie en on-boarding van de nieuwe werkplek volledig ontzorgd. Er is binnen zeer korte tijd een plan ontwikkeld. Herbruikbare elementen zijn ingebracht. Medewerkers zijn bovenal in het migratieproces centraal gesteld.
PS: Deze werkzaamheden zijn (geheel/gedeeltelijk) verricht voor onze naamswijziging: onze handelsnaam Salves Business Productivity BV is per 1-5-2019 veranderd in Adoptify Technology BV.
