Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa) is in Nederland het ministerie dat zich bezighoudt met de buitenlandse relaties, inclusief Europese Zaken en Ontwikkelingssamenwerking. Ook ondersteunt het ministerie Nederlanders en Nederlandse bedrijven in het buitenland.
Bij BuZa werken circa 1.600 mensen. Ongeveer 3.000 mensen werken op ca. 140 ambassades en vertegenwoordigingen van Nederland in het buitenland.
Om de gewenste nieuwe manier van samenwerken te realiseren, wordt binnen SharePoint een projectmatige en onderwerpgerichte manier van samenwerken ondersteund. De medewerkers van BuZa moeten getraind worden om deze nieuwe manier van werken goed te kunnen uitvoeren.
Vraag
BuZa heeft de ambitie om van een hiërarchische organisatie naar een netwerkorganisatie te transformeren. Samenwerken stopt niet bij de eigen ambassade grenzen, maar gebeurt met collega’s in de regio en met collega’s in Den Haag. De vraag was dus ook: hoe kunnen we onze mensen in staat stellen op de nieuwe manier van werken en de aangeboden ICT zo optimaal mogelijk hiervoor te omarmen?
Met deze vraag en uitdaging is een team van Adoptify consultants de afgelopen jaren de wereld rond gevlogen en bij diverse ambassades langs geweest.
Aanpak
Van teamsites waar je met je team samenwerkt, naar onderwerp-sites waar je met BuZa collega’s uit verschillende teams aan onderwerpen werkt. Dat klinkt misschien niet zo ingewikkeld, maar dat is het wel omdat het een totaal andere werk- en denkwijze vereist dan medewerkers gewend zijn.
Een team van consultants reist rond de wereld om op iedere ambassade te zorgen voor de juiste basiskennis van SharePoint en voldoende inzicht in de nieuwe manier van projectmatig werken.
Medewerkers krijgen op locatie training en hebben vervolgens op afstand de mogelijkheid om virtuele coaching aan te vragen om zo de techniek goed en veilig te gebruiken. Maar ook om de handigheidjes aan te leren die snel en goed zoeken en vinden mogelijk maken.
Resultaat
De nieuwe manier van werken wordt structureel en over langere tijd aan de medewerkers uitgelegd en getraind. Hierdoor ontstaat een niet te missen manier van werken.
De combinatie van training op locatie en virtuele coaching achteraf maakt impact.
PS: Deze werkzaamheden zijn (geheel/gedeeltelijk) verricht voor onze naamswijziging: onze handelsnaam Salves Business Productivity BV is per 1-5-2019 veranderd in Adoptify Technology BV.
