Gemeente Oss bouwt stap voor stap aan moderne digitale werkomgeving met Microsoft 365

De gemeente Oss is een organisatie met een heldere blik op de toekomst. Toen de verouderde Office-licenties afliepen, ontstond niet alleen de noodzaak om te vernieuwen, maar ook de kans om fundamenteel anders te gaan werken. Wat volgde was een zorgvuldig opgebouwd programma waarin beleid, techniek en gedrag samenkwamen. Met Microsoft 365 als basis en Adoptify als vaste partner, werd stap voor stap gebouwd aan een digitale werkomgeving die past bij de manier waarop de gemeente Oss wil werken.

Van noodzaak naar kans

De gemeente Oss is een nuchtere, mensgerichte organisatie met ruim 950 medewerkers. Een gemeente in beweging. Met stedelijke ambities en de kracht van een hechte gemeente. Een gemeente met dorpen waar mensen naar elkaar omkijken, natuur om van te genieten en een stad die groeit, bruist en verrast. Rieny van Nistelrooij woont er, werkt er en voelt zich er thuis. “Het is hier gemoedelijk. Mensen groeten elkaar nog op straat. Die menselijke maat zie je ook terug in de manier waarop we als gemeente met verandering omgaan”, aldus de programmamanager van de gemeente Oss.

Aanleiding voor de overstap naar Microsoft 365 was tweeledig. “De ondersteuning van Office 2016 verliep. We moesten upgraden in overeenstemming met ons cloud-beleid. Zo kwamen we vrij snel uit bij Microsoft 365. Maar we zeiden ook: als we die stap zetten, dan doen we het goed.”

Techniek, beleid én adoptie op orde

“We hebben bewust gekozen voor een aanpak in drie fasen”, vertelt Rieny. “In fase één hebben we samen met Adoptify het fundament gelegd: het technische ontwerp, de inrichting van Teams en afspraken over informatiebeveiliging en toegangsrechten. Tegelijkertijd analyseerden we samen met het projectteam alle lokale netwerkschijven. Wat is archiefwaardig, wat moet naar het provinciaal archief en wat gaan we migreren naar Teams? Alles moest kloppen: technisch, juridisch en organisatorisch.

” Naast techniek en beleid kreeg adoptie ook direct aandacht. “Veel collega’s werkten al jaren met de netwerkschijven en kenden de mogelijkheden van Microsoft 365 nog niet. Daar moet je rekening mee houden. Hoe zorgen we dat collega’s veilig en met vertrouwen met Microsoft 365 kunnen werken?

Kijkje in de keuken bij andere gemeenten

Toen alles klaarstond, begon fase twee: nadenken over hóé je zo’n verandering in de organisatie brengt. “We zijn bij andere gemeenten gaan kijken. Op basis daarvan hebben we ons eigen plan gemaakt. Met één helder uitgangspunt: we gaan per team migreren, opleiden en over naar de nieuwe manier van werken. Maar wel alles in één beweging voor dat team.”

In fase drie begon de overgang naar de praktijk. Eind 2023 startte Oss met negen teams die als early adopters fungeerden. “We kozen bewust voor een beperkte groep”, vertelt Rieny. “Zo konden we ze goed begeleiden én leren. Samen met Adoptify keken we per team mee, beantwoordden vragen en losten kleine hobbels op. Van mapstructuren die niet meer werkten tot nieuwe rechteninstellingen. Juist door het tempo en doorzettingsvermogen van onze collega’s bleef de energie erin.”

De ervaringen met de early adopters vormden de basis voor de bredere uitrol in 2024. “We hebben daar echt veel van geleerd. Eén belangrijke les: na een training hebben mensen nog hulp nodig. De eerste dagen na de overstap zijn cruciaal. Dan lopen ze tegen kleine dingen aan. Dat moet je meteen oppakken, niet pas een half jaar later. Daarom hebben we in het vervolgtraject bewust extra ruimte gemaakt om mensen direct na de training te begeleiden. Hiervoor hebben we een visuele weergave gemaakt in de vorm van een projectlineaal. Daarmee wordt het voor teams helder hoe en wanneer de ‘hulp op maat’ ingepland is.” Met die inzichten werd de rest van de organisatie in 2024 in groepen van drie teams stapsgewijs overgezet.

Key users als schakelpunt

De rol van key users bleek essentieel in dit proces. “Het key-userprogramma is een doorlopend programma. Per kwartaal komen we met deze groep bij elkaar om kennis te delen, input op te halen en nieuwe functionaliteiten te testen. Daarnaast organiseren we tussendoor ‘specials’: verdiepende trainingen en workshops, zoals omgaan met weerstand of het uitleggen van nieuwe functionaliteiten binnen je team. Beide bijeenkomsten vinden vier keer per jaar plaats, waardoor we in totaal acht keer per jaar samenkomen. Dat werkt goed, want key users kennen hun collega’s én de praktijk.”

Momenteel loopt er een nieuw project waarbij met key users en afdelingsmanagers wordt achterhaald op welke thema’s extra ondersteuning nodig is. Rieny: “Per afdeling is hiervoor een enquête uitgezet. Op basis van de uitkomsten gaan we samen met de key user en de manager in een intakegesprek om de resultaten te analyseren en een plan voor ondersteuning te maken. Dat kan per afdeling verschillen: van een extra kennissessie of hulp bij het maken van werkafspraken, tot het herinrichten van Teams en kanalen of ondersteuning rond Copilot. Deze fase is nu in volle gang en de eerste afdelingen zijn inmiddels gestart.”

Van project naar werkwijze: wat er nu anders is

Inmiddels zijn alle afdelingen gemigreerd naar Teams. Rieny: “Onze medewerkers hebben de basistrainingen gevolgd en konden zich inschrijven voor verdiepende trainingen over Teams, Planner, OneDrive, OneNote en andere onderdelen van Microsoft 365. Medewerkers maken daarin zelf een keuze waar ze behoefte aan hebben. We zijn begonnen met acht sessies en die zaten meteen helemaal vol. Inmiddels bieden we ook gevorderdentrainingen en e-learnings aan voor bijvoorbeeld teameigenaren. Voor nieuwe medewerkers zijn er onboardingstrainingen. Die combinatie werkt goed.”

Bovendien heeft iedere afdeling een key user en is er een structurele beheerorganisatie opgezet. Maar belangrijker nog: Rieny ziet het gedrag van zijn collega’s veranderen. “We zien een groei aan kennis. Dat merk je aan het type vragen dat we nu krijgen.”

Adoptie stopt niet bij livegang

In de zomer van 2024 bezocht het projectteam alle afdelingen nogmaals in een ‘zomeractie’. Medewerkers konden laagdrempelig vragen stellen, ideeën delen en hulp krijgen. “Die nabijheid maakt dat mensen blijven leren. We hebben ook een enquête uitgezet om te horen waar afdelingen tegenaan lopen. Daaruit halen we nu concrete verbeterpunten.”

Een belangrijke schakel in het dagelijkse gebruik is het adoptieportaal. “Dat hebben we vorig jaar opgezet en vullen we steeds verder aan”, zegt Rieny. “Daar staat nu echt veel op: instructievideo’s, handleidingen, instructies en een toolkit voor key users. Ook over Copilot hebben we daar inmiddels informatie opgenomen. Het is bedoeld voor alle collega’s en het wordt goed gebruikt.”

Samenwerking die verder gaat dan uitvoering

Voor Rieny zit de kracht van Adoptify in hun brede rol. “Soms heb je een inhoudelijk gesprek over techniek, dan weer een praktisch overleg over adoptie of training. Maar je werkt steeds samen met mensen die snappen dat dit geen standaardproject is. Iedereen heeft zijn eigen stijl, maar allemaal brengen ze iets mee dat waarde toevoegt.”

Terugkijkend is Rieny trots. “Tijdens het project moesten we veel communiceren, weerstand wegnemen en oplossingen verzinnen. Maar door stapsgewijs te werken en steeds uit te leggen wat en waarom, kregen we iedereen mee. Dat maakt dit project voor mij zo bijzonder: we hebben laten zien wat je met overtuigingskracht en volharding kunt bereiken.”