Woonzorg Nederland ontdekt de waarde van AI: van pilot naar een organisatiebrede strategie

Hoe zorg je dat AI niet ongericht binnen je organisatie binnensluipt, maar juist op een verantwoorde manier het dagelijks werk ondersteunt? Woonzorg Nederland schakelde Adoptify in om de introductie van AI in de organisatie gestructureerd aan te pakken met een pilot. Sebastiaan IJzerman, Informatiemanager en Product Owner van het Datateam bij Woonzorg Nederland, deelt zijn ervaringen.

Een woningcorporatie met een eigen profiel

Woonzorg Nederland is geen doorsnee woningcorporatie. De organisatie richt zich specifiek op senioren van 55 jaar en ouder en is actief in ruim 150 gemeenten, van Den Helder tot Maastricht en van Groningen tot Zeeland. In totaal beheert Woonzorg Nederland 41.000 woningen. Daarvan verhuurt de corporatie 28.000 zelfstandige woningen rechtstreeks aan bewoners die in aanmerking komen voor sociale huur. De overige 13.000 eenheden worden verhuurd aan zorgpartijen.

Die schaal en die diversiteit stellen hoge eisen aan de IT-infrastructuur. De afgelopen vijf jaar maakte Woonzorg Nederland een flinke digitaliseringsslag. De organisatie ontwikkelde de Woonzorg thuisapp, migreerde van on-premise systemen naar SaaS-applicaties en koos per domein de beste oplossing: een CRM-applicatie voor klantcontact, vastgoedbeheer, contractbeheer, financiën en onderhoud. Dat alles op basis van een duidelijk principe: Microsoft, tenzij. Azure, Dynamics, Power BI, een datalake, het Microsoft-ecosysteem vormt de ruggengraat van de Woonzorg Nederland IT-strategie.

AI vraagt om regie

Adoptify ondersteunde Woonzorg Nederland eerder al bij de overstap naar Microsoft 365. Na jaren van hard werken staat er inmiddels een stevige digitale basis en diende zich de volgende uitdaging aan: generatieve AI. “We zagen dat steeds meer collega’s AI-tools zoals ChatGPT gebruikten, zowel privé als tijdens het werk”, vertelt Sebastiaan. “Dat gebeurde nog buiten het zichtveld van onze organisatie en riep vragen op. Welke tools gebruiken mensen precies? Wat doen ze ermee? Welke risico’s brengt dat met zich mee? Iedereen gebruikte het op zijn eigen manier. Er was nog geen beleid van hoe je AI inzet binnen Woonzorg Nederland. Dat zagen we als een (data) risico, maar tegelijkertijd zien we ook hoe waardevol het is. Dat vraagt om actie.”

Bovendien was de grote applicatietransitie afgerond. Het moment was rijp om focus te verschuiven. Woonzorg Nederland wilde begrijpen wat AI, en Microsoft 365 Copilot in het bijzonder, concreet kon betekenen voor de organisatie. “Het was eigenlijk een no-brainer om iets met AI te gaan doen”, aldus Sebastiaan.

Klein beginnen, bewust kiezen

Woonzorg Nederland koos voor een gerichte aanpak: eerst ontdekken, dan opschalen. Sebastiaan: “We wilden ontdekken of Copilot iets voor ons was. Hoe helpt Copilot ons in het dagelijkse werk? Dat wilden we beter begrijpen.” De keuze viel op een pilot met 20 medewerkers uit vier afdelingen: HR, Communicatie, Onderhoud & Verduurzaming en I&A. Voor de begeleiding klopte Woonzorg Nederland aan bij Adoptify. “Een logische keuze, gegeven de positieve ervaringen uit het verleden. We hebben hen gevraagd: hoe zouden jullie dit aanpakken? Adoptify had op dat moment al een Copilot Accelerate Programma en zo zijn we begonnen.”

Voordat de pilot officieel startte, voerde Adoptify samen met Woonzorg Nederland een AI-validatie uit. Was het Microsoft-landschap klaar voor Copilot? Stonden de technische randvoorwaarden goed? Pas toen die vraag bevestigend was beantwoord, ging het startschot voor de pilot.

Het programma zag er als volgt uit:

• Een kick-off met een online inspiratiesessie voor alle pilotdeelnemers, gericht op wat Copilot kan en hoe je er mee aan de slag gaat.
• De basistraining om kennis te maken met de kernfunctionaliteiten van Copilot in de dagelijkse Microsoft 365-omgeving.
• Een verdiepende training voor meer geavanceerd gebruik, prompting en toepassingen per afdeling.
• Een introductie in AI-agents en hoe je die kunt inzetten voor specifieke taken.
• Een AI-hackathon als de afsluiter, waarbij groepen zelf een use case bedachten én direct een prototype bouwden.

Sebastiaan: “Tussen de trainingen door konden alle collega’s die deelnamen zelf aan de slag en experimenteren. We hadden een Teams-kanaal ingericht waar tips en tricks werden gedeeld. Het community-gevoel was er zeker binnen de afdelingen, waar collega’s elkaar spontaan attendeerden op handige toepassingen en slimme prompts.”

Vier uur tijdswinst per week

“Uit de evaluatie van Adoptify bleek dat mensen gemiddeld vier uur per week bespaarden. Het is altijd een beetje lastig te meten, maar dat was wat er uitkwam. En dat vind ik toch wel een mooie uitkomst”, vertelt Sebastiaan. Zeker voor HR en Communicatie was de meerwaarde groot. Maar ook Sebastiaan zelf merkte het in zijn dagelijkse werk. “Doordat copilot geïntegreerd is met Microsoft 365, biedt het zoveel extra ondersteuning; analyseren en prioriteren van je ongelezen mails, het is een notulist bij meetings, bereid een afspraak voor, het kritisch toetsen van je voorstel, en ga maar door. Allemaal taken die ongemerkt veel tijd kosten. Ik gebruik het veel voor het schrijven van teksten, een e-mail duidelijker maken of een plan van aanpak opstellen. Het helpt je enorm. Alleen: je moet er ook echt in verdiepen. Copilot halveert je werk echt niet vanzelf.”

De hackathon maakte de belofte van Copilot en agents wel tastbaarder. “Mijn team bouwde een agent voor Power BI. Zo kunnen collega’s gewoon vragen stellen als ze niet weten hoe iets werkt in PowerBI. En onze collega’s van onderhoud & verduurzaming bouwden een agent voor de kwartaalplanningen. De agent haalt documentatie uit verschillende bronnen bij elkaar, zodat het opstellen van de kwartaalrapportages een stuk minder tijd kost.”

Wat de pilot Woonzorg Nederland leerde

De pilot werd over de hele linie positief ervaren. En dat leidde tot een duidelijk besluit: Woonzorg Nederland gaat verder met AI. “Maar de pilot leerde ons ook iets anders”, zegt Sebastiaan. “Je kunt AI niet zomaar breed uitrollen als je governance en beleid nog niet op orde zijn. Mensen moeten de spelregels kennen. Dat was voor ons een belangrijke les.”

Voor 2026 heeft Woonzorg Nederland vier speerpunten geformuleerd. “Eerst willen we heldere kaders voor verantwoord gebruik van AI binnen de organisatie. Daarna gaan we aan de slag met onze AI-governance. Denk aan datalabeling en Data Loss Prevention als fundament voor veilig gebruik. Vervolgens willen we Copilot stapsgewijs beschikbaar maken voor een breder deel van de organisatie. En we willen AI-agents bouwen om repetitieve taken per afdeling te verminderen. Die volgorde hebben we bewust gekozen” benadrukt Sebastiaan. “Eerst de spelregels, dan de uitrol. Zo doe je het verantwoord.”

Samenwerking met Adoptify

De samenwerking met Adoptify heeft Sebastiaan als positief ervaren. “De pilot was vooraf heel duidelijk: welke sessies krijgen we en wat is het plan. Dat geeft rust. En de trainingen waren leuk. De hackathon werd echt het beste ontvangen. Daar gingen mensen mee aan de slag, bouwden ze echt iets. Dat werkte heel goed.” Sebastiaan en zijn team trokken uiteindelijk een heldere conclusie: “We hebben er veel van geleerd. En Adoptify heeft ons daar goed bij ondersteund.”

Daarnaast heeft Sebastiaan ook een advies voor andere woningcorporaties. “Begin klein, maar begin nu. En zorg dat je digitale basis op orde is. AI werkt pas goed als je informatie goed georganiseerd is. Wij hebben daar de afgelopen jaren hard aan gewerkt, en dat betaalt zich nu uit. Maar het allerbelangrijkste: wacht niet af. AI is al in je organisatie aanwezig, of je het nou wilt of niet. De vraag is alleen of je er regie op hebt.”