Door Hans van der Meer
Veel organisaties staan op dit moment voor een praktische keuze. Bijvoorbeeld omdat je nog werkt met een oude Office-versie, bestanden op fileservers hebt staan of simpelweg wilt moderniseren met Microsoft 365. Dat klinkt als een technische overstap, maar het begint bij inzicht. Waar staat onze informatie eigenlijk? Wie kan erbij? Welke documenten zijn vertrouwelijk? En mogen patiëntgegevens, HR-documenten of cliëntinformatie wel in de cloud staan?
Die vragen horen we steeds vaker. Zeker bij organisaties in de zorg, overheid, hulpverlening en maatschappelijke sector. Daar werken veel medewerkers met gevoelige informatie, terwijl de manier van werken steeds flexibeler wordt. Denk aan ambulante medewerkers, zorgprofessionals, brandweermensen, vrijwilligers of hulpverleners die niet de hele dag achter een vaste werkplek zitten, maar wel snel en veilig toegang nodig hebben tot de juiste documenten.
De eerste reactie is dan vaak: gevoelige informatie mag niet naar de cloud. Dat is begrijpelijk, maar meestal te kort door de bocht. De vraag is vooral hoe je jouw Microsoft 365-omgeving veilig, compliant en beheersbaar inricht.
Dit is het eerste artikel in een serie over veilig werken in Microsoft 365. In dit artikel leggen we de basis: waarom is dit onderwerp nu zo actueel en welke stappen helpen je om grip te krijgen op je informatie?
De overstap naar Microsoft 365 wordt steeds urgenter
Een belangrijke aanleiding is het einde van de ondersteuning voor Office 2016. Veel organisaties werken daar nog mee. Maar blijven werken met verouderde software wordt steeds lastiger. Support wordt duurder, beheer wordt complexer en je organisatie mist de aansluiting met moderne werkplekconcepten.
Voor veel organisaties is dit hét moment om de stap naar Microsoft 365 te maken. Daarbij ontstaat vaak een verdeling tussen verschillende typen gebruikers. Medewerkers met een kantoorfunctie krijgen meestal een uitgebreide licentie, zoals Microsoft 365 E3. Voor frontline medewerkers wordt vaker gekeken naar F3-licenties. Dat is logisch, omdat deze groep vaak minder behoefte heeft aan volledige desktopapplicaties en vooral snel toegang nodig heeft tot informatie, communicatie en samenwerking.
Maar daar zit ook direct een belangrijk aandachtspunt. F3 is sterk gericht op werken in de browser. Dat betekent dat bestanden beschikbaar moeten zijn in de cloud, bijvoorbeeld via OneDrive, Teams en SharePoint. De vertrouwde fileserver past daar steeds minder goed bij.
Voor gebruikers kan dat wennen zijn. De webversie van Word of Excel voelt anders dan de desktopapplicatie die ze al jaren gebruiken. Daarom is het belangrijk om niet alleen technisch naar deze overstap te kijken, maar ook naar de gebruikerservaring. Progressive webapps kunnen bijvoorbeeld helpen om de overgang kleiner te maken. Gebruikers krijgen dan een icoontje op hun bureaublad of taakbalk. Als ze daarop klikken, opent de webversie van Word of Excel, maar het voelt nog steeds alsof ze een gewone applicatie starten. Dat lijkt misschien een detail. Toch maken dit soort keuzes vaak het verschil tussen een soepele overstap en veel frustratie op de werkvloer.
Plan een online kennismaking
Wil je meer weten over onze IT-adoptie, Copilot diensten of informatiebeheer aanpak? Dat kan. Plan een vrijblijvende kennismaking met onze een van onze experts.
30 minuten of een uur. Dat is aan jou.
De fileserver voelt vertrouwd, maar biedt niet altijd controle
Veel organisaties werken nog met fileservers vol mappen, submappen en persoonlijke opslagplekken. Dat voelt veilig, omdat de bestanden ‘binnen’ de organisatie staan. Maar vertrouwd is niet hetzelfde als beheersbaar.
In de praktijk weten organisaties vaak niet precies welke informatie op zo’n fileserver staat. Er zijn afdelingsmappen, projectmappen, persoonlijke mappen en oude mappen waarvan niemand nog weet wie de eigenaar is. Daarin staan soms kopieën van patiëntinformatie, cliëntdossiers, HR-documenten, loonstroken, cv’s of andere gevoelige gegevens.
Ook in OneDrive, Teams en SharePoint kan informatie op de verkeerde plek belanden. Het verschil is dat je binnen Microsoft 365 veel meer mogelijkheden hebt om hier grip op te krijgen. Je kunt informatie classificeren, beveiligen, monitoren en beleid toepassen. Kortom, je krijgt de bouwblokken om informatiebeheer beter in te richten dan in veel traditionele fileserver-omgevingen.
Dat vraagt wel om een andere manier van kijken. Welke informatie hebben we, waar hoort die thuis en hoe zorgen we dat medewerkers er veilig mee kunnen werken?
Verbieden werkt meestal niet
Een herkenbaar voorbeeld uit de praktijk: een medewerker heeft informatie uit een patiënt- of cliëntsysteem nodig om een document te maken, iets te controleren of een proces af te ronden. Formeel hoort die informatie in het EPD of bronsysteem. Toch belandt er een kopie in Word, op het bureaublad, in OneDrive of in Teams.
Dit kun je als organisatie verbieden door regels aan te scherpen en toegang te beperken. Maar als medewerkers hun werk daardoor niet goed kunnen doen, zoeken ze vaak een andere route. Ze sturen een bestand naar hun privé-mailadres, slaan iets lokaal op of gebruiken een andere tool om toch verder te kunnen. Dat is geen onwil. Meestal probeert iemand gewoon zijn werk gedaan te krijgen. Maar juist daar ontstaat schaduw-IT. En daar heb je als organisatie veel minder zicht op.
Daarom is het verstandiger om te kijken hoe je medewerkers veilig kunt laten werken binnen de omgeving die je wél beheert. Natuurlijk wil je liever dat patiëntinformatie in het EPD blijft en dat HR-informatie alleen in de juiste systemen staat. Maar als je weet dat er in de praktijk toch kopieën ontstaan, kun je beter zorgen dat die informatie herkend, beveiligd en gemonitord wordt.
Je kunt pas beschermen wat je kent
Goed informatiebeheer begint met inzicht. Welke vertrouwelijke informatie is er eigenlijk? Waar staat die nu? Welke documenten staan op de fileserver, in OneDrive, Teams, SharePoint of Exchange? Welke afdelingen gebruiken die informatie? En is het noodzakelijk dat deze documenten daar staan?
Dat klinkt eenvoudig, maar in veel organisaties is dit nog onvoldoende in beeld. Een datascan of inventarisatie helpt om te bepalen waar gevoelige informatie staat en welke acties nodig zijn. Sommige documenten kunnen worden verwijderd. Andere documenten moeten blijven, maar vragen om betere beveiliging. Denk aan documenten met persoonsgegevens, medische gegevens, financiële informatie of vertrouwelijke beleidsstukken.
Vanuit daar kun je betere keuzes maken. Welke informatie is openbaar? Wat is alleen bedoeld voor intern gebruik? Welke documenten zijn vertrouwelijk? En welke informatie is zo gevoelig dat extra bescherming nodig is?
Veilig werken vraagt om duidelijke bouwblokken
Bij Adoptify kijken we naar veilig werken in Microsoft 365 als een stapsgewijze aanpak. Niet als één technische instelling of een eenmalige migratie, maar als een reeks bouwblokken die samen zorgen voor meer grip op informatie. Die stappen zien er als volgt uit:
- Data discovery en inventarisatie: je brengt in kaart waar data staat en welke gevoelige informatie daarin voorkomt. Denk aan documenten in Teams, SharePoint, OneDrive en Exchange.
- Datatypen en gevoeligheid bepalen: je maakt duidelijk welke informatie openbaar, intern, vertrouwelijk of zeer vertrouwelijk is. Zo ontstaat een herkenbaar kader voor beleid en bescherming.
- Technische classificatie en bescherming: je vertaalt het beleid naar Microsoft 365 met gevoeligheidslabels, toegangsbeheer, beperkingen op extern delen en waar nodig encryptie.
- Werken met labels: je helpt medewerkers begrijpen wat labels betekenen in hun dagelijkse werk. Eerst in een pilot, daarna breder in de organisatie.
- Data Loss Prevention: je voorkomt dat gevoelige informatie ongewenst wordt gedeeld of buiten de organisatie terechtkomt.
- Continue monitoring en governance: je blijft volgen of het beleid werkt, waar risico’s ontstaan en waar bijsturing nodig is.
De volgorde is belangrijk. Wie direct begint met blokkeren, krijgt vaak weerstand. Wie eerst inzicht creëert, duidelijke keuzes maakt en medewerkers meeneemt, bouwt aan een omgeving die veiliger én werkbaarder wordt.
Van migratie naar beheersbaar werken
De stap naar Microsoft 365 begint vaak met een migratie. Bestanden moeten van de fileserver naar Teams, SharePoint of OneDrive. Maar de echte waarde zit niet in het verplaatsen van data. Die zit in de kans om opnieuw na te denken over hoe je als organisatie met informatie omgaat.
Welke data neem je mee? Welke informatie kan weg? Welke rechten zijn logisch? Welke informatie moet extra worden beschermd? En hoe zorg je dat medewerkers na de migratie niet alsnog terugvallen op oude gewoontes?
Daarom is veilig werken in Microsoft 365 meer dan een technische klus. Medewerkers moeten begrijpen waar ze documenten opslaan, wanneer ze Teams of OneDrive gebruiken, wat een vertrouwelijkheidslabel betekent en waarom bepaalde informatie extra bescherming vraagt. Beleid, inrichting en adoptie moeten dus bij elkaar komen. Als je die basis goed neerzet, wordt de overstap naar de cloud meer dan een technische vernieuwing. Dan ontstaat een moderne werkplek waarin medewerkers prettig kunnen samenwerken en je als organisatie grip houdt op informatie, risico’s en compliance.
In de komende artikelen werken we de verschillende bouwblokken verder uit. Zo blijft veilig werken in Microsoft 365 niet hangen in beleid of techniek, maar wordt het onderdeel van de dagelijkse praktijk.