De kunst van prompting: zo verhoog je productiviteit met Microsoft 365 Copilot

Door: René van der Vlugt & Katinka Kriek Gepubliceerd op: 8 mei 2024

Een goede prompt is de basis voor alles wat je doet met Microsoft 365 Copilot. Maar wat is een goede prompt eigenlijk? Hoe zorg je ervoor dat Copilot het antwoord genereert waar je écht iets aan hebt? Dat leggen we je uit in dit artikel. We delen welke soorten prompts er zijn, hoe je een goede prompt schrijft en delen enkele tips. Zo zorg je ervoor dat iedereen in je organisatie Microsoft 365 Copilot op de juiste manier gebruikt. Tot slot laten we ook zien hoe wij Copilot in ons dagelijkse werk inzetten, met praktische voorbeelden in verschillende gebruikersscenario’s.

Microsoft 365 Copilot fungeert als je persoonlijke assistent in alle Microsoft 365-apps, zoals Outlook, Word, Excel, Teams en PowerPoint. De tooling is ontworpen om gebruikers te ondersteunen in hun dagelijkse taken. Denk aan het opstellen van documenten, het genereren van rapporten, het maken van presentaties en het samenvatten van vergaderingen. Microsoft 365 Copilot maakt gebruik van data binnen je organisatie, maar data blijft wel binnen je organisatie. De tooling erft alle bestaande configuraties op het gebied van security, compliance binnen Microsoft 365.

Hoe schrijf je een goede prompt?

Met een prompt vraag je Microsoft 365 Copilot om iets voor je te doen – zoals het maken, samenvatten of bewerken van iets. Denk aan prompts als het voeren van een gesprek, waarbij je eenvoudige en duidelijke taal gebruikt en context biedt zoals je zou doen met een assistent. Zo kun je prompts voor verschillende doeleinden gebruiken:

• Creëren: ‘Creëer een offerte-template voor XXX’
• Veranderen: “Verander deze FAQ in een presentatie van 8 slides”
• Up-to-date blijven: “Geef een update over alle actiepunten van afgelopen week”
• Reviewen: “Check deze tekst op spelfouten en inconsistenties”
• Leren: “Waar gaat [project X] over en wie zijn de stakeholders?”
• Samenvatten: “Schrijf een samenvatting van deze [presentatie].”

Een goede prompt kun je altijd volgens een bepaalde manier opbouwen. Zoals je in onderstaande afbeelding ziet, bestaat een goede prompt altijd uit vier onderdelen. Je prompt heeft een duidelijk doel. Daarnaast geef je de context, oftewel waarom je dit antwoord nodig hebt. En tot slot benoem je de bron die Copilot moet gebruiken voor het genereren van het antwoord en de verwachte uitkomst. Hoe completer je prompt is, des te beter het antwoord.

Hoe meer informatie je meegeeft aan Microsoft 365 Copilot, hoe beter het resultaat zijn zijn.

Copilot lab

Hebben mensen in je organisatie moeite om goede prompts te ontwikkelen? Microsoft biedt met Copilot Lab een platform om gebruikers op te leiden tot prompt engineers. Het is een praktische website waarin je voorbeelden van prompts kunt zien, bewaren en kan leren over alle toepassingen van prompting .

Controleer altijd

Microsoft 365 Copilot is erg transparant in hoe een antwoord wordt gegenereerd. Toch raden we je aan om de uitkomst altijd te controleren, valideren en eventueel aan te vullen. Neem niet alles 100% voor waar aan.

Hoe ga je zelf aan de slag met prompting?

Het antwoord op deze vraag is simpel: experimenteren en leren. Ga samen met je team ermee aan de slag en blijf volharden. Je moet Microsoft 365 Copilot echt voor een langere periode gaan gebruiken, om er voordeel uit te halen. Uit ervaring weten we dat je de waarde van sommige functies in Microsoft 365 Copilot pas ontdekt na meervoudig gebruik.

Voorbeeld: We hebben de afgelopen maanden veel geëxperimenteerd met het maken van Powerpoint-presentaties met Microsoft 365 Copilot. Het resultaat vonden we vaak te lang en uitgebreid. Door betere prompting zien we de laatste weken verbetering. Bij de laatste slidedecks geeft Microsoft 365 Copilot de juiste structuur en versnellen we absoluut het creatieproces.

Identificeer daarnaast tijdens het experimenteren waardevolle scenario’s en bepaal de impact voor de organisatie. Kijk bijvoorbeeld in hoeverre het de productiviteit verhoogt of de kwaliteit van de output verbetert.

Hoe gebruiken wij Microsoft 365 Copilot in ons dagelijks werk?

We begrijpen dat je ongetwijfeld ook benieuwd bent hoe je organisatie Microsoft 365 Copilot in je dagelijkse werk kunt gebruiken. Bij Adoptify zijn we continu bezig om AI toe te passen in onze eigen werkomgeving. We laten je zien hoe een werkdag met Microsoft 365 Copilot er ongeveer uit kan zien.

9.00 uur – je dag plannen

Ik begin mijn dag door Microsoft 365 Copilot te vragen om mijn belangrijkste afspraken voor vandaag voor te bereiden. Dit doen ik in Copilot Chat (Microsoft Teams). Ik krijg een overzicht van de belangrijkste afspraken van vandaag met de bijbehorende e-mails en belangrijke documenten met alle informatie zodat ik mij goed kunnen voorbereiden. 

9.20 uur – overleg gemist over een nieuwe training

Om later deze ochtend een goed voorstel te kunnen schrijven over een nieuwe training vraag ik Microsoft 365 Copilot een samenvatting te geven van het overleg van gisteren dat ik heb gemist. Ik krijg een korte, bondige samenvatting met de besproken punten. Aan de hand van de samenvatting stel ik verdiepende vragen aan Microsoft 365 Copilot over het overleg en ik krijg direct antwoord.

9.30 uur – 10.30 uur – deelnemen aan een online vergadering

We hebben een wekelijks projectoverleg. Microsoft 365 Copilot heeft al alle belangrijke documenten voor het overleg bij elkaar gehaald en de openstaande actiepunten van het vorige overleg gegeven. In dit overleg ben ik verantwoordelijk om notulen te maken.

• Actie 1: Ik vraag aan Microsoft 365 om een samenvatting van het overleg te maken. 
• Actie 2: Vervolgens vraag ik aan Copilot om de belangrijkste actiepunten voor mij op te sommen.

10.30 uur – voorstel schrijven voor een nieuwe training

We mogen een voorstel schrijven voor een nieuwe training die we aan willen bieden. In Word geven we onze prompt in met een intern document dat we willen gebruiken en Microsoft 365 Copilot genereert een eerste versie. We geven Microsoft 365 Copilot na de eerste versie feedback over het document. Wat mist er nog? Welke paragrafen moeten worden verwijderd of toegevoegd?

Prompts die we bijvoorbeeld kunnen gebruiken om feedback te geven:

• Creëer een nieuwe alinea over [onderwerp].
• Herschrijf paragraaf 2 in een formeler/ informeler taalgebruik
• Is de toon van dit document passend voor ons doelpubliek ‘Microsoft 365 gebruiker’?

Het resultaat is een compleet voorstel met: een pakkende titel, inleiding, doelgroep, leerdoelen, programma, locatie, investering en hoe je je kunt aanmelden voor de training. 

11.00 uur – presentatie maken

Vanmiddag moeten we een presentatie geven over ons project aan de algemeen directeur. We willen dit overleg voorbereiden met een PowerPoint-presentatie. We vragen Microsoft 365 Copilot om een presentatie te maken in PowerPoint op basis van ons projectplan.

Om de presentatie te verbeteren kunnen we bijvoorbeeld de volgende prompts gebruiken:

• Voeg een nieuwe dia toe over [onderwerp].
• Voeg een afbeelding toe van [onderwerp] aan deze dia.
• Verwijder dia [nummer] voor mij

Het resultaat is een presentatie van 13 slides inclusief een inhoudsopgaven, introductie en het project komt er volledig in terug. Over de opmaak ben ik nog niet 100% tevreden en die pas ik zelf even aan.

12.00 uur – opvolgen van open items

Gisteren was ik afwezig, maar ben ik wel genoemd in diverse kanalen en chats. Ik vraag in Copilot Chat (Microsoft Teams) om een samenvatting te geven van alle Teams-berichten waar ik gisteren in ben genoemd. Het resultaat is een opsomming van alle @mentioned van gisteren.  

Dit ziet er als volgt uit: “Gisterenmiddag werd u genoemd in een Teams-bericht van Jochem. Hij vroeg of u en René in staat waren om een document te beoordelen en eventueel aan te passen.”

Vervolgens kan ik op een link klikken, waardoor ik direct naar het gesprek ga en kan reageren op het bericht of op de actie die nog uitstaat. 

14.00 uur – concept e-mail opstellen na afspraak

De presentatie om 13.00 uur is goed ontvangen; de algemeen directeur wil alle collega’s direct informeren via e-mail en vraagt of wij dat willen doen. We vragen aan Microsoft 365 Copilot om een e-mail op te stellen. 

Uit onze vraag komt het volgende resultaat:

We vinden de e-mail nog iets te formeel richting onze collega’s en vragen Microsoft 365 Copilot om het bericht informeler te maken:

Het resultaat:

14.30 uur – creatieve sessie ondersteunen

In de middag hebben een creatieve sessie gepland staan om een naam te bedenken voor het Microsoft 365 Copilot programma van 10 weken. We maken gebruik van Whiteboard en Microsoft 365 Copilot. Microsoft 365 Copilot doet direct enkele suggesties om het creatieve proces aan te wakkeren. Naast het genereren van suggesties, kan Microsoft 365 Copilot de suggesties ook direct categoriseren. De creatieve sessie sluiten we af met een samenvatting van de sessie gemaakt door Microsoft 365 Copilot. Erg handig!

Dit zijn slechts een aantal suggesties vanuit Microsoft 365 Copilot. Ook kunnen we zelf suggesties toevoegen.

15.30 uur – dag voorbereiden

Het is alweer half 4 en morgen zijn we de hele dag op pad. We mogen Microsoft 365 Copilot inspiratiessessies geven bij verschillende organisaties door het land. Uiteraard willen we ons goed voorbereiden en we vragen Microsoft 365 om ons te helpen bij het voorbereiden. We krijgen een overzicht van onze afspraken van morgen met de bijbehorende e-mails, documenten en chats om ons goed voor te bereiden voor de afspraken. 

16.30 uur – naar huis

Ik ben een uur eerder klaar en in plaats van verder te werken ga ik met het mooie weer een potje tennissen.

Tot slot

In dit artikel hebben we je met voorbeelden en praktische tips laten zien hoe je effectieve prompts kunt creëren en welke impact dit kan hebben op de productiviteit en kwaliteit van het werk binnen je organisatie. Het belangrijkste is om te experimenteren, te leren en de voordelen van Copilot te ontdekken in jouw specifieke context. Hopelijk helpen de concrete voorbeelden uit ons eigen gebruik je om Microsoft 365 Copilot te zien als een waardevolle aanvulling op je dagelijkse werk. We zijn ervan overtuigd dat het je kan helpen bij bevorderen van de productiviteit van je organisatie en kwaliteit van het werk.