Digitaal fit en vaardig werken: waarom adoptie begint bij de dagelijkse praktijk  

Door: Cynthia Buckert Gepubliceerd op: 1 september 2026

Veel organisaties werken inmiddels met Microsoft 365. Toch betekent dat niet automatisch dat er ook slimmer, prettiger of eenduidiger wordt gewerkt. In de praktijk zien we vaak dat de techniek er wel is, maar dat de adoptie achterblijft. Medewerkers weten hoe ze een Teams-meeting starten of een document moeten delen. Maar weten ze ook welk kanaal ze waarvoor gebruiken? Waar belangrijke informatie moet staan? Hoe ze hybride vergaderingen goed voorbereiden? En welke afspraken er gelden voor samenwerken aan documenten? 

Daar zit het verschil tussen Microsoft 365 gebruiken en digitaal fit en vaardig werken. Bij Adoptify kijken we daarom altijd eerst naar de werkzaamheden die mensen iedere dag uitvoeren. Want adoptie draait niet om de vraag of medewerkers weten waar de knoppen zitten. Het draait om de vraag of technologie hen helpt om beter samen te werken, duidelijker te communiceren en meer overzicht te houden. 

Digitaal fit én digitaal vaardig

Digitaal werken gaat niet alleen over wat iemand individueel kan. Natuurlijk is het belangrijk dat medewerkers weten hoe ze Microsoft 365 gebruiken. Maar daarmee ben je er nog niet. Een medewerker kan heel digitaal fit zijn, maar alsnog vastlopen als het team geen duidelijke afspraken heeft. Andersom kan een organisatie een mooie digitale werkomgeving hebben ingericht, maar weinig bereiken als medewerkers niet weten hoe ze die omgeving in hun dagelijkse werk moeten gebruiken. 

Daarom maken we onderscheid tussen digitale fitheid en digitale vaardigheid. Digitale fitheid gaat over de individuele medewerker. Kan iemand het eigen werk goed organiseren? Weet iemand hoe je documenten terugvindt, taken bewaakt, notificaties beheert en slim samenwerkt? Digitale vaardigheid gaat over teams en organisaties. Zijn er duidelijke werkafspraken? Gebruikt iedereen hetzelfde kanaal voor hetzelfde doel? Is informatie vindbaar? En sluiten processen, gedrag en technologie goed op elkaar aan? Pas als die onderdelen samenkomen, ontstaat digitale volwassenheid.  

De laatste jaren zien we ook dat adaptief AI-gebruik steeds belangrijker wordt. Daarbij wordt AI niet als losse tool ingezet, maar geïntegreerd in werkprocessen en besluitvorming. AI versterkt de vaardigheden van medewerkers en helpt teams om informatie sneller te verwerken, digitale rituelen slimmer in te richten en beter onderbouwde beslissingen te nemen. Zo wordt AI een vanzelfsprekend onderdeel van digitaal fit en vaardig werken. 

Vijf scenario’s als vertrekpunt

Om digitale adoptie concreet te maken, werken we met vijf vaste scenario’s voor digitaal fit en vaardig werken. Die scenario’s sluiten aan op de dagelijkse praktijk van medewerkers. Want medewerkers denken meestal niet in applicaties. Ze denken in situaties. Ze willen weten hoe ze samen aan een document werken. Hoe ze voorkomen dat informatie zoekraakt. Hoe ze een overleg voorbereiden. Hoe ze collega’s betrokken houden als iedereen op verschillende plekken werkt. Of hoe ze overzicht houden in taken, berichten en afspraken.  

Een voorbeeld. Neem het scenario vergaderen. Je kunt medewerkers uitleggen hoe ze een Teams-meeting plannen, maar daarmee wordt een vergadering nog niet beter. Daarvoor moet je ook nadenken over de voorbereiding, het doel van het overleg, de rol van deelnemers, het vastleggen van besluiten en het opvolgen van acties.  Misschien gebruik je daar Teams voor. Misschien OneNote, Whiteboard of Copilot. Maar de belangrijkste vraag blijft: wat probeer je met elkaar te bereiken?  Pas als die vraag helder is, kun je bepalen welke digitale middelen daarbij helpen. 

Groeien in digitale volwassenheid

Medewerkers en teams hebben tijd nodig om nieuwe manieren van werken eigen te maken. Daarom werken we naast de scenario’s ook met groeipaden van digitale volwassenheid. In het groeipad ‘basis’ kennen medewerkers de tools en gebruiken ze die functioneel. Ze kunnen bijvoorbeeld een Teams-meeting plannen, een document delen of een chatbericht sturen. 

In de volgende fase gebruiken teams de tools bewuster. Er zijn afspraken gemaakt over waar informatie staat, welk kanaal waarvoor wordt gebruikt en hoe documenten worden gedeeld. In een volwassen fase zijn digitaal werken, werkafspraken en gedrag echt onderdeel geworden van de dagelijkse praktijk. Teams maken bewuste keuzes. Ze weten wanneer iets in een chat kan en wanneer het in een kanaal hoort. Ze leggen besluiten vast op een vaste plek. Ze werken samen in documenten in plaats van bestanden rond te mailen. En ze blijven hun manier van werken verbeteren. 

Tot slot zien we dat de toevoeging van AI in veel scenario’s een absolute versterker is. Taken worden uit handen genomen, zoals het notuleren en vastleggen van actiepunten tijdens een vergadering. Wel betekent dit dat daar (vaak op afdelingsniveau) aangepaste werkafspraken voor gemaakt moeten worden. Denk aan het aangeven dat het overleg wordt opgenomen. Of dat de notulen bewerkt moeten worden als niet voor iedereen duidelijk is wie wat gezegd heeft (omdat Copilot externe deelnemers niet herkent). 

Het groeipad kan verschillen per team of afdeling. De ene afdeling heeft al duidelijke afspraken over Teams en SharePoint. Een andere afdeling gebruikt Teams vooral om te vergaderen. En weer een andere afdeling werkt nog grotendeels vanuit e-mail en losse documenten. Als je iedereen dan dezelfde training geeft, sluit je maar beperkt aan bij wat teams echt nodig hebben. Door met groeipaden te werken, kun je adoptie beter afstemmen op de behoeften van je teams. 

Eerst inzicht, dan gericht verbeteren

Om goed te kunnen begeleiden, moet je eerst weten waar een organisatie staat. Daarom gebruiken we onder andere de Digi Fit Scan. De Dig iFit Scan is een online vragenlijst die inzicht geeft in hoe medewerkers digitaal werken. De scan is gekoppeld aan de zes scenario’s en kijkt naar drie onderdelen: vaardigheid, werkafspraken en gedrag. Waarom die drie onderdelen? Omdat je medewerkers soms prima weten hoe een tool werkt (vaardigheid), maar ontbreken de werkafspraken. Of er zijn wel afspraken gemaakt, maar die worden in de praktijk niet gevolgd. Dan ligt het probleem niet bij de techniek, maar bij gedrag en ritme. 

Een voorbeeld: een team kan technisch goed met Teams overweg, maar toch belangrijke informatie in losse chats zetten. Dan raken besluiten kwijt, missen collega’s context en wordt informatie later moeilijk vindbaar. De oplossing is dan niet nog een algemene Teams-training. De oplossing zit eerder in duidelijke afspraken en digitale rituelen: wanneer gebruik je chat, wanneer een kanaal en waar leg je besluiten vast? 

De Digi Fit Scan helpt om dat soort verbeterpunten zichtbaar te maken. Organisatiebreed, maar ook per afdeling of team. Daardoor kun je veel gerichter bepalen waar de meeste winst zit voor jouw organisatie. 

Adoption Score  

Naast de Digi Fit Scan analyseren we ook hoe Microsoft 365 daadwerkelijk wordt gebruikt binnen de organisatie. Hiervoor maken we gebruik van de Microsoft Adoption Score. Waar de Digi Fit Scan inzicht geeft in hoe medewerkers hun digitale werkomgeving ervaren, laat de Adoption Score zien wat er feitelijk gebeurt in de dagelijkse samenwerking. De Adoption Score geeft je organisatie bij inzicht in het gebruik van Microsoft 365 en Copilot. Bovendien wordt je score vergeleken met organisaties van vergelijkbare omvang.  

De Adoption Score kijkt onder andere naar samenwerking rondom documenten, communicatie, vergaderingen, teamwork en AI-gebruik. Hierdoor ontstaat een objectief beeld van werkgedrag binnen Microsoft 365. De Adoption Score kijkt niet naar individuele medewerkers, maar naar organisatiebrede patronen. Denk bijvoorbeeld aan: 

• Hoeveel mensen bestanden lezen, maken en gezamenlijk bewerken. 
• Hoe vaak documenten via links worden gedeeld versus als bijlage. 
• De verhouding tussen e-mail en Teams-chat. 
• Het gebruik van online vergaderingen en moderne vergaderpraktijken. 
• Het gebruik van Teams, SharePoint en andere gedeelde werkruimtes. 
• De adoptie van Microsoft 365 Copilot en AI-functionaliteiten. 
• Trends in samenwerking, kennisdeling en digitale werkgewoonten. 

De Adoption Score helpt je om vast te stellen waar de grootste verbeterkansen liggen. Welke afdelingen hebben extra begeleiding nodig? En hebben adoptie-initiatieven daadwerkelijk effect? Daarnaast biedt Microsoft concrete aanbevelingen om productiviteit, samenwerking en medewerkerstevredenheid verder te verbeteren. 

Juist daarom vullen de Digi Fit Scan en de Adoption Score elkaar zo goed aan. Je organisatie kan bijvoorbeeld denken dat Teams breed wordt gebruikt, terwijl de data laat zien dat e-mail nog steeds het dominante communicatiemiddel is. Of het aantal e-mails neemt af, maar het volume aan chatberichten stijgt zo sterk dat medewerkers nog steeds veel digitale druk ervaren.  

De Digi Fit Scan verklaart het waarom achter dit gedrag: ervaringen, gewoonten, vaardigheden en afspraken. De Adoption Score laat zien wat er daadwerkelijk gebeurt in Microsoft 365. Samen vormen ze een krachtig vertrekpunt om gerichte verbeteracties te definiëren, adoptieprogramma’s op te zetten en de ontwikkeling van de digitale werkomgeving meetbaar te maken. 

Adoptie stop niet na de implementatie

Een veelvoorkomende valkuil bij organisatie is dat adoptie wordt gezien als een project. Er is een livegang, er zijn trainingen, medewerkers krijgen uitleg en daarna gaat de organisatie door. Maar Microsoft 365 verandert continu. Teams veranderen. Nieuwe medewerkers komen binnen. Rollen verschuiven. Werkafspraken verouderen. En als niemand eigenaar blijft van adoptie, verwatert de manier van werken langzaam. 

Dan zie je na een tijdje dat er te veel Teams-omgevingen zijn aangemaakt. Documenten staan verspreid. Belangrijke informatie staat in chats. Afdelingen werken allemaal op hun eigen manier. En medewerkers raken het overzicht kwijt. Allemaal signalen dat adoptie in jouw organisatie structurele aandacht nodig heeft. 

Organisaties die digitaal volwassen willen worden, moeten adoptie daarom niet behandelen als een afgerond project, maar als een programma waarin teams stap voor stap blijven groeien. Een mooi voorbeeld daarvan is de gemeente Oss, waar ze adoptie zien als een continu proces. Benieuwd naar hun ervaringen? Lees hier hun verhaal.  

Waar we de komende blogs op ingaan

In dit artikel hebben we de basis gelegd. Digitaal fit en vaardig werken begint bij zes vaste scenario’s: samenwerken, communiceren, vergaderen, verbondenheid, mobiliteit en persoonlijke productiviteit. In de volgende blogs gaan we dieper in op die scenario’s. We laten zien wat we in de praktijk vaak terugzien, hoe je meet waar je staat en welke werkafspraken en digitale rituelen helpen om verder te groeien. 

Want Microsoft 365 biedt veel mogelijkheden. Maar de waarde ontstaat pas als medewerkers die mogelijkheden kunnen vertalen naar hun dagelijkse werk. Door bewuster samen te werken, duidelijker te communiceren en stap voor stap digitaal volwassener te worden.