Door Cynthia Buckert
Vrijwel iedereen weet inmiddels hoe je een Teams-meeting plant en eraan deelneemt. Toch betekent dit niet automatisch dat we ook effectief vergaderen. Een overleg kan technisch vlekkeloos verlopen en alsnog te lang duren, weinig opleveren of vooral energie kosten. De grootste winst zit daarom vooral in de afspraken die je met elkaar maakt.
Sinds de coronaperiode hebben vrijwel alle organisaties ervaring opgedaan met hybride vergaderen. Medewerkers weten hoe ze een online overleg starten, hun scherm delen en vanuit huis aansluiten bij collega’s op kantoor. De technische basis is meestal aanwezig.
Toch merken we tijdens onze trainingen op het gebied van digitale vaardigheden dat vergaderen nog altijd veel aandacht vraagt. Waarom? Omdat er binnen organisaties vaak onduidelijkheid is hoe zij het Microsoft Teams willen gebruiken. Wie hoort bij een overleg aanwezig te zijn? Hoe zorgen we dat deelnemers op afstand net zo goed kunnen meedoen? Waar leggen we besluiten en acties vast? En wanneer is een vergadering eigenlijk nodig?
Daar ligt de stap van hybride naar effectief vergaderen. In dit artikel laten we zien welke patronen we in de praktijk tegenkomen, hoe je inzicht krijgt in de vergadercultuur van je organisatie en hoe werkafspraken, digitale rituelen en AI helpen om overleggen doelgerichter te maken.
Wat zien we in de praktijk bij organisaties?
De vergadercultuur verschilt sterk per organisatie en afdeling. Sommige medewerkers hebben veel overleg nodig om werkzaamheden af te stemmen of besluiten te nemen. Voor anderen vormt een vergadering juist een onderbreking van werk dat concentratie of aanwezigheid op een andere plek vraagt. Een ideaal aantal vergaderingen dat voor iedereen geldt, bestaat daarom niet.
Wel zien we vaak dezelfde patronen terug. Medewerkers worden bijvoorbeeld uitgenodigd voor twee vergaderingen die tegelijkertijd plaatsvinden. Of in een overleg schuiven meerdere collega’s met een vergelijkbare rol aan, zonder dat duidelijk is wie er werkelijk nodig is. Daarnaast zien we ook dat mensen voor de zekerheid toegevoegd worden aan een overleg, terwijl ze maar bij een klein onderdeel betrokken zijn. En tijdens het overleg worden acties besproken, maar niet vastgelegd. Laat staan dat iemand later controleert of ze ook zijn uitgevoerd.
Het zijn zomaar een paar voorbeeld die we tegenkomen. Doordat hybride vergaderen zich zo snel heeft ontwikkeld, zie we ook nog andere uitdagingen ontstaan. Zo gebruikt de ene deelnemer het digitale handje om iets te zeggen, terwijl de ander gewoon door het gesprek heen praat. Collega’s in de vergaderruimte reageren sneller op elkaar en online deelnemers moeten moeite doen om ertussen te komen. En ook over het gebruik van de camera en chat bestaan vaak verschillende verwachtingen.
Dit lijken allemaal losse uitdagingen, maar ze zeggen allemaal iets over de vergadercultuur in je organisatie. De techniek werkt weliswaar, maar je hebt als team, afdeling of organisatie nog niet gezamenlijk bepaald wat je verstaat onder een effectieve vergadering.
Hoe zet je de stap naar effectief vergaderen?
Met een extra training over Microsoft Teams los je dit probleem niet op. De vraag is hoe je ervoor zorgt dat een vergadering een duidelijk doel heeft, dat de juiste mensen deelnemen en dat er na afloop iets met de uitkomsten gebeurt. Daarvoor zijn werkafspraken nodig. Die afspraken moeten passen bij het team, de werkzaamheden en het soort overleg. Een brainstorm vraagt om een andere aanpak dan een voortgangsoverleg of een vergadering waarin een besluit moet worden genomen. Ook kan wat voor het ene team goed werkt, voor een ander team juist onpraktisch zijn.
De afspraken hoeven dus niet overal identiek te zijn. Het is vooral belangrijk dat collega’s niet iedere keer opnieuw hoeven uit te zoeken wat er van hen wordt verwacht. Ze moeten weten: zo bereiden we een vergadering voor, zo nemen we eraan deel en zo zorgen we voor opvolging.
Maak eerst zichtbaar hoe er nu wordt vergaderd
Voordat je werkafspraken maakt, is het belangrijk om te begrijpen hoe je medewerkers nu vergaderen. Met de Adoption Score binnen Microsoft 365 kun je bijvoorbeeld inzicht krijgen in hoeveel tijd medewerkers in vergaderingen doorbrengen, hoe lang overleggen duren en welk deel vooraf gepland of juist ad hoc plaatsvindt.
Viva Insights kan aanvullende informatie bieden over individuele werkpatronen. Je kunt onder andere kijken naar:
- De hoeveelheid tijd die medewerkers in vergaderingen doorbrengen
- De duur en frequentie van overleggen
- Vergaderingen die elkaar overlappen
- Overleggen buiten reguliere werktijden
- Multitasken tijdens vergaderingen
Deze cijfers krijgen pas betekenis wanneer je ze bekijkt in de context van het werk. Voor sommige medewerkers is regelmatig overleg noodzakelijk om informatie uit te wisselen, afhankelijkheden te bespreken of besluiten te nemen. Voor anderen kan dezelfde hoeveelheid overleg ten koste gaan van werkzaamheden die langere perioden van aandacht vragen. De cijfers laten dus niet zelfstandig zien of een team goed of slecht vergadert, maar geven aanleiding om gerichter naar de situatie te kijken.
Ook multitasken vraagt om interpretatie. Het kan erop wijzen dat een deelnemer onvoldoende betrokken is, maar ook dat iemand maar voor een klein deel van de vergadering nodig is. In dat geval moet je niet direct concluderen dat die medewerker beter moet opletten. Misschien moet het team kritischer kijken naar de deelnemerslijst of de indeling van het overleg.
Gebruiksdata vertelt daarom nooit het volledige verhaal. Bij Adoptify combineren we deze inzichten met gesprekken en de DigiFit Scan. Daarin geven medewerkers aan hoe zij digitaal werken en waar zij in de praktijk tegenaan lopen. De combinatie laat zien wat er gebeurt, maar helpt ook om mogelijke oorzaken te achterhalen.
Wanneer is een hybride vergadering effectief?
Microsoft Teams maakt het mogelijk om online of hybride te vergaderen, maar bepaalt niet of een overleg ook iets oplevert. Daarvoor zijn vooral duidelijke keuzes en gezamenlijke afspraken nodig.
Kies een vorm die past bij het doel
Begin bij wat je met het overleg wilt bereiken. Wil je informatie delen, ideeën verzamelen, een besluit nemen of acties afstemmen? Het doel bepaalt de vorm, de duur en wie aanwezig moet zijn. Niet iedereen die belang heeft bij de uitkomst, hoeft aan het volledige overleg deel te nemen. Ook vraagt niet iedere update om een vergadering. Soms is een bericht in een Teams-kanaal of een gedeeld document voldoende. Hybride vergaderen is daarmee één van de mogelijke vormen, naast volledig online, fysiek of asynchroon samenwerken.
Ga zorgvuldig om met elkaars tijd
Maak in de uitnodiging duidelijk wat het doel is, welke voorbereiding nodig is en welke bijdrage je van deelnemers verwacht. Kijk ook kritisch naar de duur: niet ieder overleg hoeft automatisch een uur te duren. Van deelnemers mag je verwachten dat zij uitnodigingen tijdig accepteren of weigeren. Begin vervolgens op het afgesproken moment en rond ook op tijd af. Dergelijke eenvoudige afspraken voorkomen dat agenda’s onnodig vollopen en medewerkers onvoorbereid aansluiten.
Zorg dat iedereen gelijkwaardig kan deelnemen
Bij hybride vergaderingen krijgen de mensen in de ruimte gemakkelijk meer ruimte dan collega’s die online aansluiten. Spreek daarom af hoe deelnemers het woord vragen, de chat gebruiken en presentaties delen. De organisator of voorzitter bewaakt dat iedereen het overleg kan volgen en de gelegenheid krijgt om bij te dragen. Een paar herkenbare afspraken zijn meestal voldoende, zolang het team ze consequent toepast.
Copilot als ondersteuning vóór, tijdens en na de vergadering
Copilot kan helpen bij het voorbereiden van een agenda, informatie uit eerdere gesprekken terughalen en tijdens een vergadering vragen beantwoorden. Na afloop kan AI een samenvatting maken en besluiten en actiepunten verzamelen. Daardoor kunnen deelnemers zich meer op het gesprek richten en is de inhoud later gemakkelijker terug te vinden.
Copilot maakt een ineffectieve vergadering echter niet vanzelf effectief. Spreek daarom af wanneer Copilot wordt gebruikt, wie de uitkomsten controleert en hoe je omgaat met privacygevoelige gesprekken en externe deelnemers. Houd ook rekening met technische beperkingen. Het correct herkennen en toewijzen van actiepunten kan bijvoorbeeld lastiger zijn wanneer meerdere mensen vanuit één vergaderruimte deelnemen. Copilot vervangt de werkafspraken dus niet, maar kan de toepassing ervan wel ondersteunen.
Wil je dergelijke afspraken ook breder binnen je organisatie uitwerken? Ons werkboek Copilot helpt je om gecontroleerd, strategisch en verantwoord met Copilot aan de slag te gaan.
Van werkafspraken naar digitale rituelen
Werkafspraken leveren pas blijvend resultaat op als medewerkers ze consequent toepassen. Dan groeien ze uit tot digitale rituelen: vaste gewoonten die onderdeel zijn van het dagelijkse werk.
Kies niet alle rituelen tegelijkertijd, maar begin met enkele afspraken die passen bij de belangrijkste verbeterpunten van het team. Bekijk na een maand of kwartaal opnieuw de gebruiksdata en bespreek met medewerkers wat zij in de praktijk merken. Zo ontstaat een cyclus van inzicht verzamelen, afspraken maken, toepassen en bijsturen.
Op die manier groeit een team van technisch kunnen vergaderen met Microsoft Teams naar effectief hybride samenwerken. Deze ontwikkeling is onderdeel van onze aanpak voor digitaal fit en vaardig werken. Meer over de zes werkscenario’s en de bijbehorende groeipaden lees je in onze overkoepelende blog.
Zelf aan de slag met IT-adoptie?
Wil je verder kijken dan losse trainingen of een eenmalige implementatie? Tijdens onze Masterclass IT-Adoptie laten we zien hoe je Microsoft 365-adoptie structureel aanpakt. Je leert onder andere hoe je duidelijke werkafspraken maakt, adoptie borgt met eigenaarschap en ambassadeurs, en werkt vanuit een continu programma met meetbare doelen.