Medewerkers van Woonzorg Nederland werken efficiënter en flexibeler samen in nieuwe Teams-omgeving

Woonzorg Nederland is een grote woningcorporatie die ongeveer 41.500 woningen verhuurt in ruim 170 gemeenten. Woonzorg Nederland biedt seniorenwoningen aan en verhuurt vastgoed aan zorgaanbieders. De woningcorporatie was al bezig met de implementatie van Office 365 toen de coronacrisis uitbrak. Terwijl andere organisaties hun digitale transformatie on hold zetten, is Woningzorg Nederland hiermee doorgegaan. Hierdoor kon de business bijna gewoon doordraaien as usual. Maar met de nieuwe manier van samenwerken, konden de ruim 300 medewerkers wel wat ondersteuning gebruiken.

Massaal werken vanuit huis

Woonzorg Nederland maakte al gebruik van Microsoft Teams, maar nog niet iedere medewerker was gewend aan het digitaal werken. Bovendien waren er geen regels voor het bewaren van documenten, waardoor bestanden zowel in Teams als op de netwerkschijf werden opgeslagen. Met als gevolg dat documenten lastig terug te vinden waren.

“Vóór corona hadden we al een projectplan voor de nieuwe werkvorm geschreven, maar dat paste uiteindelijk niet bij de behoeften van onze medewerkers”, vertelt Mirella Berg-Heerema, product owner Innovatie bij Woonzorg Nederland. “Toen we massaal zijn gaan thuiswerken, bleek dat onze ICT-omgeving dat niet aankon. Wanneer we tegelijkertijd inlogden op maandagochtend, werd je er steeds weer uitgegooid. Ook zagen we een enorme groei in het gebruik van Microsoft Teams en onze medewerkers konden wel wat ondersteuning gebruiken bij deze nieuwe manier van digitaal samenwe

Adoptify was de perfecte match

Toen de coronacrisis uitbrak, zag Woonzorg Nederland dat veel corporaties stopten met de implementatie van Office 365. Maar de woningcorporatie zag dat dit het moment was om door te pakken: het was de nieuwe realiteit. Mirella: “We zijn toen op zoek gegaan naar een partner die ons kon helpen om het digitaal werken op de rails te zetten. We hebben met meerdere partijen gesproken, maar allemaal hadden ze hetzelfde soort implementatieprogramma en dat was geen match met wat Woonzorg Nederland zocht.”

“Toevallig kwam ik Adoptify tegen via LinkedIn”, vervolgt Mirella. “Ze deelden daar korte video’s met tips en tricks voor Microsoft Teams. Dat was precies waarnaar we op zoek waren, dus geen traject dat één of twee jaar duurt. In de eerste contacten met Adoptify werd ook duidelijk dat ze goed luisterden naar onze vraag, flexibel met ons meedachten en zochten naar een manier van werken die paste bij Woonzorg Nederland. Dat was precies wat we bij een partner hoopten te vinden.”

“Adoptify speelde goed in op de vraag vanuit de business, dat is echt hun kracht.”

Migratie naar Microsoft Teams, inclusief training

Samen met Woonzorg Nederland is een aanpak bepaald voor het nieuwe werken, met o.a. spelregels over het delen van informatie, wie er een Team mag aanmaken en wie welke verantwoordelijkheden heeft. “Vervolgens hebben we de organisatie opgesplitst in 46 (sub)afdelingen”, vertelt Frank van der Burgh, Microsoft 365-specialist bij Adoptify. “Ik ben met elk van die afdelingen in gesprek gegaan om te horen waar medewerkers tegen aanliepen bij het gebruik van Teams en waar ze hun bestanden bewaarden.”

Frank: “Vervolgens zijn we per afdeling aan de slag gegaan met de migratie van documenten naar Teams en gebruikerstraining voor hun nieuwe digitale werkplek. Ook hebben we een onboardingstraining opgezet voor nieuwe medewerkers, zodat die ook meteen bekend raken met de werkwijze van Woonzorg Nederland. De woningcorporatie koos dus voor een aanpak met veel persoonlijke aandacht voor haar medewerkers.”

Medewerkers Woonzorg Nederland ervaren meer flexibiliteit

Slechts 20% van de bestanden van Woonzorg Nederland is gemigreerd van de netwerkschijf naar de nieuwe werkomgeving in Office 365. De rest is gearchiveerd. Daarnaast heeft iedere medewerker coaching en begeleiding gehad en zijn ze bekend met de vuistregels om op een goede en veilige manier (samen) te werken. Het resultaat? Laatste versies van documenten zijn gemakkelijker terug te vinden, bestanden zijn ook onderweg of op locatie benaderbaar via de telefoon of tablet, en medewerkers proberen minder met elkaar te mailen.

“We hebben echt een andere, hybride manier van werken gecreëerd”, geeft Mirella aan. “Dat maakt onze medewerkers veel flexibeler. We hebben zelfs ons hoofdkantoor verbouwd, dat is nu een plek geworden om elkaar te ontmoeten. Met onze moderne werkomgeving kun je namelijk werken waar en wanneer je dat wilt.”

Productieve samenwerking met Adoptify

Het hele migratie- en adoptieproject is volledig op afstand doorlopen. “Toch voelde je gewoon de betrokkenheid vanuit Adoptify”, benadrukt Mirella. “Met Frank hebben we een fantastische samenwerking gehad. Als persoon past hij heel goed bij Woonzorg Nederland, dat hoor ik van meerdere collega’s terug. De trainingen zijn door verschillende specialisten van Adoptify verzorgd en ook daar zijn we zeer tevreden over.”

“Onze samenwerking met Adoptify was erg fijn.”

Doorontwikkelen Microsoft 365

“We hebben nog een flinke backlog voor innovatie”, besluit Mirella. “We bekijken nu wat we nog meer kunnen halen uit de applicaties die binnen onze Microsoft-licenties vallen, zoals Power BI en Power Automate. Verder willen we halfjaarlijkse opfristrainingen organiseren, waarbij iedereen vragen kan stellen over waar ze tegen aanlopen. Voorlopig zetten we onze flexibele werkwijze voort, zodat we de leercurve en onze vrijheid van ontwikkelen behouden.”