Gemeente Hilversum ontwikkelt app voor EnergieKlussers met Microsoft Power Platform

De gemeente Hilversum helpt inwoners met een laag inkomen bij het verlagen van hun energierekening met het initiatief ‘EnergieKlusser aan Huis’. Het succes van dit project zorgde echter voor hoge administratieve lasten voor energieklussers en de gemeente. Adoptify ontwikkelde daarom een applicatie met het Microsoft Power Platform om het proces van A tot Z te digitaliseren. De resultaten: meer gemak voor energieklussers, één actueel overzicht van materialen en afspraken en professionalisering van het proces.

Te veel administratie voor klussers en projectleider

De gemeente Hilversum heeft ruim 93.000 inwoners die actief worden ondersteund om hun huis duurzamer te maken. Voor inwoners met een laag inkomen zijn verschillende subsidies en initiatieven beschikbaar, waaronder de EnergieKlusser aan Huis. “Met dit initiatief kunnen onze inwoners online een aanvraag indienen en komt er een energieklusser langs huis om te kijken wat er duurzamer kan. Denk aan bespaartips, het plaatsen van tochtstrips en radiatorfolie”, vertelt Jacomijn Hemmen, Projectleider Energiearmoede bij de gemeente Hilversum. “Onze energieklussers maken een vervolgafspraak, bestellen de juiste materialen en komen daarna alles installeren. Het is een succesvol project waar veel inwoners gebruik van maken.”

De populariteit van de EnergieKlusser aan Huis kende voor de gemeente ook een keerzijde. Jacomijn: “We voerden veel tijdrovende en dubbele handelingen uit. Onze energieklussers registreerden op papier de benodigde materialen en werkzaamheden. Die papieren brachten ze langs op het gemeentehuis, waar we alle gegevens handmatig moesten invoeren in Excel. Per energieklusser hielden we een aparte administratie bij en er was weinig overzicht van het totaal aantal afspraken, verbruikte materialen en openstaande klussen. Niet erg handig voor de energieklussers en erg lastig voor mij als projectleider om overzicht te houden.”

Ontwikkeling van app met het Power Platform

Daarom besloot Jacomijn om Adoptify in te schakelen. “Het idee was om een app te ontwikkelen om vooral het werk van onze energieklussers makkelijker te maken. We wisten dat Adoptify de kennis in huis heeft om zoiets te realiseren.” In een sessie werden de wensen van de gemeente Hilversum in kaart gebracht en liet Adoptify zien wat de mogelijkheden zijn van het Microsoft Power Platform. “Ze hebben ons precies uitgelegd wat wel én niet mogelijk was en ons geholpen om de app zo eenvoudig mogelijk te houden. We hebben zelf ook een energieklusser met een IT-achtergrond, die heel mooi de vertaling kon maken van de energieklussers naar Adoptify.”

Ruben Le Pair, Power Platform Consultant bij Adoptify, legt uit hoe de app werkt. “Energieklussers beschikken nu over een app met daarin alle openstaande klussen. Energieklussers kunnen energieklussen aan zichzelf toewijzen en ontvangen via de app de contactgegevens van inwoners om een afspraak te maken. De app laat een overzicht zien van hun werkvoorraad en de status per klus. Tijdens de afspraak kunnen energieklussers op hun tablet de benodigde werkzaamheden en materialen invullen. Als ze de materialen ophalen in het magazijn, hebben ze een soort boodschappenlijst met wat ze precies nodig hebben. Op locatie kunnen ze vervolgens afvinken welke werkzaamheden zijn uitgevoerd.”

Inwoners verder helpen na het klussen

Het initiatief van de EnergieKlusser aan Huis heeft volgens Jacomijn ook een sociale functie. “Onze energieklussers komen bij mensen thuis en kunnen direct zien en horen of er behoefte is aan meer ondersteuning vanuit de gemeente. Zo hebben we bijvoorbeeld isolerende gordijnen of kunnen we mensen doorverwijzen naar andere hulp. We hebben in de app opgenomen dat klussers hiervoor een aanvraag kunnen doen, uiteraard in overleg met de betreffende inwoner. De aanvraag wordt dan direct doorgestuurd naar de juiste SharePoint-lijst om zo het huishouden eenvoudig te kunnen koppelen aan de juiste hulp. Zo willen we bewoners bewust maken van andere mogelijkheden binnen onze gemeente en minder belasten met allerlei extra handelingen.”

Projectleider Jacomijn is zelf ook aanzienlijk minder tijd kwijt met de administratie en beschikt over een aantal handige dashboards. “We moeten projecten zoals de EnergieKlusser aan Huis kunnen verantwoorden aan wethouder, het Rijk en natuurlijk onze inwoners. Met de dashboards zie ik in één oogopslag het aantal bezochte huishoudens per wijk of in totaal, welk soort maatregelen we veel of weinig toepassen en andere belangrijke informatie. Zo kunnen we aantonen dat het project goed verloopt en waar nog winst te behalen valt.”

Belangrijk voor de gemeente was dat de app veilig omgaat met persoonlijke gegevens van inwoners. De applicatie is door Adoptify goed beveiligd en blijft altijd up-to-date. Jacomijn: “We weten precies waar gegevens staan en maken alleen strikt noodzakelijke informatie toegankelijk voor bijvoorbeeld de projectleider of onze klussers.

Overzichtelijke werkvooraad en focus op mensen helpen

Welke resultaten ziet Jacomijn op dit moment van de app? “Alle klussers werken inmiddels met de app. Ik merk dat de werkvoorraad overzichtelijk is geworden voor mij en de klussers. We geven klussers de ruimte om zelf het werk te verdelen. Ze zijn minder tijd kwijt met administratie en doen vooral wat ze leuk vinden: mensen helpen. Voor inwoners is het ook prettig. Onze werkwijze ziet er professioneel uit en geeft vertrouwen als iemand over de vloer komt”, aldus Jacomijn.

“We hebben de tijd genomen om de app uitvoerig te testen, want het moest meteen goed zijn. We wilden dat alle energieklussers er meteen moeiteloos mee konden werken. Toch leer je weer bij als je er echt mee gaat werken. Zo hebben we na de release nog wat aanpassingen gedaan. Bijvoorbeeld om het visueel nog wat aantrekkelijker en eenvoudiger te maken voor de klussers. Gelukkig was Adoptify geduldig met ons.”

Wensen vertalen naar een oplossing

De ontwikkeling van de app was voor Jacomijn een succes. “Absoluut, een compliment naar onze energieklussers die goed hebben meegedacht en de app uitvoerig hebben getest. Daarnaast ben ik erg tevreden met de manier waarop Adoptify en in het bijzonder Ruben ons hebben geholpen. Wat ik als heel prettig heb ervaren is dat Ruben goed luisterde naar onze wensen en dat uitstekend wist te vertalen naar een oplossing. Hij weet wat de mogelijkheden en de beperking zijn van het Power Platform en geeft dat goed aan. Hij verdient de credits!”

“