Veiligheidsregio IJsselland zet in korte tijd de stap naar een toekomstbestendige digitale werkplek

Veiligheidsregio IJsselland is één van de 25 veiligheidsregio’s in Nederland. De organisatie is verantwoordelijk voor het voorbereiden op en bestrijden van rampen en crises in de regio. Vanuit 35 brandweerposten, een crisisorganisatie en diverse specialistische teams werken ruim 1.000 medewerkers (beroeps, vrijwilligers en kantoorpersoneel) dagelijks aan veiligheid en crisisbeheersing. In hun werk is informatie delen en samenwerken cruciaal. Adoptify ondersteunde de Veiligheidsregio bij de adoptie van Microsoft 365 om veiliger, slimmer en efficiënter te werken.

Tijd voor verandering

Tot voor kort werkte de Veiligheidsregio IJsselland in een Citrix-omgeving, met vaste werkplekken en beperkte mogelijkheden om bestanden te delen.“Teams gebruikten we eigenlijk alleen om te vergaderen”, vertelt Laura Burgman, communicatieadviseur en projectleider werkgroep Adoptie. “Bestanden stonden op de vaste schijf, in SharePoint en in e-mail. Versiebeheer was er nauwelijks. We realiseerden ons dat het digitaal werken veel gebruiksvriendelijker, veiliger en efficiënter kon.”

De overstap naar Microsoft 365 bood de kans om dat te realiseren. Maar de technische migratie alleen zou niet genoeg zijn. Om alle medewerkers in korte tijd vertrouwd te maken met de nieuwe digitale werkomgeving, was een strak adoptie- en trainingsprogramma nodig.

“We wisten dat we daar zelf niet de benodigde kennis en capaciteit voor in huis hadden. Daarom zijn we met verschillende partijen in gesprek gegaan”, vertelt Laura. “Bij Adoptify hadden we het beste gevoel. Ze kwamen met een helder en gedetailleerd plan, waren goed voorbereid, reageerden snel op vragen en hadden ervaring met vergelijkbare organisaties. Dat gaf vertrouwen.”

Intensief trainingsprogramma

Voordat de eerste training werd gepland, begon Adoptify met de DiGi Fit Scan: een online vragenlijst die het digitale vaardigheidsniveau en de veranderbereidheid van medewerkers meet. De overstap naar Microsoft 365 was strak gepland: in anderhalve maand tijd moest de hele organisatie worden getraind. “Iedere dag gaf Adoptify zes trainingen, vaak parallel in twee lokalen met ieder een eigen trainer”, zegt Nadja. “We trainden per afdeling, zodat we het niveau en de voorbeelden konden aanpassen aan de dagelijkse praktijk van die groep.” In de trainingen lag de nadruk op de basis van Teams, OneDrive en samenwerken in documenten. “We werkten met herkenbare scenario’s”, legt Nadja uit. “Bijvoorbeeld: hoe deel je een incidentrapport veilig met meerdere teams? Of hoe werk je samen aan één draaiboek zonder dat je tien versies rondstuurt per e-mail? Dat maakte het heel concreet voor collega’s.”

Sommige deelnemers hadden de nieuwe manier van werken snel onder de knie, terwijl anderen nog zoekende waren. “Adoptify speelde daar goed op in,” zegt Nadja. “Als we merkten dat er in een training bepaalde onderdelen lastig waren, werd dat direct verwerkt in de volgende sessie. Zo profiteerden de volgende groepen meteen van die verbeteringen. Die flexibiliteit was heel waardevol.”

Daarnaast werd intranet gebruikt om wekelijks een praktische tip te delen. “Dat varieert van ‘wist je dat je de Verkenner kunt koppelen aan SharePoint’ tot ‘zo gebruik je Planner voor het verdelen van taken’”, zegt Laura. “Het zijn kleine dingen, maar ze helpen om Microsoft 365 steeds een beetje beter te benutten.” Inloopspreekuren bleken in de praktijk weinig bezoekers te trekken. “We merkten dat de drempel te hoog was”, vertelt Nadja. “Daarom zijn we overgestapt op themasessies over specifieke onderwerpen, zoals bestanden delen of werken met OneDrive. Dat werkte veel beter: mensen wisten waar ze voor kwamen en konden gericht vragen stellen.”

Verlengstuk van het projectteam

Parallel aan de afdelingsgerichte trainingen werd een groep van 45 digitaal vaardige collega’s opgeleid. Tijdens deze trainingen kregen ze niet alleen extra uitleg over Microsoft 365, maar ook de kans om in een veilige leeromgeving te oefenen met praktijksituaties. Het doel was dat de digitaal vaardige collega’s als eerste aanspreekpunt in hun team zouden fungeren. “Zo hoefde de helpdesk niet voor elke kleine vraag in te springen”, legt Laura uit. “En het werkte: veel vragen werden direct binnen de afdelingen opgelost.”

Om de kennis ook na de trainingen levend te houden, zette Adoptify ook een adoptieportaal op. “Dat portaal hebben we zelf verder doorontwikkeld. Daar staan handleidingen, korte instructievideo’s en werkafspraken over hoe we binnen de veiligheidsregio werken met Microsoft 365”, vertelt Laura. “Alles is terug te kijken, dus ook nieuwe collega’s kunnen hier direct mee aan de slag.”

Zichtbare verandering in het dagelijks werk

De overstap naar Microsoft 365 heeft duidelijk effect. “Collega’s zien de meerwaarde”, vertelt Laura. “Je merkt dat mensen elkaar helpen en aanspreken op de nieuwe manier van werken.” Ook de helpdesk ziet verschil. “Het aantal vragen over Microsoft 365 loopt terug”, zegt Nadja. “Dankzij de trainingen, digitaal vaardige collega’s en themasessies worden veel praktische problemen al opgelost voordat ze bij ons terechtkomen.”

De planning was ambitieus: in korte tijd moest de hele organisatie worden meegenomen. “In een maand tijd de hele organisatie trainen was pittig”, zegt Nadja. “Maar Adoptify kon snel schakelen en was flexibel. Mede daardoor is het gelukt.” Laura vult aan: “Ze stonden open voor feedback en pasten de trainingen meteen aan als iets niet helemaal werkte. Je merkt dat ze begrijpen dat adoptie meer is dan techniek alleen. Het gaat om mensen meenemen in een nieuwe manier van werken en dat hebben we samen gedaan.”

Blik op de toekomst

Hoewel de basis staat, is de adoptie nog volop in ontwikkeling. “We kijken welke extra trainingen en modules we na de zomervakantie willen aanbieden”, vertelt Laura. “Het trainingsportaal houden we actueel en de FAQ’s passen we aan zodra er nieuwe vragen of wijzigingen zijn. Adoptie is geen project dat stopt, maar iets wat je blijft voeden.”

Nadja besluit: “Teams ontdekken steeds meer mogelijkheden in Microsoft 365. Dat is precies wat je wilt: dat mensen zelf op zoek gaan naar hoe het hen kan helpen. En als ze vragen hebben, weten ze de weg naar elkaar en naar de juiste middelen te vinden.”