Welkoop zet grote stap in digitaal samenwerken met Microsoft 365

Met meer dan 160 winkels en ruim 2.000 toegewijde medewerkers is Welkoop dé expert in tuin en dier. Elke dag helpen zij klanten met passie bij de verzorging van hun huisdieren en het onderhoud van hun tuin. Om de interne samenwerking naar een hoger niveau te tillen en medewerkers optimaal te ondersteunen in het gebruik van Microsoft 365, riep Welkoop de hulp in van Adoptify. Samen zetten we stappen richting een toekomstbestendige, efficiënte digitale werkomgeving.

Nog beter met elkaar samenwerken

“We hebben bij Welkoop een sterke focus op service en klantgerichtheid. Om die reden is efficiënte interne samenwerking cruciaal”, vertelt Chris Stocks, systeembeheerder bij Welkoop. “Daarom is ‘beter samenwerken’ een belangrijk onderdeel van onze strategie. Eén van onze speerpunten was om het gebruik van onze digitale werkplek te verbeteren. We beschikten namelijk al enige tijd over Microsoft 365, maar we gebruikten de tools niet op de juiste manier. Documenten en mappen stonden veelal nog op onze lokale netwerkschijf in plaats van op onze OneDrive. Daarnaast verliep veel van de interne communicatie nog per e-mail, in plaats van samen te werken in Teams. Dat zorgde voor een inefficiënte manier van werken.”

“Onze oude werkwijze beïnvloedde de samenwerking tussen teams en afdelingen, waardoor we kansen lieten liggen. Het was voor iedereen duidelijk dat we slimmer konden samenwerken. We wisten echter niet precies hoe we dat moesten aanpakken.”

De organisatie onder de loep

Adoptify ondersteunde Welkoop om stap voor stap verandering te brengen in het gebruik van de digitale werkplek. “We zijn begonnen met een Value Discovery workshop, waarin we samen met medewerkers en directie onderzochten waar de grootste knelpunten zaten en hoe we de samenwerking konden verbeteren. Tijdens deze sessies werd duidelijk dat niet alleen de technische inrichting een rol speelde, maar ook het gedrag en de werkcultuur binnen onze organisatie. Samen met Adoptify hebben we werkafspraken gemaakt: wanneer bellen we iemand, wanneer sturen we een bericht, wanneer gebruiken we e-mail en hoe werken we samen in documenten? Het klinkt als een kleine verandering, maar in de praktijk maakt het een enorm verschil.” 

“Naast deze gedragsverandering keek Adoptify ook naar de technische inrichting van onze digitale werkplek. Ze hebben een uitgebreide analyse uitgevoerd van hoe SharePoint, OneDrive en Teams waren ingericht. Hieruit volgden optimalisaties zoals het instellen van toegangsrechten, een herstructurering van Teams-kanalen en het verbeteren van de opslaginstellingen in OneDrive.”

Gestructureerde aanpak in fases

“We hebben er bewust voor gekozen om niet in één keer de hele organisatie om te gooien, maar afdelingen in fases mee te nemen in de verandering. Adoptify werkte met een afdelingsgerichte aanpak en trainde in sprints van vier weken telkens enkele teams. In de trainingen leerden medewerkers hoe ze Teams en OneDrive optimaal konden gebruiken. Omdat de digitale vaardigheden binnen Welkoop uiteenliepen, was het belangrijk om maatwerk te leveren. Sommige medewerkers pakten het snel op, terwijl anderen echt een drempel over moesten. Adoptify speelde hier goed op in door zowel basistrainingen als verdiepende sessies aan te bieden”, aldus Chris.

Daarnaast werd in samenwerking met Adoptify een online adoptieportaal opgezet. Chris: “Hier kunnen onze collega’s trainingen terugkijken, naslagwerken raadplegen en praktische tips en tricks vinden. Dit maakte het mogelijk om kennis op een eigen tempo bij te spijkeren. Bovendien is dit een handige omgeving als we bijvoorbeeld nieuwe medewerkers onze werkwijze willen leren.”

Minder e-mails, betere samenwerking

De impact was direct merkbaar volgens Chris. “Waar eerder alles per e-mail werd gedaan, zagen we na de trainingen dat de hoeveelheid berichten in Teams snel toenam. Mensen wisten elkaar beter te vinden en hielden meer rekening met elkaars beschikbaarheid. Ik merkte het ook aan mijn eigen werk. Voorheen had ik dagelijks meer dan 300 ongelezen e-mails. Nu is dat aantal drastisch gedaald, omdat veel communicatie is overgegaan naar Teams.” 

Daarnaast verbeterde de samenwerking in documenten. Voorheen stonden bestanden verspreid over netwerkschijven en persoonlijke OneDrive-mappen, waardoor het lastig was om de juiste versie te vinden. Nu werken onze medewerkers in een centrale SharePoint-omgeving, waardoor iedereen realtime in hetzelfde document kan werken. Dit heeft veel tijd bespaard. Een van de afdelingsmanagers gaf na afloop aan: ‘Eindelijk kunnen we efficiënt samenwerken zonder eerst te zoeken naar de laatste versie van een bestand.’”

Blik op de toekomst

Hoewel de organisatie grote stappen heeft gezet, ziet Chris nog ruimte voor verbetering. “Adoptify heeft ons geholpen met de implementatie van Microsoft 365 en het creëren van een cultuurverandering. Verandering heeft echter tijd nodig en het is belangrijk om te blijven herhalen. Daarom blijven we ook na de trainingen werken aan de adoptie. Dit betekent dat we mogelijk herhaaltrainingen gaan aanbieden en het adoptieportaal blijven uitbreiden met relevante informatie en best practices.”

“We kijken ook vooruit naar de volgende fase”, vervolgt Chris zijn verhaal. “Er liggen nog veel kansen, bijvoorbeeld in het gebruik van Microsoft Copilot en andere oplossingen om onze processen verder te verbeteren. Samen met Adoptify onderzoeken we hoe we deze tools kunnen inzetten om nog efficiënter te werken.” 

Een waardevolle samenwerking

Chris en zijn collega’s kijken met tevredenheid terug op de eerste fases van het project met Adoptify. “Wat Adoptify onderscheidt, is hun proactieve houding. Ze wachten niet af, maar denken echt met ons mee en sturen bij waar nodig. Ze begrijpen dat dit niet alleen een IT-project is, maar een organisatieverandering. Dat maakt hen een waardevolle sparringpartner.”

De samenwerking met Adoptify heeft ervoor gezorgd dat Welkoop een grote stap heeft gezet in digitale samenwerking. Chris: “Onze tools worden nu echt gebruikt zoals ze bedoeld zijn, onze medewerkers werken efficiënter samen en we hebben als organisatie veel meer structuur in onze digitale werkomgeving. De eerste resultaten zijn veelbelovend en we zijn benieuwd welke verdere stappen we in de toekomst kunnen zetten.”