Door: Leonie den Uil en Tessa Berends Gepubliceerd op: 28 februari 2024
Technologie, processen en mensen. De drie belangrijkste elementen bij ieder IT-project. Waar technologie en processen veel aandacht krijgen, hebben we vaak de neiging om het menselijke aspect te vergeten. Terwijl je medewerkers uiteindelijk het succes bepalen van het project. Zij moeten tenslotte met de technologie werken. In dit artikel gaan we dieper in op het belang van IT-adoptie. We bespreken waarom verandering bij IT-projecten complex kan zijn en delen onze eigen aanpak om je te inspireren en verandering voortaan goed op te pakken.
Wat wil je veranderen?
“De stap naar nieuwe soft- en hardware wordt in veel organisaties gedreven door IT. Daar wordt bedacht dat de organisatie moet overstappen van netwerkschijven naar de cloud of van allerlei losse applicaties naar Microsoft 365. Vaak om kosten te besparen of efficiënter te werken. De kunst is echter om de vraag achter de vraag te achterhalen”, vertelt Leonie den Uil, Microsoft 365 Consultant bij Adoptify. Het is volgens haar belangrijk om goed te begrijpen waarom je als organisatie een verandering wilt doorvoeren. Technologie is geen doel, maar een middel om iets te bereiken. Alleen dan kun je een gerichte aanpak ontwikkelen die de gewenste veranderingen effectief ondersteunt.
Leonie: “Een mooi voorbeeld is een organisatie in het publiek domein. Zij vroegen ons of we ze wilden helpen om Microsoft Teams slimmer te gebruiken. Het doel was volgens hen om tijd te besparen. Vervolgens ben ik door gaan vragen: waarom heb je die tijd nodig? Waarom is dat zo belangrijk voor je? Waar besteed je die tijd nu aan? Het kwam erop neer dat ze nu veel tijd kwijt waren aan het zoeken van informatie en het veilig delen van gevoelige data. Terwijl ze die tijd liever wilden besteden aan het beter ondersteunen van hun klanten. Daar zat voor medewerkers veel meer motivatie om te veranderen.”
Hoe pak je verandering slim aan?
Verandering binnen organisaties blijkt vaak lastig om verschillende redenen. Organisaties onderschatten vaak het belang van verandermanagement en de impact ervan op zowel het management als de medewerkers. Tessa Berends, Consultant bij Adoptify: “Weerstand tegen verandering is gebruikelijk en kan voortkomen uit angst voor het onbekende, gebrek aan begrip of onvoldoende ondersteuning. Maar ook een gebrek aan de juiste vaardigheden en een onduidelijk doel maken verandering vaak lastig.”
Tessa en Leonie hebben inmiddels talloze verandertrajecten meegemaakt en weten uit ervaring wat er gevraagd wordt van organisaties. Succesvolle veranderingen hebben volgens hen een aantal kenmerken:
- Er is een breed draagvlak voor beoogde organisatieveranderingen onder medewerkers
- De aanpak is inclusief en een continu proces
- De verandering wordt ondersteund door effectief verandermanagement
Vooral de laatste stap is van cruciaal belang om adoptie van nieuwe technologie onder medewerkers te bevorderen. Daarvoor hanteren we bij Adoptify een aanpak in drie stappen. We leggen de aanpak stapsgewijs uit.
1. Ambitie bepalen
In de eerste fase wordt de ambitie van de organisatie vastgesteld. Waarom wil de organisatie veranderen en voor wie? Lost dit voor de medewerkers ook iets op? Tessa: “Dit doen we met een vertegenwoordiging van verschillende afdelingen in de organisatie. We kijken vooral waar medewerkers nu tegenaan lopen en maken verandering behapbaar. Ik zie vaak dat het doel van de organisatie en medewerkers niet heel verschillend is, maar dat de vertaling meestal niet goed wordt gemaakt.”
Het is voor je organisatie essentieel om het belang van de verandering te begrijpen en de scope ervan te bepalen. Als we de beoogde voordelen voor zowel de organisatie als de medewerkers scherp hebben, stellen we een duidelijk doel en een plan van aanpak op.
Leonie: “Het bepalen van een duidelijke scope is cruciaal. Het is onmogelijk om alles tegelijkertijd aan te pakken. Daarom kijken we vooral waar de meeste waarde ligt voor de organisatie. Bij Microsoft 365 hebben we bijvoorbeeld vier primaire werkprocessen: vergaderen, communiceren, mobiel werken en samenwerken aan informatie. We beginnen heel breed vanuit die vier processen en bepalen vervolgens de prioriteiten. Hoe ver is organisatie op ieder gebied? Waar ligt ruimte voor ontwikkeling en waar ligt de ambitie voor de organisatie? Wat pakken we op lange termijn op en wat pakken we nu op?”
Belangrijke stappen in deze fase zijn onder meer:
- Het bepalen van de behoeften en uitdagingen van de organisatie en haar medewerkers
- Het identificeren van de belangrijkste belanghebbenden en stakeholders
- Het vaststellen van een duidelijk doel en een plan van aanpak, inclusief fasering, middelen en risicoanalyse
2. Verandering begeleiden
Als we samen hebben besloten wat er gaat veranderen, kijken we welke kennis en vaardigheden er nodig zijn en hoe we die kunnen toepassen in de praktijk. We kijken onder andere naar de huidige werkwijze en de gewenste werkwijze en inventariseren pijnpunten en irritaties. Op organisatieniveau maken we werkafspraken die we vervolgens op afdelingsniveau specificeren en bepalen met welke afspraken we het meeste impact maken. Waarom die afdelingsgerichte aanpak? Leonie: “Omdat we dan de verandering kunnen toepassen op de werkprocessen van mensen. Daardoor wordt het gebruik van de technologie eenvoudiger vertaald naar de persoonlijke omgeving.”
Hoe de uiteindelijke training en ondersteuning eruitziet is per organisatie verschillend. “Na de startbijeenkomst hebben we meestal 1 of 2 trainingen (basis en gevorderd). Dat kan een klassikale training zijn of een expert die op de werkvloer ondersteunt, online leermodules of een fysieke handleiding. Het verschilt per persoon of afdeling hoe zij het beste leren. Al zien we vaak dat de handleiding niet erg populair is”, zegt Tessa met een knipoog. “Belangrijk is vooral dat we in een korte tijd – meestal 2 tot 4 weken – intensief met elkaar bezig zijn om verandering teweeg te brengen. Daardoor creëren focus en momentum binnen zo’n afdeling.”
Belangrijke stappen in deze fase zijn onder meer:
- Het stimuleren van teams en afdelingen om niet alleen nieuwe tools te gebruiken, maar ook een nieuwe manier van werken te adopteren
- Het bieden van ondersteuning en begeleiding aan medewerkers met trainingen, individuele coaching en het betrekken van key users en ambassadeurs
- Het communiceren van de noodzaak tot verandering, de voordelen ervan, werkafspraken, voortgang en het delen van best practices
- Ruimte voor terugkoppeling: wat is er gebeurt en zijn we daar tevreden over?
3. Continue verbetering
Zijn we dan klaar? Nee, we hebben de basis gelegd, maar verandering is een continu proces. Vooral in IT zie je dat de ontwikkelingen elkaar in rap tempo opvolgen. En intern verandert de organisatie ook voortdurend. Teams en afdelingen veranderen, nieuwe mensen komen, oudgedienden vertrekken of veranderen van rol. Dat vraagt om een aanpak die inspeelt op deze veranderingen en helpt om verbeteringen door te voeren.
Daarom is het belangrijk om regelmatig de voortgang te evalueren en te kijken of iedereen meegaat in de verandering. Dit zorgt ervoor dat de organisatie blijft innoveren en verbeteren op de lange termijn. Leonie: “De grootste valkuil is dat organisaties te veel focussen op de eerste en tweede fase. Het wordt te vaak gezien als een eenmalig project. Ik kan je vertellen dat als je niet iedere drie jaar een groot project wilt optuigen, je beter continu kunt blijven ontwikkelen. Als je straks weer helemaal opnieuw moet beginnen, kost het je veel meer tijd.”
Belangrijk bij continue verbeteren:
- Het evalueren van de voortgang en het bijsturen van de aanpak indien nodig
- Het identificeren en aanpakken van eventuele weerstand tegen de verandering
- Het regelmatig trainen en ondersteunen van medewerkers om hun kennis en vaardigheden up-to-date te houden
- Het creëren van een cultuur van continue verbetering en innovatie binnen de organisatie
Tot slot
Het succesvol implementeren van IT-adoptie binnen organisaties vereist een goed doordachte aanpak. Door het begrijpen van de behoeften van zowel de organisatie als de medewerkers, het creëren van draagvlak en het hanteren van een inclusieve aanpak, kunnen organisaties effectief veranderen en blijven innoveren.
Meld je aan voor de IT-Adoptie Masterclass
Houd jij je bezig met de adoptie van de Microsoft 365-werkplek? En wil je alle ins en outs weten van een hedendaagse adoptieaanpak en hoe je van IT-adoptie een continu proces maakt? Een hogere productiviteit, betere samenwerking en een veilige werkplek is namelijk veel meer dan alleen het ‘aanzetten’ van Microsoft 365. Daarom hebben we een super informatieve, kleinschalige en praktische Masterclass IT-Adoptie voor je!