Hoe je werken met Microsoft 365 Copilot écht van de grond krijgt in jouw organisatie

Door Sven van den Ing – Gepubliceerd op: 15 augustus 2025

Veel medewerkers experimenteren al met AI- en productiviteitstools, maar bij veel organisaties ontbreekt een duidelijke aanpak. Er is nieuwsgierigheid, maar het beleid of de begeleiding blijft het vaak achterwege. In dit blogartikel lees je waar die terughoudendheid vandaan komt, welke uitdagingen organisaties tegenhouden én hoe je tools zoals Microsoft 365 Copilot toch succesvol laat landen. Ik deel mijn eigen ervaring en geef praktische handvatten om veilig, concreet en laagdrempelig met Copilot te starten.

Toen Microsoft 365 Copilot werd aangekondigd, was ik meteen nieuwsgierig. Niet alleen omdat het technisch interessant is, maar omdat ik dacht: dit kan mensen écht helpen in hun werk. Toch zie ik bij veel organisaties terughoudendheid bij het gebruik van Microsoft 365 Copilot. En dat is zonde. Want juist in de dagelijkse praktijk kan AI zoveel betekenen voor je organisatie, mits je weet hoe je ermee om moet gaan.

De potentie is er

Bij veel organisaties die met Microsoft 365 werken, staat de basis op het eerste gezicht goed. De tools zijn beschikbaar, de licenties zijn aangeschaft. Toch betekent dat niet dat iedereen vandaag al met Microsoft 365 Copilot aan de slag kan. Vaak moeten er eerst nog zaken op orde worden gebracht op het gebied van data security en governance. Pas daarna ontstaat de ruimte om Copilot veilig en effectief in te zetten. En zelfs dán blijft het in de praktijk vaak stil: geen vragen, geen experimenten, geen enthousiasme. Hoe kan dat? Ik zie grofweg vier oorzaken:

1. Onzekerheid over veiligheid

Veel organisaties gebruiken Copilot niet, omdat ze bang zijn dat er ‘iets’ met hun gegevens gebeurt. ‘Waar belandt mijn informatie als ik een vraag stel? Waar wordt het opgeslagen? Kan iemand anders het zien?” Die vragen leven. En zolang daar geen duidelijk antwoord op komt, blijft het bij nieuwsgierigheid. Gelukkig is daar steeds meer informatie over en is Microsoft daar erg transparant over.

2. Gebrek aan tijd

In de waan van de dag is er weinig ruimte om te spelen met nieuwe tools. Als iets niet direct tijdwinst oplevert, verdwijnt het weer van het toneel. Zonde, want juist Copilot is bedoeld om tijd te besparen, maar dat moet je eerst wel ervaren.

3. Geen duidelijke instructie

Microsoft 365 Copilot zit in je dagelijkse applicaties. In onder andere Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive en Teams kun je direct samenwerken met AI. Maar wanneer gebruik je wat? En hoe begin je? Voor veel organisaties is dat onduidelijk. Dus beginnen ze maar niet.

4. Zelftwijfel

Misschien nog wel het belangrijkste punt: veel mensen denken dat AI iets is voor ‘techneuten’ of marketeers. Dat zij er toch niets aan hebben. Of het niet goed genoeg kunnen gebruiken. Terwijl juist daar de grootste winst zit: taken waar je nu niet goed in bent, kun je met Copilot naar een 7 of 8 tillen. Daarover vertel ik je graag meer vanuit mijn eigen ervaring.

Mijn eigen ervaring: van worsteling naar versnelling

Laat ik je meenemen in mijn eigen ervaring. Vanaf jongs af aan heb ik last van dyslexie. Op school kreeg ik vaak te horen dat ik dingen niet goed kon overbrengen op papier. Ideeën had ik genoeg, maar ze op een goede manier opschrijven ging moeizaam en kostte mij veel extra tijd en energie. Daar liep ik in mijn werk soms ook tegenaan. Tot ik Copilot ging gebruiken.

Wat ik ontdekte: Copilot helpt me om de eerste stap te zetten. Een tekst op gang brengen, een structuur neerzetten, een e-mail samenvatten. Daardoor komt mijn boodschap veel makkelijker over. Ik heb letterlijk van een docent gehoord: “Als jij zou schrijven zoals je praat, had je twee punten hoger gehad.” Nou, dat lukt me dus wél met Copilot.

En het gaat verder dan tekst. Excel-tabellen die ik eerder links liet liggen omdat het me te veel tijd kostte, maak ik nu in een handomdraai. Of ik laat Copilot een PowerPoint opzetten, die ik vervolgens alleen nog hoef bij te schaven. Ik ben geen specialist en dat hoeft ook niet. Maar Copilot zorgt ervoor dat ik beter werk kan leveren. Zonder extra moeite.

Hoe je Copilot wél laat landen in je organisatie

Bij Adoptify helpen we organisaties om de potentie van Microsoft 365 echt te benutten. Ook met Copilot. Wat wij zien: het werkt pas als je het klein maakt. Concreet. Herkenbaar. En vooral: als je de drempel verlaagt. Dit zijn de succesfactoren die we steeds weer terugzien:

1. Zorg dat de techniek klopt

Copilot werkt op basis van informatie uit de Microsoft Graph: documenten, chats, e-mails, agenda’s. Als de toegangsrechten, dataclassificatie en informatiebeveiliging niet op orde zijn, loop je direct risico op oversharing.

Oplossingen:

• Microsoft Purview: stel vertrouwelijkheidslabels in om te bepalen welke documenten Copilot mag gebruiken (of juist niet).
• Microsoft Entra: beheer wie toegang heeft tot welke gegevens (‘just enough access’).
• SharePoint Advanced Management: sluit gevoelige Sharepoint sites expliciet uit van AI-queries.

Maak hierover afspraken met je tenantbeheerder of CISO. Zo kunnen je medewerkers veilig aan de slag en weet je zeker dat Copilot geen ongewenste informatie boven water haalt.

2. Start met herkenbare werkscenario’s

Copilot laat zich het best uitleggen aan de hand van werk dat mensen toch al doen. Denk aan: vergadernotulen samenvatten, projectupdates voorbereiden, e-mails herschrijven, actielijsten genereren of tabellen opzetten in Word en Excel. Laat medewerkers zelf met voorbeelden komen en test deze samen in hun eigen context. Wat werkt wél, waar loopt men vast en hoe kan Copilot ondersteunen? Zo haal je het gebruik weg bij ‘experts’ en breng je het naar de werkvloer.

3. Geef mensen ruimte om te oefenen

Experimenteren kost tijd. Maar het levert ook tijd op, als je mensen daarvoor de ruimte geeft. Bij de organisaties die ik ondersteun, werken we met buddyprogramma’s: twee collega’s die samen Microsoft 365 Copilot verkennen. Geen training, gewoon proberen en samen leren.

4. Bouw aan een AI-cultuur

Stimuleer het delen van ervaringen. Organiseer een intern Copilot-spreekuur. Start een kanaal voor tips & tricks. En vooral: maak het normaal om fouten te maken en door te vragen. AI is geen eindproduct. Het is een hulpmiddel dat steeds beter wordt naarmate je het gebruikt.

Laat Copilot geen pilot blijven

Microsoft 365 Copilot is geen magische oplossing. Maar het is ook geen hype. Het is een praktisch hulpmiddel dat jou en je collega’s beter kan maken in wat jullie doen. Mits je het goed aanpakt. Blijf niet mee hangen in een pilot, geef het ruimte en maak het onderdeel van je werk. Begin klein, laat mensen ontdekken en zie wat het oplevert.