Woonwenz maakt AI concreet met het Microsoft 365 Copilot Kickstart-programma

Woonwenz zet als woningcorporatie in op betaalbare en fijne woningen en een moderne manier van werken. Met de opkomst van generatieve AI wilde de organisatie zelf ervaren wat de technologie kan betekenen. Het doel: medewerkers slimmer laten werken en repetitieve taken verlichten, zonder concessies te doen aan veiligheid. Daarom startte Woonwenz met het Microsoft 365 Copilot Kickstart programma van Adoptify. Informatie Manager Pascal Thönissen deelt hoe het programma verliep, wat het opleverde en waar de volgende stappen liggen.

Visie vormen op AI

Woonwenz beheert ruim 10.000 woningen en andere vastgoedobjecten in de regio Venlo. De organisatie zet zich in voor betaalbare woningen en een prettige leefomgeving. “De huurder staat bij ons op één. Dat merk je door de hele organisatie heen”, vertelt Pascal. “Daar hoort ook bij dat we onze bedrijfsvoering moderniseren. Microsoft 365 gebruiken we al, maar met de opkomst van AI wilden we kijken wat Microsoft 365 Copilot voor ons kan betekenen. Zeker omdat we zagen dat medewerkers al met ChatGPT aan de slag gingen. Dat is begrijpelijk, maar niet zonder risico’s. We wilden een veilige en gestructureerde manier om AI in te zetten.”

De keuze voor Copilot was dan ook logisch. “Copilot draait binnen onze eigen Microsoft 365-tenant met de bestaande rechtenstructuur. Dat geeft zekerheid. Bovendien sluit het aan bij de beweging naar de cloud die we al hadden ingezet.”

Van masterclass naar kickstart

“Ik heb eerst een masterclass over Microsoft 365 Copilot gevolgd bij Adoptify”, vertelt Pascal. “Dat beviel eigenlijk heel goed. Het gaf me niet alleen een goed beeld van wat Copilot kan, maar ook van de aanpak van Adoptify. Daarna hebben we besloten om met hun Kickstartprogramma verder te gaan. Dat sprak ons aan omdat het heel concreet is. Duidelijke stappen en je weet precies wat je krijgt.”

De kickstart begon met een AI-validatie: een technische en functionele check of Microsoft 365 Copilot veilig kon worden gebruikt in de bestaande IT-omgeving. “Dat gaf ons de bevestiging dat onze beveiliging en autorisaties op orde waren. Een geruststellende eerste stap.” Daarna volgde een inspiratiesessie waarin medewerkers kennismaakten met Copilot en meer leerden over de werking, beveiliging en ethische aspecten. Aansluitend was er een interactieve onboardingtraining met 28 collega’s van verschillende afdelingen.” Pascal vervolgt: “Voor sommige collega’s was het allemaal nieuw, anderen waren digitaal vaardiger. Maar iedereen kreeg de kans om te experimenteren. Tijdens de sessies konden ze vragen stellen en direct ervaren wat Copilot voor hen kon doen. Dat zorgde voor een positieve ervaring.”

Leren door te doen: community en praktijk

Na de training gingen de medewerkers tien weken zelf aan de slag. Adoptify ondersteunde hen met een eigen Teams-community, waarin wekelijks tips, tricks, opdrachten en de nieuwste updates over Microsoft 365 Copilot werden gedeeld. In de community konden deelnemers ook vragen stellen. Daarnaast konden ze met hun vragen terecht bij een digitaal vragenuurtje. Aanvullend organiseerde Adoptify ook een informatiesessie over het gebruik van Copilot Agents.

“Voor sommige collega’s voelde de frequentie van de tips wat hoog”, blikt Pascal terug. “Maar het hielp wel om Copilot niet te vergeten in de drukte van de dag. Mensen ontdekten gaandeweg dat Copilot hen tijd bespaarde. Voor beleidsrollen en communicatiefuncties was dat het meest zichtbaar. Zelf merkte ik het bijvoorbeeld bij het opstellen van een RFP. Copilot helpt me bij het structureren van vragen en formuleringen. Dat scheelt gewoon uren werk.”

Meer tijd en productiviteit

Om de impact te meten, voerde Adoptify twee enquêtes uit bij de deelnemers. Jane Roos, Microsoft 365 Copilot programmamanager bij Adoptify: “Uit de resultaten bleek dat 85% van de medewerkers dagelijks tijd bespaart, vaak minimaal een kwartier per dag. Meer dan de helft gaf aan productiever en creatiever te zijn in hun werk. En maar liefst 95% zou Copilot aanraden aan collega’s. Daarmee was de businesscase snel gemaakt: de licentiekosten vallen in het niet bij de tijdwinst.”

Pascal vult aan: “Gemiddeld bespaarden collega’s al snel een kwartier per dag en voor sommigen liep dat op tot meer dan twee uur per week. Dan zijn de licentiekosten echt ‘peanuts’ vergeleken met wat het oplevert. Je ziet dat beleidsmakers, communicatie en mensen die veel achter hun bureau werken er het meest aan hebben. In het werkveld wordt het wat minder gebruikt, maar ook daar zie je dat het tijd oplevert. En sommige collega’s zijn zelfs zo enthousiast dat ze zelf eigen agents willen bouwen. Dat laat zien dat er écht toekomst in zit.”

Reflectie en advies

Over de samenwerking met Adoptify is Pascal positief. “Ze reageerden snel en boden een duidelijk omlijnd programma. Het was precies wat we nodig hadden om de eerste stappen te zetten. Over de hele linie heeft Adoptify ons echt geholpen om grip te krijgen op deze nieuwe technologie.”

Zijn advies aan andere woningcorporaties? “Wacht niet, maar begin. Doe het wel veilig en begeleid, want er zitten risico’s aan. Begin met een pilot, ontdek wat het voor je organisatie kan betekenen en bouw daarop verder. Voor ons heeft het Kickstart-programma de ogen geopend en de basis gelegd voor de volgende stappen.”