Door: Max Schleeper – Gepubliceerd op: 27 november 2025
Functioneel beheer is allang niet meer het domein van mensen die ‘achter de knoppen’ zitten. Bij Adoptify is het een vak waarin techniek, communicatie en verandermanagement samenkomen. Functioneel beheerder Max Schleeper (28) helpt organisaties dagelijks om het maximale uit hun Microsoft 365-omgeving te halen. Van procesoptimalisatie tot adoptie. “De techniek is belangrijk, maar het draait vooral om mensen: begrijpen wat ze nodig hebben en hoe je technologie laat werken voor hén.”
Max, wat houdt jouw werk precies in?
“Functioneel beheer is een beetje een verzamelnaam geworden, maar wat ik doe draait om één ding: zorgen dat een organisatie haar digitale werkplek optimaal benut. Dat begint soms bij nul, bij klanten die net met Microsoft 365 starten. Maar ook bij organisaties die al een basis hebben en verder willen automatiseren.
Bij een organisatie die ik ondersteun ben ik drie dagen per week betrokken bij de verdere ontwikkeling van hun Microsoft 365-omgeving. Daar hebben we onder meer een businessapplicatie gebouwd waarmee examinatoren digitaal examens kunnen afnemen. Zo’n app vervangt stapels papier en spreadsheets en maakt het proces sneller en foutlozer. Daarnaast kijk ik samen met hun medewerkers naar repetitieve processen die we kunnen automatiseren.
Bij een andere organisatie ligt mijn rol anders. Daar ben ik meer een onafhankelijk adviseur. Ik kijk samen met hun IT-afdeling en leveranciers hoe we het Microsoft 365-platform veilig, beheersbaar en gebruiksvriendelijk kunnen houden. Dat strategische stuk meedenken over governance, adoptie en dataveiligheid hoort echt bij de moderne invulling van functioneel beheer.”
Waarom is die rol zo belangrijk voor organisaties?
“Omdat je als functioneel beheerder de schakel bent tussen techniek en business. De eindgebruiker wil geen technisch verhaal; die wil gewoon efficiënt kunnen werken. Ik vertaal die wensen naar concrete oplossingen in het platform. Zonder goed functioneel beheer blijven veel organisaties hangen bij ‘we hebben Microsoft 365’, maar benutten ze misschien maar 30 procent van wat het kan. Mijn rol is om dat potentieel zichtbaar te maken. Niet pas in actie komen als iets niet werkt, maar voortdurend kijken waar het beter kan.
Bij de organisaties waarvoor ik werk, loop ik bijvoorbeeld eerst maandenlang mee in de organisatie. Alleen als je écht begrijpt wat mensen doen, kun je adviseren over wat ze nodig hebben. Daardoor worden de oplossingen niet alleen technisch goed, maar ook gedragen door de gebruikers.”
Hoe verschilt dit van de traditionele beheer- of adminrol?
“In eerdere functies werkte ik op de servicedesk of als systeembeheerder. Dat was vooral reactief: iemand meldt een probleem en jij lost het op. Nu ligt de nadruk op optimaliseren in plaats van repareren. Een modern functioneel beheerder zit niet in een serverruimte, maar loopt mee in de organisatie. Ik haal informatie op, stel vragen, kijk waar processen slimmer kunnen. Die proactieve houding maakt het verschil.”
Welke vaardigheden heb je nodig om jouw rol in te vullen?
“Je hebt natuurlijk technische kennis nodig. Zelf heb ik het Microsoft 365 Expert-leerpad doorlopen. Ik heb certificeringen behaald voor Teams Administrator en Microsoft 365 Administrator Expert, waarmee je kennis aantoont van alle belangrijke onderdelen van het platform. Van SharePoint en Forms tot Power Automate. Die certificeringen moet je jaarlijks vernieuwen, zodat je bijblijft met de nieuwste ontwikkelingen.
Daarnaast zijn soft skills onmisbaar: communicatie, inlevingsvermogen en time management. Je werkt met mensen uit alle hoeken van de organisatie: van de helpdesk tot het management. Het is belangrijk om te herkennen waar pijnpunten liggen en om verwachtingen goed te managen. Bij Adoptify investeren ze veel in die ‘zachte’ kant. Tijdens de onboarding volg je bijvoorbeeld trainingen in presentatie- en communicatieve vaardigheden. Zelf heb ik daarnaast een Scrum Master- en Lean Green Belt-opleiding gevolgd, omdat ik het belangrijk vind om te begrijpen hoe je veranderingen in organisaties begeleidt. Functioneel beheer is tenslotte óók verandermanagement.”
Waar staat de functioneel beheerder in de organisatie?
“Wij zitten meestal dicht bij de IT-afdeling, maar wel met een voet in de business. In de beginfase van een project werk ik veel samen met IT-managers, CISO’s en privacy officers om de technische basis goed neer te zetten. Zo heb ik laatst bij een organisatie een volledig provisioningboard uitgewerkt, zodat we helder hebben wie welke toegang krijgt en hoe dat aansluit op hun data- en securitybeleid. Zodra die basis staat, verschuif je de aandacht naar de gebruikers: hoe gaan zij met de nieuwe omgeving om en waar kunnen we nog meer winst behalen? Die beweging van IT naar business is precies wat deze rol interessant maakt. Je beweegt continu tussen strategie, techniek en praktijk.”
AI en Copilot veranderen het werkveld snel. Wat merk jij daarvan?
“Het is nog vroeg, maar de impact wordt groot. Copilot helpt mij nu al om sneller businessapps te bouwen. Waar ik vroeger soms twintig pagina’s Google moest doorscrollen voor de juiste code, laat ik Copilot nu een voorstel doen dat ik vervolgens aanpas. Dat scheelt uren. Die tijdwinst gebruik ik om meer wensen vanuit de organisatie op te pakken. Ik kan dus meer waarde leveren in dezelfde tijd.
AI vraagt wel om een ander soort kennis. Je moet weten wat de risico’s zijn, hoe je data veilig houdt en hoe je AI verantwoord toepast. Daarom legt Microsoft in nieuwe certificeringen veel nadruk op data governance. Dat is niet alleen technisch, maar ook organisatorisch: wie mag wat en wat gebeurt er met je data als AI die verwerkt? Ik zie AI nu vooral als een hulpmiddel dat het werk leuker maakt. Uiteindelijk blijft het menselijke stuk onmisbaar. Dat kan geen model van je overnemen.”
Wat vind je persoonlijk het mooiste aan je werk?
“Dat ik elke dag zie dat wat ik doe echt iets oplevert. Als ik een proces automatiseer en iemand zegt: ‘Dat scheelt me een uur per dag’, dan weet je waarvoor je het doet. Maar ook de menselijke kant maakt het bijzonder. Tijdens een personeelsfeest bij een klant stond ik achter de bar biertjes te tappen en iemand zei lachend: ‘Jij bent toch IT’er? Jij bent veel gezelliger dan ik dacht!’ Dat vind ik eigenlijk een prachtig compliment. Het laat zien dat ik geen stereotype techneut ben, maar een collega die meedenkt, meedoet en de organisatie vooruithelpt.”
Functioneel beheerder bij Adoptify
Bij Adoptify draait functioneel beheer om meer dan techniek. Onze functioneel beheerders werken nauw samen met klanten om Microsoft 365 in te richten, te verbeteren en te laten groeien met de organisatie. Daarbij krijg je alle ruimte om te leren, certificeringen te behalen en jezelf te ontwikkelen op technisch en communicatief gebied.
Wil jij organisaties helpen slimmer te werken en technologie echt laten landen in de praktijk? Bekijk onze vacatures en ontdek hoe jij als functioneel beheerder nieuwe stijl impact kunt maken bij Adoptify.