Melkweg stapt over naar Microsoft 365: verandering begeleiden in een organisatie die nooit stilstaat

Poppodium Melkweg is meer dan een concertlocatie. Vanuit het iconische gebouw aan de Lijnbaansgracht in Amsterdam organiseert de Melkweg concerten, nachtprogrammering, dansavonden, filmvertoningen en tentoonstellingen. Met ruim 200 medewerkers, tien afdelingen en een gebouw dat zeven dagen per week open is, is de Melkweg een organisatie die nooit stilstaat. Dat maakt het ook een bijzondere omgeving om een verandertraject in te draaien. Daarom schakelde de Melkweg de hulp in van Adoptify om de adoptie van Microsoft 365 goed te begeleiden.

De Melkweg werkte jarenlang met een interne server en werkwijzen die per afdeling sterk verschilden. De organisatie kent een grote diversiteit aan afdelingen: van programmering en productie tot marketing, klantenservice, gebouwbeheer en een eigen bioscoop. “Alle afdelingen hadden eigenlijk allemaal hun eigen werkwijze als het ging om documentatie en het verwerken van gegevens”, vertelt Fridtjof Winkler, projectcoördinator bij de Melkweg. “Alle informatie stond op een interne server die we ook zelf moesten onderhouden. We wilden een professionaliseringsslag maken. Daarom besloten we om over te stappen naar Microsoft 365.”

Iedereen een stem geven

Die stap had twee doelen. Aan de ene kant wilde de Melkweg af van de interne server, die duur was en capaciteit vroeg die elders beter besteed kon worden. Aan de andere kant was er de wens om meer uniformiteit te brengen in de manier van samenwerken. Het gevolg van het ontbreken van die uniformiteit was merkbaar in het dagelijks werk. “Zo kwam het wel eens voor dat we niet de actuele versie van een document gebruikten. Daardoor baseerden we bijvoorbeeld ons werk op beleid dat eigenlijk al achterhaald was. Het was lastig om informatie terug te vinden en dus efficiënt met elkaar samen te werken.”

De keuze viel op Microsoft 365, met Teams als centrale samenwerkingsomgeving. Adoptify nam de begeleiding van de verandering voor zijn rekening. Het traject startte met de Digi Fit-aanpak van Adoptify. “We hebben samen in kaart gebracht hoe medewerkers nu werken, wat er nodig is en hoe de nieuwe omgeving het beste ingericht kan worden. Een belangrijk onderdeel daarin was het aanstellen van ambassadeurs, één per afdeling.”

Die keuze was praktisch, maar ook doelbewust gericht op adoptie. “Verandering werkt alleen als mensen zich gehoord voelen en begrijpen waarom het nodig is”, stelt Fridtjof. “Met iedere verandering heb je mensen die er enthousiast over zijn en mensen die liever vasthouden aan wat vertrouwd is. Dat is ook heel waardevol, dat moet je meenemen. Dus we wilden iedereen een stem geven in het proces. Dat was ook op aanraden van Adoptify, en dat heeft goed gewerkt.”

Meerdere rollen

De ambassadeurs vervulden meerdere rollen tegelijk. Ze brachten de bestaande werkprocessen van hun team in kaart, dachten mee over de inrichting van Teams en werden voorbereid op hun rol als eerste aanspreekpunt na de livegang. Daarmee fungeerden ze ook als buffer voor het kleine projectteam. “Als iemand een vraag had, kon die terecht bij de ambassadeur van zijn afdeling. Anders komen alle losse eindjes en kleine vragen van 200 medewerkers direct bij het projectteam terecht. Dat is bijna niet te doen.”

De uitrol in anderhalve maand

Met de inrichting per afdeling bepaald, volgde de uitrol. In anderhalve maand tijd werd de hele organisatie getraind en overgezet naar Microsoft 365. Dat korte tijdsbestek was een bewuste keuze, ingegeven door de ervaringen van Adoptify met vergelijkbare trajecten.

Fridtjof: “Je wilt niet dat de ene afdeling al maanden in Teams werkt terwijl de andere nog negen maanden moet wachten. Dus we hebben het bewust compact gehouden. Was het aanpoten? Zeker. De Melkweg is zeven dagen per week open. Alle agenda’s combineren was een klus. Maar het is gelukt.”

De trainingen werden per afdeling gegeven, met scenario’s en voorbeelden die aansloten op het dagelijks werk van die groep. Dat was nodig, want de behoeften verschilden sterk. “Ons programma- en productieteam werkt bijvoorbeeld intensief samen met buitenlandse artiesten en communiceert daarvoor vooral via e-mail. Voor hen was Teams een aanvulling, terwijl het voor andere teams plek is waarin ze intensief samenwerken.”

Parallel aan de afdelingsgerichte trainingen hielden de ambassadeurs regelmatig overleg met Adoptify, waarbij ze ophaalden wat er op hun afdeling speelde en samen naar oplossingen zochten. Via een gezamenlijk Teams-kanaal konden ze ook buiten de vaste overlegmomenten terecht met vragen.

Voordelen en verdieping

Na de uitrol was de verandering in het dagelijks werk merkbaar. Fridtjof: “Documenten staan nu op een centrale plek in Teams. Onze collega’s werken nu tegelijkertijd in hetzelfde bestand, in plaats van versies heen en weer te sturen via e-mail.” Voor Fridtjof was het grootste resultaat iets ogenschijnlijk eenvoudigs: overzicht. “Mijn allergrootste voordeel als projectcoördinator is dat alle communicatie nu terug te vinden is in Teams, per kanaal en per onderwerp. Als je met een project bezig bent, kun je alles wat er ooit over gezegd is heel makkelijk terugvinden. Vroeger was dat zoeken, en dan wist je ook nog niet eens welke bestandsnaam iemand had gebruikt.”

In de zomer van 2025 volgden nog verdiepingssessies over onderwerpen als veilig documenten delen, Planner en OneNote. Daarna volgde ook een pilot met Microsoft 365 Copilot  Fridtjof: “We zagen in de praktijk dat onze collega’s steeds vaker AI-tools gebruikten, met name op de marketingafdeling. De wens ontstond om regels op te stellen over hoe we daarmee omgaan, maar ook om te onderzoeken wat een veilige manier van AI-gebruik is. Zeker omdat we werken met artiestgegevens, contracten en gevoelige informatie, willen we weten goede vastleggen wat hoe we met AI omgaan en werken.”

Na een inspiratiesessie voor de hele organisatie was er zo veel enthousiasme dat de pilot werd uitgebreid van twaalf naar twintig deelnemers. De training bestond uit een uitgebreide sessie van drie uur, aangevuld met een gezamenlijk Teams-kanaal voor vragen en wekelijkse tips. Net als bij de Teams-uitrol lag de nadruk op begeleiding, niet alleen op techniek.

“Ook collega’s die AI al langer gebruikten, ontdekten dat er meer mogelijk was dan ze dachten. Bijna iedereen met toegang tot de betaalde versie van Copilot gebruikt het nu dagelijks. Op basis van de pilot hebben we een AI-beleid opgesteld.”

Een partner die meedenkt

Dat Adoptify het traject begeleidde, was het resultaat van een bewust selectieproces. Voordat het project van start ging, werd Adoptify uitgenodigd om het plan te presenteren aan de volledige Melkweg-organisatie. “We hebben dat in onze eigen bioscoop gedaan, op een groot scherm. We vroegen Adoptify er direct bij om te kijken hoe ze reageerden op kritische vragen, hoe ze daarmee omgingen. Dat verliep goed. Zo zijn we vol vertrouwen ingestapt.”

Gedurende het traject werd dat vertrouwen bevestigd. Fridtjof wijst op de betrokkenheid van de consultants, hun snelheid van schakelen en het vermogen om mee te denken over de inrichting per afdeling. “Het was gewoon heel duidelijk dat ze dit vaker hebben gedaan en dat ze die ervaring meenemen. Adoptify heeft meegedacht over wat er per afdeling nodig was. En ze hadden echt overal een antwoord op, over de techniek, over privacy en andere onderwerpen. Ze hebben ook onderling korte lijntjes, dat vind ik prettig.”