Effectiever communiceren met Microsoft 365 door duidelijke keuzes en werkafspraken 

Door Cynthia Buckert 

In je organisatie zijn er allerlei manieren om te communiceren. Medewerkers gebruiken e-mail, Teams en andere kanalen om informatie te delen, vragen te stellen en afspraken te maken. Alleen is niet altijd duidelijk welk kanaal waarvoor bedoeld is. Daardoor staat informatie verspreid, missen medewerkers berichten of wordt dezelfde boodschap op meerdere plekken gedeeld. 

Effectief communiceren begint daarom bij duidelijke keuzes. Waar plaats je een bericht? Wie moet het ontvangen? En moet de informatie later nog terug te vinden zijn? Daarnaast bepaalt de inhoud van de boodschap of mensen begrijpen wat er van hen wordt verwacht. 

In dit artikel kijken we naar communiceren als onderdeel van digitaal fit en vaardig werken. Je leest welke knelpunten we bij organisaties tegenkomen, hoe je de huidige situatie in kaart brengt en welke werkafspraken kunnen helpen. 

Wat zien we in de praktijk bij organisaties?

Wanneer bedrijven Microsoft Teams invoeren, horen we tijdens trainingen vaak dezelfde reactie: “krijgen we er wéér een extra kanaal bij?” In een gemiddelde organisatie gebruiken medewerkers e-mail, chat, Teams-kanalen, het intranet en soms ook WhatsApp. Omdat er meestal geen duidelijke afspraken zijn gemaakt over het gebruik van deze kanalen, moet iedereen maar zelf bepalen waar een bericht thuishoort. 

Daardoor weten medewerkers vaak niet waar ze iets moeten communiceren. Bovendien zien ze kanalen over het hoofd en missen ze belangrijke updates. Of ze ontvangen dezelfde boodschap via meerdere kanalen. Daarnaast zien we dat het meestal niet duidelijk is hoe snel collega’s via bepaalde kanalen een reactie verwachten. Bijvoorbeeld: voor een korte vraag is een berichtje in Teams meestal handiger dan een e-mail. Terwijl een formeel besluit juist hoort op een plek waar collega’s het later makkelijk kunnen terugvinden. 

Vooral over WhatsApp verschillen de meningen. De ene medewerker vindt het praktisch, omdat collega’s snel reageren. De ander wil op een vrije dag of tijdens een vakantie geen werkberichten in een privé-app ontvangen. Tegelijkertijd kan WhatsApp voor medewerkers die veel onderweg of op locatie werken juist het meest toegankelijke middel zijn. Daarom is het belangrijk dat teams afspreken wanneer zij WhatsApp en andere kanalen wel en niet gebruiken. 

Een flink deel van de dagelijkse communicatie in jouw organisatie is te voorkomen door informatie op een vaste plek bij te houden. Als een project bijvoorbeeld goed wordt bijgehouden in Planner, hoeven collega’s niet steeds per e-mail naar de actuele status te vragen. Ook zul je merken dat het aantal vragen afneemt als je documenten, besluiten en andere informatie op een herkenbare plek worden opgeslagen. Communicatie blijft dan beschikbaar voor situaties waarin afstemming of uitleg nodig is.  

Hoe zet je de stap naar effectiever communiceren?

Effectief communiceren begint met heldere keuzes. Jouw collega’s moeten weten welk kanaal past bij de boodschap, wie de informatie nodig heeft en hoe snel ze een reactie mogen verwachten via ieder kanaal. Duidelijke werkafspraken helpen om die keuzes makkelijker te maken. Die afspraken kunnen per team of afdeling verschillen. Een afdeling die veel contact heeft met klanten gebruikt e-mail anders dan een intern projectteam.  

Voordat je werkafspraken kunt maken, moet je wel eerst begrijpen hoe mensen in je organisatie nu communiceren. De Adoption Score binnen Microsoft 365 laat je zien wat er daadwerkelijk gebeurt. Bijvoorbeeld hoe de verhouding tussen e-mail en Teams zich ontwikkelt op organisatieniveau. Maar ook hoe medewerkers informatie delen. En of zij vaker gebruikmaken van gedeelde communicatiekanalen. De gegevens zijn niet te herleiden tot individuele medewerkers, maar laten patronen binnen de organisatie zien. 

Gebruiksdata laat echter niet zien waarom je medewerkers bepaalde keuzes maken of hoe zij de bestaande afspraken ervaren. Met de Digi Fit Scan breng je die ervaringen wel in kaart. Aan de hand van een digitale vragenlijst geven medewerkers aan of zij weten wanneer ze e-mail, chat, een Teams-kanaal of een ander middel gebruiken. De scan kijkt ook naar de afspraken binnen teams en afdelingen en het gedrag in de praktijk. Een medewerker kan bijvoorbeeld weten welk kanaal geschikt is, terwijl zijn of haar collega’s binnen dezelfde afdeling heel andere keuzes maken. Ook kan een afspraak duidelijk zijn, maar in het dagelijkse werk nauwelijks worden gevolgd. 

De Adoption Score en de Digi Fit Scan vullen elkaar perfect aan. De gebruiksdata laat zien wat er daadwerkelijk gebeurt in je organisatie. De scan en de gesprekken die daarbij horen, helpen je om verbanden achter de data te achterhalen. Zo wordt duidelijk of medewerkers extra vaardigheden nodig hebben of dat de grootste verbetering zit in werkafspraken, vindbaarheid of gedrag. 

Geef medewerkers ook zelf inzicht in hun gedrag Met Viva Insights kun je medewerkers zelf inzicht geven in hun eigen communicatiepatronen. In het dashboard kunnen zij bijvoorbeeld zien hoeveel ze buiten werktijd mailen en welke invloed communicatie heeft op hun werkdag. Dat biedt een basis voor afspraken over bereikbaarheid.

Kies het kanaal dat past bij de boodschap

Om duidelijke werkafspraken te maken, breng je eerst in kaart welke communicatiekanalen binnen je organisatie worden gebruikt. Vervolgens bepaal je per kanaal voor welke soorten boodschappen het geschikt is. Kijk daarbij onder andere naar de doelgroep, de gewenste reactiesnelheid en de vraag of informatie later nog (makkelijk) terug te vinden moet zijn. 

In de tabel hieronder laten we zien welke kanalen we bij Adoptify gebruiken. Dit overzicht kun je niet één op één overnemen. Iedere organisatie heeft andere medewerkers, werkzaamheden en communicatiebehoeften. Gebruik de tabel daarom als voorbeeld om binnen je eigen organisatie het gesprek te voeren. Welke kanalen hebben jullie? Waarvoor gebruik je ze? En welke afspraken zijn nodig om daar in de praktijk consequent mee te werken? 

Kanaal	Geschikt voor	Aandachtspunt
E-mail	Formele communicatie, besluitvorming en het delen van documentatie	Gebruik e-mail niet voor vragen waarop je direct een reactie verwacht
Een-op-een chat	Een korte vraag of snelle afstemming met één collega	Informatie is niet beschikbaar voor andere collega’s en raakt snel uit beeld
Groepschat	Tijdelijke afstemming met een kleine groep collega’s	Voorkom dat structurele informatie alleen in de groepschat blijft staan
Teams-kanaal	Communicatie binnen de context van een project, klant of onderwerp	Geschikt voor informatie die voor het hele team relevant en later terug te vinden moet zijn
Viva Engage communities	Organisatiebrede communicatie, kennisdeling en sociale interactie	Gebruik communities consequent en reageer op vragen en opmerkingen
Intranet	Nieuws, evenementen en informatie die langere tijd beschikbaar moet blijven	Maak duidelijk welke informatie medewerkers hier kunnen vinden
Planner	Taken, deadlines en de actuele status van werkzaamheden	Een bijgewerkte planning voorkomt losse vragen over de voortgang
WhatsApp	Snelle communicatie met medewerkers die via andere kanalen lastig bereikbaar zijn	Spreek duidelijk af wanneer WhatsApp wel en niet wordt gebruikt en houd rekening met de grens tussen werk en privé

Maak ook afspraken over de boodschap

Naast afspraken over kanalen wil je ook bepalen waaraan een goede boodschap binnen je organisatie moet voldoen. Medewerkers moeten kunnen zien voor wie een bericht bedoeld is, waarom zij het ontvangen en of er een actie van hen wordt verwacht. Dat maakt communicatie duidelijker en voorkomt dat collega’s zelf moeten bepalen wat zij met een bericht moeten doen. 

Teams kunnen hierover een aantal vaste afspraken maken. Denk aan: 

• Het benoemen van de doelgroep 

• Het vroeg vermelden van de kern 

• Het concreet formuleren van een vraag, actie of besluit.  

De uitwerking kan per situatie verschillen. Een organisatiebrede update vraagt om meer context dan een korte afstemming binnen een projectteam. 

Ook voor brede interne communicatie is een vaste werkwijze nodig. Viva Engage kan bijvoorbeeld de centrale plek zijn voor berichten vanuit de directie, interne communicatie en communities. Wanneer je dat platform consequent gebruikt, kunnen medewerkers de oorspronkelijke boodschap, reacties en aanvullende uitleg op één plek terugvinden. Daarbij hoort ook eigenaarschap: iemand moet vragen beantwoorden, reacties volgen en beoordelen of aanvullende communicatie nodig is. 

Copilot als versterker van communicatie

Copilot kan je medewerkers helpen om informatie te vinden, lange gesprekken samen te vatten en een boodschap duidelijker te formuleren. Na een vakantie kan een medewerker bijvoorbeeld vragen welke belangrijke berichten in een Teams-kanaal zijn gemist. Copilot kan de kern uit een lange e-mailwisseling halen of terugzoeken waar een onderwerp eerder is besproken. Bij het schrijven kan AI helpen om de hoofdboodschap, context en gewenste actie scherper te formuleren voor een specifieke doelgroep. 

Het blijft echter wel belangrijk om de output van Copilot te controleren. Een samenvatting kan nuance missen en een herschreven bericht moet nog steeds passen bij de afzender en de situatie. Gebruik Copilot daarom vooral ter ondersteuning bij het vinden, begrijpen en formuleren van informatie. 

Wil je dergelijke afspraken ook breder binnen je organisatie uitwerken? Ons werkboek Copilot helpt je om gecontroleerd, strategisch en verantwoord met Copilot aan de slag te gaan. 

Wil je dergelijke afspraken ook breder binnen je organisatie uitwerken? Ons werkboek Copilot helpt je om gecontroleerd, strategisch en verantwoord met Copilot aan de slag te gaan.

Tot slot: van werkafspraken naar digitale rituelen

Werkafspraken hebben pas effect als iedereen in je organisatie ze consequent toepast. Dan worden het digitale rituelen: vaste gewoonten in het dagelijkse werk. Begin daarom niet te groot. Kies voor een aantal afspraken die aansluiten op de grootste knelpunten op het gebied van communicatie in jouw organisaties. Spreek bijvoorbeeld af waar en hoe je projectinformatie deelt of hoe medewerkers moeten omgaan met berichten buiten werktijd. Bekijk na een maand of kwartaal opnieuw de DigiFit-resultaten en gebruiksdata. Zo maak je zichtbaar wat er al beter gaat en waar je misschien moet bijsturen. Zo kun je stapsgewijs steeds meer digitale rituelen in je organisatie introduceren.