Door: Leonie den Uil – Gepubliceerd op 5 januari 2026
Als organisaties investeren in Microsoft 365, ligt de nadruk vaak op techniek en functionaliteit. Licenties worden aangeschaft, tools uitgerold en projecten strak gepland. Maar de echte uitdaging zit in iets anders: hoe zorg je ervoor dat medewerkers de nieuwe manier van werken ook echt omarmen? In dit blogartikel laat ik zien hoe je bij een adoptietraject de juiste mensen aanhaakt om verandering écht te laten landen.
Succesvolle implementaties onderscheiden zich doordat ze naast de technische kant ook bewust aandacht geven aan de menselijke kant van verandering. Ze zorgen ervoor dat communicatie via de juiste mensen verloopt, dat sponsors zichtbaar en betrokken zijn en dat ambassadeursprogramma’s duurzaam worden ingezet in de organisatie. Zo blijft de energie behouden, voelen medewerkers zich gehoord en groeit de verandering uit tot iets van iedereen.
De rode draad is duidelijk: organisaties die investeren in hun mensen, bouwen aan een stevige basis voor blijvende verandering. Want uiteindelijk luisteren medewerkers niet naar een projectplan, maar naar mensen die ze vertrouwen en die laten zien waarom de verandering ertoe doet.
Drie pijlers van succesvolle verandering
Dagelijks begeleiden mijn collega’s en ik organisaties bij dit soort adoptietrajecten met Microsoft 365. Bij Adoptify weten we dat succesvolle verandering rust op drie belangrijke pijlers: projectleiding, change management en sponsorship. Projectleiding borgt planning en budget en change management begeleidt de menselijke kant van de verandering. De sponsors geven richting en zorgen voor urgentie en geloofwaardigheid binnen de organisatie. Die driehoek zorgt voor balans. Als er een pijler ontbreekt, bijvoorbeeld een geloofwaardige sponsor, is de kans groot dat medewerkers afhaken.
Naar wie luistert je medewerker?
We geven organisaties bij onze aanpak ook inzicht in de cruciale vraag: naar wie luisteren medewerkers eigenlijk wanneer een verandering op hen afkomt? Want het lijkt weliswaar vanzelfsprekend om alle communicatie bij een verandering vanuit het projectteam te laten komen. Denk aan nieuwsbrieven, mails of artikelen op het intranet. Maar wat ik veelal zie, is dat deze communicatie niet het gewenste effect heeft. Medewerkers beschouwen het projectteam zelden als gezaghebbend of inspirerend. Volgens Prosci, een autoriteit op het gebied van verandermanagement, luisteren medewerkers in plaats daarvan naar twee groepen (zie ook onderstaande afbeelding):
1. Hun directe leidinggevende die ze meeneemt in hoe veranderingen hun eigen werk raken.
2. Een zichtbaar boegbeeld uit het MT of de directie bij organisatiebrede boodschappen.
Juist die mix van nabijheid en autoriteit maakt het verschil. Een leidinggevende kan uitleggen wat er verandert in het dagelijkse werk. Terwijl een ambassadeur hogerop in de organisatie benadrukt waarom de verandering nodig is en hoe dit bijdraagt aan de strategie van je organisatie.
De rol van de sponsor
Het eerdergenoemde boegbeeld noemen we bij Adoptify de ‘primaire sponsor’. Het is iemand met gezag én zichtbaarheid, die zich actief laat zien in communicatie en bijeenkomsten. Niet alleen met een handtekening onder een nieuwsbrief, maar door persoonlijk het belang van de verandering uit te dragen.
Wat ik zie in de praktijk is dat sommige organisaties geen sponsor benoemen of de projectleider of IT-manager worden naar voren geschoven. Het gevolg: de verandering krijgt het imago van een technisch project. Terwijl het in werkelijkheid om werkprocessen en samenwerking gaat. Met een geloofwaardige sponsor zorg je voor meer urgentie en voorkom je dat het project voor medewerkers naar de achtergrond verdwijnt.
Ambassadeurs: de ogen en oren in de organisatie
Naast sponsors zijn ambassadeurs onmisbaar. In veel organisaties worden zij nog ‘key-users’ genoemd, maar die term legt de nadruk op technische expertise en roept in mijn ogen vaak weerstand op. Meestal omdat het een negatieve lading heeft van eerdere projecten. En medewerkers denken dat ze expert van een applicatie moet worden, in plaats van dat ze een belangrijke rol als ‘veranderaar’ spelen.
Een ambassadeur is volgens mij iemand die binnen het team het vertrouwen van zijn of haar collega’s heeft. Een persoon die vragen van collega’s opvangt en signalen doorgeeft aan het projectteam. Hierbij is de non-verbale communicatie cruciaal: 55% van een boodschap komt voort uit lichaamstaal en gezichtsuitdrukking, 38% uit intonatie en stemgebruik en slechts 7% uit de inhoud. Een projectteam dat honderden of duizenden medewerkers begeleidt, kan die signalen nooit allemaal zien. Maar de ambassadeurs wel.
In de adoptietrajecten die ik dagelijks begeleid, zie ik dat ambassadeurs vaak het verschil maken. Ze houden het enthousiasme levend, brengen zorgen vroegtijdig aan het licht en zorgen dat collega’s zich gehoord voelen.
Verandering vraagt om gezichten
Technische implementaties kun je strak plannen en uitvoeren. Maar gedrag verander je niet met een projectplan of een nieuwsbrief. Daarvoor zijn geloofwaardige gezichten nodig: sponsors die richting en urgentie geven en ambassadeurs die het gesprek gaande houden binnen teams.
Daarom zeg ik vaak tegen klanten: wil je dat Microsoft 365 of een andere digitale transformatie écht landt in de organisatie, begin dan niet bij de techniek. Begin bij de mensen naar wie medewerkers luisteren.