Door Jane Roos – Gepubliceerd op: 12 augustus 2024
Hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie de voordelen van Copilot gaat ervaren en iedereen slimmer gaat werken en productiever en creatiever wordt. Dat lees je in dit artikel. Ontdek zelf waarom het langdurig en consistent gebruik van de tooling de way to go is, hoe je dat bevordert en wat het belang is van een learning community. Benieuwd? Lees snel verder!
Microsoft 365 Copilot verandert de manier waarop we werken. De virtuele AI-assistent integreert naadloos met populaire Microsoft-toepassingen zoals Word, Excel en Teams en stelt je medewerkers in staat om taken efficiënter en effectiever uit te voeren. De slimme AI-assistent helpt je bij het vereenvoudigen van repetitieve taken, het analyseren van data en het krijgen van nieuwe inzichten. Dit resulteert in verhoogde productiviteit en creativiteit, waardoor werknemers zich kunnen concentreren op hun belangrijkste werktaken.
De kracht van herhaling
Om als organisatie Microsoft 365 Copilot succesvol in te zetten, heb je echter meer nodig dan technologie. De sleutel ligt bij de toewijding van je gebruikers om de Copilot écht te integreren in hun dagelijkse werk. We kunnen je nu alvast vertellen dat je meer nodig hebt dan één training, om de mogelijkheden van Microsoft 365 Copilot volledig te begrijpen en toe te passen. In een training krijgen gebruikers weliswaar de basisprincipes mee, maar Copilot komt pas echt tot zijn recht wanneer je het consistent en langdurig gebruikt in je dagelijks werk.
Waarom? Omdat Copilot een breed en veelzijdig hulpmiddel is dat sterk afhankelijk is van je specifieke functie en werkomgeving. Wat voor de ene gebruiker werkt, is misschien niet direct toepasbaar voor een ander. Daarom is het voor iedere gebruiker belangrijk om zelf te ontdekken hoe Copilot het beste past bij de specifieke taken en verantwoordelijkheden. Dit leerproces vereist voortdurende toepassing en aanpassing in de praktijk.
De noodzaak van dagelijkse integratie in je werk
Door herhaling en doorlopende oefening, leer je de nuances van Copilot kennen en kun je de functionaliteiten beter benutten. Herhaald gebruik helpt om kennis te verankeren. En het zorgt ervoor dat je efficiënter en effectiever gaat werken met Copilot. Het leerproces is dus iets waar je zelf actief doorheen moet gaan, met geduld en doorzettingsvermogen, om uiteindelijk het maximale uit deze krachtige tool te halen.
Uit de 2024 Work Trend Index Annual Report van Microsoft en LinkedIn blijkt dat het belang van langdurig gebruik van Copilot gebruikers op verschillende manieren kan helpen.
Herhaaldelijk gebruik van Microsoft 365 Copilot leidt bijvoorbeeld tot aantoonbare productiviteitsverbeteringen. Dagelijks gebruik helpt je nieuwe manieren te ontdekken om tijd te besparen en werkprocessen te stroomlijnen. Zo rapporteren Microsoft salesmedewerkers die Copilot regelmatig gebruiken, gemiddeld 90 minuten tijdsbesparing per week. Dit laat zien dat de voordelen van Copilot zich na verloop van tijd opbouwen.
Dagelijks interactie met Copilot stelt je ook in staat om continu te leren en je gebruik van de tool aan te passen. Door dit interactieve leerproces ontdek je steeds meer functies en leer je deze te benutten. Dit leidt tot een dieper begrip van Copilot en een effectievere manier van werken. Zelf begin ik bijvoorbeeld iedere dag Copilot te vragen wat mijn belangrijkste afspraken zijn en of ik nog belangrijke Teams-berichten heb gemist. Door dit dagelijks te doen, zie ik steeds meer het nut ervan in en word ik steeds efficiënter.
De integratie van Copilot in je dagelijkse routines zorgt ook voor consistentie in je workflow. Je wordt je bewust van de mogelijkheden en hoe deze je kunnen helpen bij het bereiken van je doelen. Bijvoorbeeld, door na iedere vergadering te vragen of Copilot de belangrijkste actiepunten op een rij wil zetten, creëer je consistentie in je manier van werken. Uit het rapport blijkt dat 77% van de gebruikers na enkele weken al aangeeft niet meer zonder Copilot te willen werken. Dit suggereert dat langdurig gebruik van Copilot leidt tot een positieve ervaring en dat gebruikers de voordelen ervan erkennen.
Samen leren = Key
Het is duidelijk dat Microsoft 365 Copilot vraagt om inzet en consistent gebruik. Met een sterke community kun je dit bevorderen. Een community speelt een centrale rol bij het ondersteunen van gebruikers door ze constant te prikkelen. Samen leren en ontdekken hoe Copilot het beste werkt, maakt het leerproces niet alleen efficiënter maar ook veel leuker en motiverender. Het samen doorlopen van dit traject zorgt voor een gevoel van verbondenheid en stimuleert doorzettingsvermogen, omdat je weet dat je er niet alleen voor staat.
Binnen de community kun je wekelijks tips en tricks delen met gebruikers, bijvoorbeeld via Microsoft Teams, Viva Engage of zelfs per e-mail. Zo doen mensen voortdurend nieuwe inspiratie op en kunnen ze stapsgewijs bijleren. Het organiseren van (digitale) vragenuurtjes is een andere effectieve manier om kennis te delen. Gebruikers kunnen hierbij vragen te stellen en de interactie te zoeken met andere gebruikers over Microsoft 365 Copilot. Het plannen van individuele momenten voor specifieke vragen of ondersteuning kan ook nuttig zijn. Bijvoorbeeld door op een aantal vaste momenten een Copilot-expert beschikbaar te stellen.
Daarnaast kan een forum binnen de community een waardevolle aanvulling zijn. Hier kunnen gebruikers discussies starten met andere gebruikers, ervaringen delen en van elkaar leren. Dit soort interacties bevorderen niet alleen de individuele kennis, maar versterken ook de collectieve expertise van de community. Door continu in contact te staan met andere gebruikers, blijf je op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en bevorder je het gebruik van Copilot in de dagelijkse werkzaamheden.
Hoe zorg je voor een geleidelijke overgang naar Microsoft 365 Copilot?
We adviseren om het gebruik van Microsoft 365 binnen je organisatie stapsgewijs te bevorderen. Ons advies is om klein te beginnen met pilots op verschillende afdelingen.
Samenwerken op afdelingsniveau helpt om gezamenlijk relevante use cases te identificeren en deze om te zetten naar concrete prompts. Daardoor kan Microsoft 365 Copilot een integraal onderdeel van de kernactiviteiten worden. Dit proces verhoogt de efficiëntie en verbetert de samenwerking binnen de afdeling. Bovendien zorgt deze aanpak ervoor dat de oplossingen nauw aansluiten bij de specifieke behoeften en doelstellingen van elke afdeling, wat de kans op een succesvolle adoptie van Microsoft 365 Copilot vergroot.
Belangrijk is wel om gebruikers de ruimte te geven om te experimenteren en van elkaar te leren in een community. Zo zorg je ervoor dat gebruikers op een veilige, consistente en verantwoorde manier Copilot kunnen toepassen binnen hun dagelijkse werkzaamheden. Daarna kun je geleidelijk meer medewerkers, teams en afdelingen toegang geven tot Microsoft 365 Copilot.
Om de overgang van de pilotgroep naar de rest van de organisatie in goede banen te leiden, hebben we nog enkele tips:
- Zoek enthousiaste mensen die naar voren stappen als ambassadeurs van Microsoft 365 Copilot en anderen motiveren om de tooling te gebruiken. Dit creëert een soort domino-effect binnen de organisatie. .
- Het is cruciaal dat iedereen zich bewust wordt van de voordelen op de lange termijn. Copilot kan je efficiënter en creatiever laten werken. Hoewel sommigen misschien bang zijn dat het hun baan overneemt, kun je dit verhelpen door demo’s te geven en gebruikersscenario’s te delen. Laat mensen zelf zien en voelen wat Copilot kan.
- Bevorder een cultuur waarin het gebruik van generatieve AI normaal is en een integraal onderdeel van het dagelijks werk wordt. Doe dit door regelmatig trainingen en workshops te organiseren en tips & tricks te delen, om het gebruik van Copilot te stimuleren en te verankeren binnen de organisatie.
Tijd voor de eerste stappen
Zoals je hebt kunnen lezen, vereist het benutten van Microsoft 365 Copilot meer dan een eenmalige training; het vraagt om voortdurende inzet en consistent gebruik. Door regelmatig met Copilot te werken, kunnen gebruikers hun vaardigheden verfijnen en de tool op een steeds effectievere manier inzetten. Een ondersteunende community is hierbij onmisbaar. Samen leren, ervaringen delen en elkaar motiveren binnen een gemeenschap versterkt niet alleen de individuele kennis, maar ook de collectieve expertise.
Ben je nu benieuwd hoe je moet starten of wil je ondersteuning bij de eerste stappen? Met het Microsoft 365 Copilot Kickstart Programma van Adoptify bieden we een op maat gemaakte pilot die perfect is afgestemd op de specifieke behoeften van jouw organisatie. Het programma van 12 weken is ontworpen om inzicht te verwerven, te experimenteren, te leren en te onderzoeken hoe de randvoorwaarden voor effectief en veilig gebruik binnen jouw organisatie kunnen worden ingeregeld.