Microsoft 365 Copilot Early Access Program: onze eerste ervaringen en inzichten

Door: René van der Vlugt Gepubliceerd op: 14 februari 2024

Sinds begin 2024 is Copilot voor Microsoft 365 voor iedere organisatie beschikbaar. In de aanloop naar de release gingen enkele organisaties in 2023 al met Microsoft 365 Copilot aan de slag in het Early Access Program. Adoptify is als programmamaker betrokken bij dit project. In dit blogartikel leggen we je uit wat we hebben geleerd in de afgelopen maanden. Wat is Copilot eigenlijk? Hoe werkt Copilot binnen Microsoft 365? En waar moet je rekening mee houden? Dat lees je in dit artikel.

Leren en experimenteren met AI

Voordat we meer vertellen over onze ervaringen: eerst even een korte samenvatting van wat Microsoft 365 Copilot inhoudt. Het is een slimme online assistent die gebruikmaakt van generatieve kunstmatige intelligentie (AI) om het werk van je organisatie binnen Microsoft 365 te verbeteren. Microsoft 365 Copilot integreert naadloos met applicaties zoals Word, Excel, (New) Outlook en Teams en leert van je gedrag om slimme suggesties en assistentie te bieden. Van het opstellen van Word-documenten tot het verwerken van complexe datasets.

Tot voor kort was Microsoft 365 Copilot alleen beschikbaar voor bedrijven die minimaal 300 licenties afnamen. In ruil voor die investering krijgen ze drie maanden intensieve ondersteuning van Microsoft. Het doel van het Early Access Program is om te leren en te experimenteren. Samen met een organisatie in het publieke domein proberen we antwoorden te krijgen op tal van vragen. Welke AI-functionaliteiten werken wel (of niet) in de organisatie? Welke use cases zijn interessant om op te pakken? Hoe gaan we om met security? Welke verschillen merken onze gebruikers? Wat betekent dit voor klanten?

Voordelen over drie assen

Wat ons opvalt is dat Microsoft 365 Copilot binnen korte tijd een belangrijke rol speelt bij een aantal processen binnen de organisatie. Kort samengevat komt het erop neer dat er voordelen worden behaald over drie assen:

1. Mensen kunnen meer taken uitvoeren in een kortere tijd. Zo worden bijvoorbeeld gespreksverslagen met Microsoft 365 Copilot kort samengevat, zodat de kerndoelen en afspraken direct helder op papier staan.
2. Medewerkers worden productiever door allerlei repeterende taken uit te laten voeren door Microsoft 365 Copilot, informatie sneller te vinden en minder te switchen tussen allerlei schermen en applicaties.
3. De kwaliteit van het werk gaat omhoog. Veel medewerkers zijn minder bezig met het zoeken van informatie en het creëren van e-mails, documenten, spreadsheets en presentaties. Ze zijn meer bezig met het aanscherpen van hun werk.

Hoe werkt Microsoft 365 Copilot eigenlijk?

Om Microsoft 365 Copilot optimaal te benutten, is het handig om enigszins te begrijpen hoe het werkt. Daarom leggen we je in het kort uit wat je moet weten. Microsoft 365 Copilot bestaat uit een combinatie van Large Language Models (LLM’s), Microsoft Graph, Microsoft Apps en het internet. De LLM’s ken je mogelijk van ChatGPT of Dall-E; diverse vormen van generatieve AI. Simpel uitgelegd zijn dit AI-modellen die nieuwe inhoud creëren op basis van patronen die ze uit trainingsgegevens hebben geleerd. Binnen Microsoft 365 Copilot worden LLM’s gebruikt om de ingevoerde vraag (of prompt) van gebruikers te begrijpen en relevante antwoorden te genereren.

Voor de inhoud van die antwoorden zijn LLM’s afhankelijk van Microsoft Graph, de ‘achterkant’ van Microsoft 365 die alle applicaties en gegevens met elkaar verbindt en toegang biedt tot de data en intelligentie in Microsoft 365. Denk aan data uit Outlook, OneDrive, Teams en meer. Microsoft 365 Copilot gebruikt dus de LLM’s om informatie te doorzoeken uit meerdere bronnen via Graph.

De volgende stappen vatten samen hoe Copilot voor Microsoft 365 werkt:

1. Je geeft Microsoft 365 Copilot een opdracht of stelt een vraag. Dit noemen we ook wel een prompt.
2. Microsoft 365 Copilot bereidt deze invoer voor met een techniek die we ‘grounding’ noemen, waardoor antwoorden specifiek en relevant zijn voor je taak. Tijdens deze fase raadpleegt Microsoft 365 Copilot de Microsoft Graph om data uit je organisatie te verzamelen op basis van je rol en machtigingen in Microsoft 365. Microsoft 365 Copilot haalt relevante informatie op uit de Microsoft Graph, maar kan ook de context van je vraag bepalen. Jouw gebruikersactiviteiten en – informatie worden meegenomen in de verzameling.
3. Microsoft 365 Copilot kan de gegevens combineren met andere relevante bronnen, zoals artikelen uit een kennisbank of uit zoekresultaten op het internet.
4. Met deze input raadpleegt Microsoft 365 Copilot het Large Language Model (LLM) om een eerste antwoord te genereren. Deze LLM’s draaien binnen de Microsoft-omgeving Azure Open AI. Daardoor kunnen de servicegaranties die voor jouw organisatie gelden, worden toegepast op Microsoft 365 Copilot. Alle je data blijft dus binnen de EU service boundaries.
5. Voordat Microsoft 365 Copilot dit antwoord terugstuurt, worden extra controles uitgevoerd. Denk aan security checks en nalevingscontroles die centraal zijn vastgelegd.
6. Microsoft 365 Copilot biedt je een relevante suggestie, inclusief mogelijke vervolgopdrachten. De resultaten zijn sterk verbonden met de specifieke gegevens van de organisatie, waardoor relevantie en context worden gewaarborgd.

Meer dan alleen een alternatief voor ChatGPT

Belangrijk om te begrijpen is dat Microsoft 365 Copilot geen aparte applicatie is. Het is een functionaliteit binnen Microsoft 365 die je op twee manieren kunt gebruiken.

1. In-app functionaliteit: hiermee kun je Microsoft 365 Copilot gebruiken in de omgeving van Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams of andere Microsoft Apps. Bijvoorbeeld bij het maken, bewerken en begrijpen van e-mails, spreadsheets, presentaties of documenten. Microsoft 365 Copilot volgt je dus als het ware in de context van jouw werk.
2. Cross-app functionaliteit: Dit is een soort chatfunctie die je helpt om met meerdere apps tegelijkertijd te werken. In de chat voer je een prompt in en Microsoft 365 Copilot brengt de informatie en inzichten naar boven die jij nodig hebt uit jouw Microsoft 365-omgeving.

Let op! Microsoft 365 Copilot genereert alleen antwoorden op basis van de informatie die jij als gebruiker kunt lezen of zien. De Microsoft Graph geeft Microsoft 365 Copilot eigenlijk instructies binnen welke kaders van gebruikersrechten, gegevensbeveiliging en compliance het antwoord gegeven kan worden. Als je dus geen rechten hebt om jaarcijfers in te zien, kan Microsoft 365 Copilot je die informatie dus ook nooit geven. Microsoft Graph zorgt er dus voor dat Microsoft 365 Copilot je ondersteuning biedt binnen jouw eigen context.

Het is wel mogelijk om de informatie die Microsoft 365 Copilot verstrekt te verrijken zoekresultaten op het internet. Bijvoorbeeld als je een SWOT-analyse wilt toevoegen aan je marketingplan. Als de SWOT-analyse niet in jouw document staat, kan de AI op het internet zoeken wat een SWOT-analyse is, om deze opdracht te kunnen afhandelen.

Jouw data blijft binnen je eigen organisatie

Voor de duidelijkheid: jouw data wordt niet gebruikt om het LLM van Microsoft te trainen. Het wordt wél gebruikt om jouw eigen (interne) datamodellen te trainen, om je organisatie steeds beter te ondersteunen.

Informatiebeheer in eigen handen

Goed informatiebeheer ligt in handen van je eigen organisatie. Je bepaalt zelf welke informatie je indexeert (bijvoorbeeld OneDrive, Teams, SharePoint of externe informatiebronnen). Dat betekent wel dat de informatie binnen die omgeving(en) ingericht moet worden met de juiste rechten die passen bij jouw organisatiebeleid. Microsoft hanteert hiervoor de term least priviliged access. Dit betekent dat je mensen alleen toegang tot documenten geeft die ze daadwerkelijk nodig hebben. Het veelgebruikte ‘open-tenzij’- beleid is dus niet aan te raden, omdat iedereen dan alles kan lezen en dus alles door Copilot gebruikt kan worden.

Microsoft 365 Copilot nog niet in het Nederlands

Op dit moment ondersteunt Microsoft 365 Copilot nog geen Nederlands. Slechts in sommige gevallen kun je iets doen met de Nederlandse taal, zoals het samenvatten van gesproken Nederlands in Teams of het samenvatten van Nederlandse e-mails. Daarom is het raadzaam om de applicaties ten minste in het Engels (of een andere ondersteunde taal) beschikbaar te stellen als je Microsoft 365 Copilot wilt gebruiken, omdat de ervaring met de Nederlandse taal nog onvoorspelbaar is. Microsoft heeft wel plannen om ondersteuning voor het Nederlands toe te voegen volgens hun roadmap.

Update: op 29 februari 2024 heeft Microsoft aangekondigd dat de AI-functionaliteit in maart of april 2024 ook in het Nederlands (en 16 andere talen) wordt uitgerold. 

Verantwoordelijk omgaan met AI

Laten we vooropstellen dat AI een vakgebied is waarin we nog veel moeten leren. Daarom is het verstandig om vooraf goed na denken wie je wel of geen toegang geeft tot Microsoft 365 Copilot en onder welke voorwaarden je dat doet. Ons advies is om klein te beginnen en vanuit daar steeds meer mensen toegang te geven. Zo zorg je ervoor dat (onwetende) eindgebruikers goed beschermd zijn tegen de valkuilen van AI. Denk daarnaast goed na wie er verantwoordelijk is voor de kwaliteit van content en het eindresultaat en hoe je dit borgt binnen je organisatie. Bijvoorbeeld als er een vergadering is, heb je input van de vergadering (het verslag) en de output (de actiepunten). Tussen die twee kan ruis ontstaan, omdat een notulist niet altijd geconcentreerd is of Microsoft 365 Copilot niet altijd aanstaat. De organisatie of eigenaar van de vergadering moet dus altijd nog wel bepalen of de notulen gecontroleerd moeten worden.