Cogas geeft aandacht aan adoptie om de mogelijkheden van Microsoft 365 optimaal te benutten

Cogas is al meer dan 55 jaar het regionale netwerkbedrijf voor zo’n 145.000 huishoudens in een groot deel van Twente. Het bedrijf is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, de aanleg, het onderhoud en het beheer van de netwerken voor gas, elektriciteit, warmte en telecommunicatie. Het hoofdkantoor vind je in Almelo, maar medewerkers werken ook deels vanuit huis. Mede mogelijk gemaakt door de modernisering van de werkplek met Microsoft 365.

Digitale vaardigheden ontwikkelen

De missie van Cogas is onder meer het zorgen voor een toekomstbestendige energie- en datainfrastructuur. Samen met de kernwaarde innovatie, door te experimenteren met nieuwe technologieën en toepassingen, werd een moderne ICT-infrastructuur onmisbaar. Cloud ready worden, werd het doel.

“We richtten ons daarbij ook op het nieuwe werken met Microsoft 365”, vertelt Koen Kamphuis, teamleider informatievoorziening bij Cogas. “Corona versnelde dit, waaronder de invoering van Teams. Alleen liepen we tegen de migratie, de implementatie van de nieuwe werkwijze en het gebrek aan digitale vaardigheden aan. Hierdoor werd bijvoorbeeld Teams niet echt gebruikt om samen te werken. We wilden onze medewerkers hierin graag begeleiden. Bovendien werd de lokale netwerkschijf nog veel gebruikt en draaide ons intranet op een oude SharePoint-omgeving. Dit belemmerde ook het samenwerken. We waren dus nog niet helemaal cloud ready.”

Het digitaal potentieel van Cogas ontdekken

Om inzicht te krijgen in de digitale leerbehoeften en te ontdekken hoe Cogas Microsoft 365 beter kon benutten, werd de hulp van Adoptify ingeschakeld. “We hebben voor hen een DiGi Fit Index Scan gedaan”, geeft Kim Honkoop aan, Microsoft 365- en SharePoint-consultant bij Adoptify. “En op basis van de resultaten koos Cogas voor een kwalitatieve migratie naar Microsoft 365 met aandacht voor de adoptie van Microsoft 365, dus met veel hulp en ondersteuning voor de afdelingen en medewerkers.”

Aandachtspunten nieuwe moderne werkplek

“Er ging flink wat veranderen: (samen)werken deden we via Teams en niet meer op de lokale schijf en al onze data verplaatsten we naar de cloud”, zegt Koen. “Ook kregen we een nieuw social intranet voor het nieuws vanuit de organisatie. Verder gingen medewerkers van een vaste werkplek met Citrix naar een eigen laptop met een moderne werkplekomgeving. Dat vroeg om een goede voorbereiding. Welke bestanden mogen mee, hoe gaan we samenwerken, waar slaan we nieuwe documenten op? Hiervoor konden we gelukkig bouwen op de kennis en ervaring van Adoptify.”

Om de adoptie van Microsoft 365 te bevorderen, konden medewerkers terecht op een speciale intranetpagina boordevol how-to-video’s. Hoe zet je een chat op, hoe deel je bestanden, hoe start je een vergadering, alles was hier te vinden. “Voor iedere medewerker gaven we een training over het gebruik van Teams en OneDrive”, vult Kim aan. “En wanneer iemand zich wilde verdiepen in de andere apps, waren er trainingen voor bijvoorbeeld Planner en OneNote. In de teams waren digitale helden aanwezig die als eerste aanspreekpunt dienden om hun collega’s wegwijs te maken. Wij adviseerden en Cogas verzorgde de communicatie rondom de migratie.

Klaar voor de toekomst met Microsoft 365

Een modern social intranet op basis van SharePoint vormt nu het bindmiddel en communicatiekanaal tussen alle medewerkers die hybride (samen)werken. Verder zijn er in Microsoft Teams meerdere afdelingsoverschrijdende en projectteams aangemaakt. De afdelingen binnen Cogas hebben allemaal een eigen Team en alle 250 medewerkers zijn over op de nieuwe manier van werken.

“We sturen nu linkjes naar elkaar door, in plaats van bestanden”, licht Koen toe. “We mailen veel minder met elkaar en chatten juist meer. Ook hebben we een eigen digitale etiquette, over hoe we online met elkaar omgaan. Een ander bijkomstig voordeel is dat we voor de nieuwe generatie aantrekkelijker zijn als werkgever, ons imago is afgestoft door deze moderne manier van werken. We hebben hier bovendien ons hele kantoor op aangepast. Met moderne, aparte zones waar je kunt samenwerken, bellen, overleggen of je juist kunt concentreren. We werken nu activiteitgericht: iedereen kiest de werkplek die past het werk dat moet worden gedaan.”

Koen: “Nu we de volledige Microsoft Stack gebruiken, is alles met elkaar geïntegreerd. We gebruiken naast Teams, SharePoint en het Power Platform, bijvoorbeeld Microsoft Forms voor enquêtes en Stream in plaats van YouTube. Ook wat betreft informatiebeveiliging zitten we goed. We hebben onze data in een eigen Microsoft-omgeving staan en gebruiken Active Directory en dataclassificatie om de toegang in goede banen te leiden. Erg belangrijk aangezien Cogas vitale infrastructuur levert die we goed moeten beveiligen tegen eventuele cyberdreigingen.”

Tevreden met samenwerking Adoptify

“De flexibiliteit gedurende de samenwerking was fantastisch”, vindt Koen. “De medewerkers van Adoptify dachten goed met ons mee en er werd opgeschaald wanneer dat nodig was. Samenwerken met Kim was echt top, ze was er altijd en is erg betrokken. Ook al gebeurde de overstap naar het nieuwe werken bijna volledig online en werden de trainingen op afstand gegeven vanwege corona.”

“Natuurlijk liepen we in het project tegen hobbels aan, maar we zijn daarover gewoon in gesprek gebleven, het is tenslotte een partnership dat je aangaat”, vervolgt Koen. “En er kwam altijd een oplossing. Het was een uitdagend project, maar door de fijne samenwerking hebben we samen een goed resultaat kunnen behalen dat van hoge kwaliteit is en een dikke voldoende krijgt.”