Kantoorpand DGW

Nieuwe, gestructureerde werkwijze voor Woningcorporatie De Goede Woning met Microsoft 365

Praktijk Case

| 10 april 2023

|

De Goede Woning

Net zoals zoveel organisaties is De Goede Woning (DGW) tijdens corona overgestapt naar Teams. Maar nu werd het tijd voor een pas op de plaats. De woningcorporatie, met ruim 6.200 huurwoningen in Zoetermeer, wil met Microsoft 365 het werken in de cloud professioneler aanpakken en haar 75 medewerkers meenemen in deze transitie. In dit klantverhaal vertellen Peter Boerman, manager Financiën & ICT / Bedrijfsvoering bij DGW, Sander Zwart, medewerker ICT bij DGW, en Sven van den Ing, Microsoft 365-consultant en Change en Adoptie-expert bij Adoptify, hoe ze dit hebben aangepakt. 

Méér halen uit Microsoft 365 

DGW werkte nog met een redelijk traditionele inrichting met netwerkschijven, maar wil het samenwerken gemakkelijker maken, grip krijgen op toegangsbeheer, en een stabielere werkomgeving creëren.  

 “We gebruikten maar een fractie van alle mogelijkheden in Teams”, vertelt Peter. “Hoe we teams moesten aanmaken of welke apps we nog meer konden gebruiken, dat wisten we niet. Bovendien hebben we een eigen digitaal archief (DMS), ShareWorX, voor het bewaren van documenten gerelateerd aan onze huurders en ons vastgoed. Terwijl je dus ook je bestanden via Teams en SharePoint in de cloud kan bewaren. Kortom, we hadden veel vragen en wilden het gebruik van Teams en het bewaren van documenten gestructureerder aanpakken.” 

De keuze voor Adoptify 

DGW is op zoek gegaan naar een partner die hen kon helpen bij deze vraagstukken. Sander: “We zochten een partij die niet alleen sterk was in de techniek, maar ook in staat zou zijn om onze medewerkers op weg te helpen in het gebruik van de nieuwe technologie. Hoewel de technologische verandering niet enorm groot is, heeft het wel enorme impact op hoe we ons werk doen en hoe we samenwerken. De expertise en aanpak van Adoptify was precies wat we zochten.”  

Gestructureerde projectaanpak 

Vanuit Adoptify adviseerden we DGW om te starten met een ‘proloog’, zodat ze met een goede basis verder konden met de realisatie en uitrol van Microsoft 365. “We zijn stapsgewijs door de verschillende onderdelen heen gegaan”, legt Peter uit. “We hebben een beleid vastgesteld en in gezamenlijke sessies verschillende keuzes gemaakt rondom Microsoft 365. Zo ontstond er een blauwdruk van onze Microsoft-omgeving en een actieplan voor alle etappes erna.” 

Sander vervolgt: “Zo heeft Adoptify ons geholpen met het bepalen van de inrichting:  

  • OneDrive zetten we in voor persoonlijke gegevensopslag.
  • In Teams werken we samen.
  • Via SharePoint, wij noemen ons intranet IVO, delen we nieuws, events en tips met elkaar.

Hierbij waren ambassadeurs van de diverse afdelingen nauw betrokken. Zij gaven aan hoe ze het liefste willen samenwerken. Onze directeur-bestuurder was gedurende het project sponsor om te laten zien dat de nieuwe werkwijze belangrijk was voor de hele organisatie. Zo hebben we steeds kleine stappen gezet, die geëvalueerd, en weer aangepast om de inrichting te laten aansluiten bij de wensen van de medewerkers. Zij moesten immers gaan werken met de tools.” 

Invoeren van digitale rituelen

Onderdeel van de aanpak van Adoptify is de implementatie van digitale rituelen: hoe gaan we in de virtuele omgeving met elkaar om? “We hebben hier samen met de projectgroep en het ambassadeursteam over nagedacht”, vertelt Sven van den Ing, Microsoft 365-consultant en Change en Adoptie-expert bij Adoptify. “Zo ontstonden er vier thema’s: 

  1. Open communiceren. Teams en het intranet zijn open platformen, hoe ga je hiermee om?
  2. Grip op je werk. Leg je taken vast en zorg voor voldoende tijd voor jezelf.
  3. Rust en regelmaat. Respecteer de agenda van een ander en je hoeft niet altijd beschikbaar te zijn. 
  4. Samenwerken aan wonen. Samenwerken tussen afdelingen, teams en met externen.

Je kunt wel 35 werkafspraken invoeren, maar vier thema’s inclusief vier praktische tips is veel effectiever om medewerkers mee te nemen in de verandering. Hier is toch een soort cultuuromslag voor nodig. Dus het is belangrijk om steeds weer de nadruk te leggen op die digitale rituelen.” 

Training en adoptie Microsoft 365 

Om alle medewerkers op weg te helpen binnen Microsoft 365, verzorgt Adoptify diverse trainingen. Sander: “We zijn als eerste gestart met het overzetten van persoonlijke bestanden van de netwerkschijf naar OneDrive. Dat moesten de medewerkers zelf doen. In een training leerden ze hoe ze dat konden doen en hoe ze hun bestanden konden delen. Vervolgens is per afdeling alle data overgezet naar Teams. De dag na zo’n migratie, vond direct een training plaats, waar medewerkers meer leerden over de functionaliteit in Teams, waar ze hun bestanden konden terugvinden en hoe ze konden samenwerken.” 

“Op de planning staat nog een training voor Planner en To Do”, vervolgt Sander. “Hoe houd je je workload bij en met welke tool doe je dat? We merken dat deze vragen spelen binnen de organisatie. En mogelijk bieden we nog een training aan over Viva Insights, voor meer grip op het werk en inplannen van focustijd. Zo proberen we onze medewerkers zo goed mogelijk wegwijs te maken binnen Microsoft 365.” 

Soepele overgang 

Hoewel het voor sommige medewerkers even wennen is aan de nieuwe manier van bestanden delen en het samenwerken in Teams, is de overgang goed verlopen. Peter: “We zijn van WhatsApp naar chatten in Teams gegaan en het samenwerken in teams gaat prima. Mijn gevoel is dat het aantal e-mails afneemt.” “Er kwamen minder vragen dan ik dacht”, vult Sander aan. “Medewerkers helpen elkaar op weg. Als ik een mailtje krijg, dan vraag ik of diegene even een chatbericht wil sturen. Zeker voor een korte vraag merken collega’s dat de chat een fijne manier van communiceren is.” 

Verfrissende aanpak

Sander: “Met hun gestructureerde aanpak nam Adoptify ons mee in alle mogelijkheden van Microsoft 365. Hun out of the box werkwijze was voor ons verfrissend. Ze waren erg betrokken bij het project en alle trainingen werden netjes en op maat verzorgd. Je merkte ook dat die steeds beter werden, naarmate ze onze organisatie en onze werkzaamheden beter leerden kennen.” 

“Het was bovendien prettig dat Adoptify voor ons de vertaalslag kon maken naar hoe het platform technisch in elkaar zit en wat dit betekent voor de gebruiker”, geeft Peter aan. “Dit was ook fijn voor onze medewerkers, want die moeten het natuurlijk ook snappen. Als we feedback hadden, dan werd die direct opgepakt en meegenomen in de volgende stap.”  

“Voor mij voelde het net alsof ik met collega’s aan het werk was”, vindt Sven. “Elke donderdag hadden we overleg en verder spraken we elkaar bijna iedere dag via Teams. Zo verliep de communicatie vlot en flexibel. Ik vond het een erg leuke en fijne samenwerking!” 

Volledig over naar Microsoft 365 

De laatste puntjes worden nog op de spreekwoordelijke i gezet, maar dan is DGW toch echt volledig over naar Teams, SharePoint en OneDrive. “De mogelijkheden binnen Microsoft 365 zijn zo uitgebreid, je hebt echt hulp nodig bij het maken van de juiste keuzes voor de organisatie”, besluit Sander. “Ga vooral niet zelf aan de slag als je hier geen verstand van hebt. Adoptify heeft ons geholpen bij het maken van keuzes, het geven van richting, en hoe we de rest van de organisatie hierin konden meenemen. En dat deden ze met veel kennis, kunde én enthousiasme.”  

Kantoorpand DGW

Wil je meer halen uit Microsoft 365?

Gebruik je net als De Goede Woning maar een fractie van alle mogelijkheden in het Microsoft 365 platform? Neem contact op en we nemen je graag mee in de mogelijkheden voor jouw organisatie.

Scroll naar boven