Hybride werken is tegenwoordig volledig ingeburgerd. Voor Nedasco, intermediair tussen verzekeraars en financieel adviseurs, werd al snel duidelijk dat het nieuwe werken prima uitpakte voor de organisatie en haar medewerkers. Er kwam zelfs een nieuw kantoorpand, volledig ingericht met flexplekken. Maar op afstand werken had wel consequenties voor de interne communicatie. Want hoe zorg je ervoor dat iedereen goed geïnformeerd blijft en zich betrokken voelt? Hiervoor koos Nedasco voor een nieuw intranet met Microsoft SharePoint Online.
Statisch intranet: eenrichtingsverkeer
Met het werken op afstand én vijf dochterbedrijven (ArboNext, Be Suitable, Ensupport, BSB Verzekeringen en BSB Volmachten) is informatie-uitwisseling noodzakelijk voor de onderlinge betrokkenheid.
“Er was wel een intranet, maar dat dateerde uit 2014 en was alleen beschikbaar voor de medewerkers van Nedasco”, vertelt Michiel van Laar, Design Consultant bij Nedasco. “Het werd voornamelijk gebruikt om te ‘zenden’. Bovendien was het op maat gebouwd, lastig te updaten en niet uit te breiden naar onze dochterondernemingen. Terwijl we graag vakinhoudelijke kennis en informatie met elkaar deelden. Dus toen we met Microsoft 365 aan de slag gingen, maakten we ook de keuze voor een slim en sociaal intranet met SharePoint Online.”
Bart Spruijt, Microsoft 365-consultant bij Adoptify, vult aan: “Het intranet is tegenwoordig een van de belangrijkste communicatiekanalen voor organisaties. Waar het traditioneel een statisch medium was, is het nu veel dynamischer: het zorgt voor engagement onder medewerkers. Essentieel om met elkaar in contact te blijven. Daar was Nedasco zich goed van bewust bij de start van dit project.”
Het doel: een slim, sociaal intranet dat beheersbaar en toekomstbestendig is.
‘Better Together’ met Adoptify
Nedasco koos voor een moderne werkplek, inclusief intranet, met Microsoft 365. Michiel: “Veel aanbieders leveren een kant-en-klare oplossing. Maar we waren juist op zoek naar een partij waarmee we echt sámen konden werken, om de kennis binnen Nedasco te kunnen borgen. Zo kwamen we bij Adoptify terecht. Zij konden ons hands on leren hoe SharePoint werkte volgens de best practices van Microsoft. Bart noemt onze samenwerking niet voor niets: ‘Better Together’.”
Key users binnen het SharePoint-project
Zo gingen Nedasco en Adoptify samen aan de slag met Microsoft 365. Fase één richtte zich op het inrichten van een slim, sociaal intranet voor het delen van nieuws. Dit intranet werd toegankelijk voor alle dochterbedrijven via één Microsoft 365-tenant.
“Samen met mijn collega Suraj Panday zijn we gestart met verschillende governance- en securityworkshops”, vertelt Bart. “Het doel van deze workshops was om bedrijfsprocessen op SharePoint veilig, goed en prettig te laten verlopen, zowel voor IT als voor de eindgebruiker. Verder is er een groep enthousiaste key users gevormd, die bovendien ambassadeur zijn van het project. Door key users aan te wijzen, zorg je voor draagvlak en is het project echt voor en door de medewerkers van Nedasco. Dát bedoel ik met Better Together.”
“Een van onze dochterbedrijven is als eerste gestart met het SharePoint-project”, geeft Michiel aan. “Per afdeling is er een key user aangesteld. De groep is door Bart getraind en was gedurende het project nauw betrokken bij het inrichten en testen van SharePoint. Na livegang zijn dit ook de personen bij wie de eindgebruikers terechtkunnen met vragen.”
Het technische gedeelte: de architectuur
Om het nieuwe intranet beheersbaar en toekomstbestendig te organiseren, is er een vertaalslag gemaakt van hoe Nedasco als organisatie is ingericht. Bart: “Zo hanteerden we binnen SharePoint een platte en moderne structuur, bestaande uit diverse sites. We kozen verschillende ‘hubs’, zoals Weten & Regelen, een Kennisbank en de verschillende bedrijven, waaraan meerdere sites zijn gekoppeld. Eindgebruikers kunnen vervolgens met de slimme zoekfunctie eenvoudig de benodigde informatie vinden. Met de hubs en verwante sites zorgen we voor uniformiteit, structuur en een goede ontsluiting van informatie.”
Dynamisch intranet met SharePoint Online
In het kader van adoptie is ervoor gekozen om gefaseerd live te gaan met het nieuwe intranet. Zo kan Nedasco leren van de eerste ervaringen. “Een van onze dochterondernemingen is nu net live met SharePoint”, vertelt Michiel. “De eerste reacties zijn erg leuk en het intranet wordt nu al veel gebruikt. Dagelijks zien we vanuit verschillende afdelingen nieuwsitems verschijnen. Dit is nog de pilotfase, maar ik verwacht dat we ook snel live gaan bij de andere vijf dochterbedrijven.”
Met het nieuwe intranet is het aanmaken van een bericht of pagina intuïtief en eenvoudig. Michiel: “Met verschillende kleuren maken we duidelijk vanuit welke organisatie het nieuwsbericht komt. Zo hebben Nedasco en alle dochterbedrijven een eigen huisstijlkleur. Dit zorgt direct voor herkenbaarheid en een consistente look-and-feel. Verder kun je gemakkelijk aangeven voor welke afdeling of organisatie het nieuwsitem interessant is. Het nieuwe SharePoint zorgt direct al voor verbinding met elkaar.”
Samenwerken met Adoptify
“Bart is een goede leermeester”, vindt Michiel. “Hij heeft passie voor zijn vak, is geduldig en zijn enthousiasme werkt aanstekelijk. Dat is fijn, omdat het lange trainingsdagen waren. Bart weet echt alles van Microsoft 365 en is blij wanneer hij weer een nieuwe feature kan uitleggen. Hij heeft vanaf het begin van onze samenwerking alles grondig toegelicht en goed gedocumenteerd, zodat deze kennis is geborgd binnen Nedasco. Precies wat we zochten!”
Vooruitblik fase 2: Microsoft Teams
Nedasco gebruikt nu al Microsoft Teams, maar voornamelijk om te vergaderen. Fase twee van het project richt zich dan ook op het benutten van de functionaliteiten van Teams om efficiënter samen te werken. Michiel: “De bedoeling is dat we niet meer vanaf onze netwerkschijven werken, maar dat we kennis delen via Teams. Dit wordt echt de start van onze werkdag. Met Viva Connections integreert ons intranet straks naadloos in Teams, waardoor eindgebruikers ook niet meer van applicatie hoeven te wisselen. Want ook SharePoint en Teams zijn Better Together.”
De lancering van de pilot-fase bij BSB Verzekeringen & BSB Volmachten
