Serviceprovider Nedasco implementeert slim modern intranet met SharePoint Online

Hybride werken is tegenwoordig volledig ingeburgerd. Voor Nedasco, intermediair tussen verzekeraars en financieel adviseurs, werd al snel duidelijk dat het nieuwe werken prima uitpakte voor de organisatie en haar medewerkers. Er kwam zelfs een nieuw kantoorpand, volledig ingericht met flexplekken. Maar op afstand werken had wel consequenties voor de interne communicatie. Want hoe zorg je ervoor dat iedereen goed geïnformeerd blijft en zich betrokken voelt? Hiervoor koos Nedasco voor een nieuw modern intranet met Microsoft SharePoint Online.

Van statisch naar dynamisch

Met het werken op afstand én vijf dochterbedrijven (ArboNext, Be Suitable, Ensupport, BSB Verzekeringen en BSB Volmachten) is informatie-uitwisseling noodzakelijk voor de onderlinge betrokkenheid.

“Er was wel een intranet, maar dat dateerde uit 2014 en was alleen beschikbaar voor de medewerkers van Nedasco”, vertelt Michiel van Laar, Design Consultant bij Nedasco. “Het werd voornamelijk gebruikt om te ‘zenden’. Bovendien was het op maat gebouwd, lastig te updaten en niet uit te breiden naar onze dochterondernemingen. Terwijl we graag vakinhoudelijke kennis en informatie met elkaar deelden. Dus toen we met Microsoft 365 aan de slag gingen, maakten we ook de keuze voor een slim en modern intranet met SharePoint Online.”

Bart Spruijt, Microsoft 365-consultant bij Adoptify, vult aan: “Het intranet is tegenwoordig een van de belangrijkste communicatiekanalen voor organisaties. Waar het traditioneel een statisch medium was, is het nu veel dynamischer: het zorgt voor engagement onder medewerkers. Essentieel om met elkaar in contact te blijven. Daar was Nedasco zich goed van bewust bij de start van dit project.”

Het doel: een slim, modern intranet dat beheersbaar en toekomstbestendig is.

“Better Together” met Adoptify

Nedasco en Adoptify gingen samen aan de slag met een modern intranet met Microsoft 365. Fase één richtte zich op het inrichten van een slim, modern intranet voor het delen van nieuws. Dit intranet werd toegankelijk voor alle dochterbedrijven via één Microsoft 365-tenant.

“Samen met mijn collega Suraj Panday zijn we gestart met verschillende governance- en securityworkshops”, vertelt Bart. “Het doel van deze workshops was om bedrijfsprocessen op SharePoint veilig, goed en prettig te laten verlopen, zowel voor IT als voor de eindgebruiker. Verder is er een groep enthousiaste key users gevormd, die bovendien ambassadeur zijn van het project. Door key users aan te wijzen, zorg je voor draagvlak en is het project echt voor en door de medewerkers van Nedasco. Dát bedoel ik met Better Together.”

“Een van onze dochterbedrijven is als eerste gestart met het SharePoint-project”, geeft Michiel aan. “Per afdeling is er een key user aangesteld. De groep is door Bart getraind en was gedurende het project nauw betrokken bij het inrichten en testen van SharePoint. Na livegang zijn dit ook de personen bij wie de eindgebruikers terechtkunnen met vragen.”

“Bart heeft vanaf het begin van onze samenwerking alles grondig toegelicht en goed gedocumenteerd, zodat deze kennis is geborgd binnen Nedasco. Precies wat we zochten!”

Modern intranet als basis

Om het nieuwe intranet beheersbaar en toekomstbestendig te organiseren, is er een vertaalslag gemaakt van hoe Nedasco als organisatie is ingericht. Bart: “Zo hanteerden we binnen SharePoint een platte en moderne structuur, bestaande uit diverse sites. We kozen verschillende ‘hubs’, zoals Weten & Regelen, een Kennisbank en de verschillende bedrijven, waaraan meerdere sites zijn gekoppeld. Eindgebruikers kunnen vervolgens met de slimme zoekfunctie eenvoudig de benodigde informatie vinden. Met de hubs en verwante sites zorgen we voor uniformiteit, structuur en een goede ontsluiting van informatie.”

In het kader van adoptie is ervoor gekozen om gefaseerd live te gaan met het nieuwe intranet. Zo kan Nedasco leren van de eerste ervaringen. “Een van onze dochterondernemingen is nu net live met SharePoint”, vertelt Michiel. “De eerste reacties zijn erg leuk en het intranet wordt nu al veel gebruikt. Dagelijks zien we vanuit verschillende afdelingen nieuwsitems verschijnen. Dit is nog de pilotfase, maar ik verwacht dat we ook snel live gaan bij de andere vijf dochterbedrijven.”

Met het nieuwe intranet is het aanmaken van een bericht of pagina intuïtief en eenvoudig. Michiel: “Met verschillende kleuren maken we duidelijk vanuit welke organisatie het nieuwsbericht komt. Zo hebben Nedasco en alle dochterbedrijven een eigen huisstijlkleur. Dit zorgt direct voor herkenbaarheid en een consistente look-and-feel. Verder kun je gemakkelijk aangeven voor welke afdeling of organisatie het nieuwsitem interessant is. Het nieuwe SharePoint zorgt direct al voor verbinding met elkaar.”

Volgende stap: Viva Connections

Nedasco gebruikt nu al Microsoft Teams, maar voornamelijk om te vergaderen. Fase twee van het project richt zich dan ook op het benutten van de functionaliteiten van Teams om efficiënter samen te werken. Michiel: “De bedoeling is dat we niet meer vanaf onze netwerkschijven werken, maar dat we kennis delen via Teams. Dit wordt echt de start van onze werkdag. Met Viva Connections integreert ons intranet straks naadloos in Teams, waardoor eindgebruikers ook niet meer van applicatie hoeven te wisselen. Want ook SharePoint en Teams zijn Better Together.”