SharePoint: fundament voor het sociaal intranet bij de gemeente Heemskerk

Digitalisering en het nieuwe werken, iedere organisatie heeft er wel mee te maken. Door corona is dit ook nog eens in een stroomversnelling gekomen. En de overheid kan niet achterblijven. Zo maakt de gemeente Heemskerk mooie stappen met het herinrichten van haar kantoor met flexplekken en stilteruimtes. Maar hoe zorg je voor die sociale binding als medewerkers ongeveer de helft van de tijd thuiswerken? En hoe houd je iedereen op de hoogte van wat er speelt binnen de gemeente? Deze vragen waren het startpunt voor een nieuw, sociaal intranet.

Verouderde maatwerkoplossing

“We werkten met een intranet op basis van een CMS”, vertelt Anouk Machielse, online communicatieadviseur bij de gemeente Heemskerk. “Een maatwerkoplossing die lastig was aan te passen en bovendien niet erg gebruiksvriendelijk. Vooral de laadtijd van een pagina was een ergernis. Dit kostte gemiddeld maar liefst 5 seconden! Je kunt je wel voorstellen dat collega’s dan afhaken. Tot slot, was het systeem alweer zeven jaar oud en liep het achter op de nieuwe ontwikkelingen.” De hoogste tijd om te oriënteren op een nieuw intranet.

Op zoek naar een sociaal intranet

Niet alleen is het belangrijk om alle medewerkers van de gemeente te informeren vanuit het MT, ook het creëren van een community is een doel op zich. Anouk: “We hebben verschillende oplossingen bekeken. Die zien er allemaal prima uit en voldoen aan onze wensen. Maar ondertussen waren we als gemeente al bezig met de overstap naar Microsoft 365. Daar valt ook SharePoint Online onder. Dit, de integratie met Teams en OneDrive, de beveiliging en regelmatige updates gaf de doorslag. Wij kozen SharePoint als basis voor ons nieuwe intranet.”

Aan de slag met Adoptify en SharePoint

Via het netwerk kwam de gemeente Heemskerk in contact met Adoptify en werd het project gestart. “We zijn aan de slag gegaan met SharePoint out of the box, dus geen maatwerk”, vertelt Sjoerd Schudde, Microsoft 365-consultant bij Adoptify. “SharePoint vormt een hub, een basissite waar je eenvoudig andere pagina’s in dezelfde huisstijl aan koppelt. Met een intranet wil je namelijk de content die je hebt, structureren. Daarbij is navigatie key en content king.”

Hiervoor is het belangrijk om de informatie te bundelen met een duidelijke navigatie als houvast voor de gebruiker. Sjoerd: “Als voorbereiding op de workshops hebben we een prototype van het intranet gemaakt. Na twee workshops kwamen we uit op vijf links in de hoofdnavigatie. Die bestaat uit:

1. Home
2. Organisatie: over de visie, cultuur en meer informatie over de gemeente
3. Weten en regelen: waarbij je kunt zoeken op onderwerpen via een ABC-lijst
4. Nieuws
5. Collega’s: wie doet wat?

‘Weten en regelen’ start met twee onderliggende thema’s en ‘nieuws’ met 16 categorieën. Boven elke pagina vind je een menubalk en elke categorie heeft een eigen logo. Zo kan een gebruiker gemakkelijk navigeren binnen het intranet én is herkenbaar om welke categorie het gaat. Verder is het intranet schaalbaar. Zo kan de gemeente thema’s en categorieën naar behoefte toevoegen of weghalen als ze niet meer relevant zijn.

SharePoint: sociaal én functioneel

Ondertussen is de oude content gefilterd en overgezet naar het nieuwe intranet. Voor elke nieuwe pagina is er een standaardsjabloon beschikbaar, zodat dezelfde opbouw en huisstijl wordt gehanteerd. “Waar we eerst allemaal losse wikipagina’s hadden, werken we nu met pagina’s die aan elkaar zijn gerelateerd”, geeft Anouk aan. “Ook het sociale aspect komt terug. We kunnen enquêtes uitzetten, eenvoudig een profiel aanpassen en collega’s gemakkelijker vinden.”

Het nieuwe, responsive intranet is al voor iedereen toegankelijk, een zogeheten soft launch. Anouk: “De eerste reacties die ik krijg, zijn dat het intranet lekker vlot werkt en overzichtelijk is. En dat is belangrijk, dat iedereen snel de informatie kan vinden die nodig is. Eind september is de brede lancering van ons intranet. Hiervoor hebben we een prijsvraag uitgeschreven, zodat collega’s kunnen meedenken over de naam ervan. Hier kijk ik zeker naar uit!”

Aandacht voor training en adoptie

Omdat het succes van een intranet afhankelijk is van de adoptie door de gebruikers, heeft Adoptify een adoptieplan geschreven. Na de lancering in september geeft Adoptify digitale workshops. Ook zijn er nu al instructievideo’s beschikbaar, bijvoorbeeld over hoe je een nieuwsbericht maakt. Er is verder aandacht voor governance. Het communicatieteam van de gemeente Heemskerk houdt grip op de content die wordt geplaatst. Tot slot krijgt de beheerder een functionele training van Adoptify. Hierdoor kan de gemeente het intranet zelf beheren en is ze hiermee niet afhankelijk van een leverancier.

Snel schakelen met Adoptify

“Snelheid en prettig contact kenmerken de samenwerking met Adoptify”, vindt Anouk. “Sjoerd en zijn collega’s zijn echte aanpakkers. Ik had zelf nog niet zoveel ervaring met Agile werken, maar ze hebben me als product owner goed op weg geholpen. Verder schakelen ze snel. Als ik een vraag had, kon ik bellen, mailen of via Teams een berichtje sturen, en werd dit opgepakt. Het was fijn om met Sjoerd te sparren over hoe SharePoint werkt, ook over de wat technischere zaken. Zijn uitleg is grondig. Bovendien kan hij goed schrijven, dat vertaalde zich in onze SharePoint-handleiding. Al met al was het een hele fijne en zorgvuldige samenwerking, met als resultaat een kwalitatief en modern intranet.”