Concrete inzichten voor Actium in beter digitaal samenwerken door DiGi Fit Index Scan

Woningcorporatie Actium verhuurt zo’n 16.000 woningen, verspreid over 70 dorpen en steden in Friesland en Drenthe. De 160 medewerkers werkten al een tijd in de cloud met Microsoft 365. Alleen hadden ze intern nog niet goed afgesproken en vastgelegd hoe ze deze tools willen inzetten om samen te werken. Bij de technische implementatie van Microsoft 365 was het stuk adoptie nog niet opgepakt. Actium koos ervoor om samen met Adoptify de DiGi Fit Index Scan uit te voeren om inzicht te krijgen in de huidige status van hun digitale vaardigheden en de pijnpunten op dat vlak.

Toenemende werkdruk door gebrek aan werkafspraken

“Het ontbreken van een duidelijke adoptiestrategie, betekende niet dat er geen digitale tools werden gebruikt”, vertelt Jildau Hendriks, voormalig Teammanager stafdiensten bij Actium en projectleider adoptie Microsoft 365 (Hanneke Nijman heeft deze rol van haar overgenomen). “De een werkte liever in Microsoft Teams, de ander weer met Planner, Word, OneNote of Miro. Diegenen die aan meerdere projecten werkten, verloren al snel het overzicht, omdat ze actief waren in veel verschillende kanalen en borden en vanuit verschillende applicaties meldingen ontvingen. Dit gebrek aan richtlijnen en werkafspraken, zorgde voor een toename in de ervaren werkdruk.”

Voor Actium werd duidelijk dat het belangrijk is om afspraken te maken over welke basisapplicaties de medewerkers kunnen gebruiken voor hun communicatie en werkzaamheden.

Start samenwerking met Adoptify

Hierbij kon Actium wel wat hulp gebruiken. Na een marktverkenning, werden drie partijen geselecteerd als potentiële match. Zij kwamen langs voor een presentatie en voorstel, waarbij vanuit Actium diverse mensen vanuit HR, communicatie en ICT aan tafel zaten.  

Jildau: “Adoptify legde sterk de nadruk op samenwerking, niet alleen tijdens het project, maar ook daarna. Vooral omdat adoptie een continu proces is, waarbij de organisatie zelf ook verantwoordelijk blijft. Ook namen ze algemene aspecten van vergaderen en samenwerken mee in het adoptieproces.  We kregen het gevoel dat Adoptify goed bij onze organisatie past en we vertrouwden op hun aanpak. Daarom kozen we ervoor om samen met hen aan de slag te gaan om beter digitaal te kunnen samenwerken.”

DiGi Fit Index Scan: de voorbereiding  

Actium startte met de DiGi Fit Index Scan om in kaart te brengen waar de organisatie op dat moment stond wat betreft digitale vaardigheid en digitale fitheid. Het doel: inzicht krijgen in werkstijlen, ‘digitale persoonlijkheden’, digitale vaardigheden en het verbeterpotentieel. “Uit de scan komt dan een score die het verschil aangeeft tussen de huidige situatie en waar we idealiter willen zijn”, vult Jildau aan. “Dit helpt ons te bepalen welke stappen nodig zijn om onze gewenste situatie dichterbij te brengen.”

De scan bestaat uit een online enquête die werd uitgezet onder de 160 vaste medewerkers en inhuurkrachten van Actium. Jildau: “Het is niet zomaar een standaardvragenlijst. Je moet echt nadenken over hoe je werkt, daar sta je niet altijd bij stil. Samen met het projectteam hebben we goed nagedacht over de opzet. Zo hebben we onder andere besproken of we de vragenlijst anoniem zouden doen. Dat hebben we uiteindelijk niet gedaan, omdat het ons waardevol leek om de persoonlijke resultaten te kunnen bespreken. Individueel, met de leidinggevende en als team, omdat je dan samen aan verbetering kunt werken.”

DiGi Fit Index Scan: de resultaten

“We hebben een mooie respons gekregen”, vindt Jildau. “De scan bevestigde vooral wat we al dachten. Voor ons is dat waardevol, omdat we het belangrijk vonden om onze hypotheses goed te toetsen. Zo kunnen we namelijk gerichte acties ondernemen in plaats van willekeurig iets te verzinnen en te hopen dat het de juiste acties zijn. Dit was precies wat we wilden bereiken met deze aanpak.”

Het was dus geen verrassing voor Actium dat de behoefte aan (digitale) werkafspraken en omgangsnormen met stip op nummer één stond. Verder beoordeelden de medewerkers zich niet ‘onvoldoende’ als het ging om persoonlijke productiviteit, samenwerken, communiceren, vergaderen en kennisdelen. Al was er wel de ambitie om hierin te groeien. Dit is in één oogopslag zichtbaar, omdat de veranderingsbereidheid met een cijfer en kleur wordt aangeduid. Hoe hoger het indexcijfer, hoe groter de veranderbereidheid.

Jildau: “Interessant was het deel over innovatief vermogen. Onze medewerkers vonden de organisatie innovatief genoeg, terwijl het managementteam vond dat de organisatie nog lang niet was waar die moest zijn. Dat zet je aan het denken. Als het management vindt dat bepaalde vernieuwingen echt nodig en vanzelfsprekend zijn, is het dus zo dat andere collega’s deze zaken waarschijnlijk niet zo urgent vinden.”

Beter digitaal samenwerken

De resultaten van de DiGi Fit Index Scan voor Actium zijn verwerkt in een plan van aanpak: de digitale blauwdruk van de organisatie. Die wordt nu per team of afdeling geïmplementeerd in sprints van vier weken. “De sprint is best intensief voor onze medewerkers”, geeft Jildau aan. “We leren nieuwe werkmethoden, zoals het op een andere manier delen van documenten. Dit betekent dat een werkdag nét iets anders verloopt dan dat iemand is gewend. En dat kost dus extra tijd. Ook vraagt het nieuwe werken om wat technische aanpassingen. Maar met de juiste training en begeleiding vanuit Adoptify, gaat het ons lukken om de werkafspraken en succesvol te implementeren!”

De samenwerking met Adoptify

“Onze samenwerking met Adoptify verloopt goed”, geeft Jildau aan. “Wat we wel hebben gemerkt, is dat wij als organisatie, zowel in de rol van opdrachtgever als in projectleiding, soms zelf onbewust onbekwaam waren. Dat wordt pas duidelijk wanneer je midden in een project zit. Daar had Adoptify wat alerter op kunnen zijn. Maar dit zit ook wel in onze cultuur, we maken dan bewust keuzes om iets tóch anders te doen.”

Jildau: “Soms vormde dat een uitdaging in het project, maar uiteindelijk zijn we altijd hierover met elkaar in gesprek gebleven. Het is fijn dat Adoptify werkt met een relatiemanager. Soms denk je als opdrachtgever: “Ik weet het even niet meer”, maar je wilt niet meteen escaleren. Dan kun je even sparren met iemand die er net iets anders naar kijkt, maar toch de link met Adoptify heeft. Dat laagdrempelig schakelen was erg prettig!”