Frisse start voor gemeente Drimmelen met digitale werkplek door ondersteuning Adoptify

De gemeente Drimmelen ligt in Noord-Brabant en telt 28.195 inwoners. De organisatie had al de beschikking over Microsoft 365, maar de nieuwe digitale werkplek werd nog niet optimaal benut. Het ontbrak nog aan duidelijk afspraken en de juiste ondersteuning voor medewerkers. De gemeente schakelde daarom Adoptify in om het gebruik van Microsoft 365 binnen de organisatie te bevorderen.

Digitale vaardigheid sterk verschillend

“Digitalisering is erg belangrijk voor ons”, vertelt Laura Wouters, communicatieadviseur bij de gemeente Drimmelen. “We zien dat collega’s steeds meer thuiswerken en we willen het hybride werken graag goed ondersteunen. Daarnaast helpt digitalisering om de productiviteit van onze afdelingen te verhogen en een veerkrachtige werkomgeving te creëren om onze inwoners nog beter te helpen. We zijn een relatief kleine gemeente. Daarom is het voor ons voordelig om zaken als ICT samen op te pakken met onze buurgemeente Breda. Zo delen we ook een gezamenlijke Microsoft 365-omgeving, die ons moet helpen om slimmer en efficiënter te werken.”

Enige tijd na de implementatie van Microsoft 365 werd duidelijk dat de gemeente Drimmelen nog stappen moest zetten om de mogelijkheden optimaal te benutten. “De digitale vaardigheid verschilde sterk per collega”, legt Laura uit. “Sommige collega’s deden al snel alles in Teams en OneDrive, terwijl anderen nog regelmatig terugvielen op hun e-mail. We zagen dat veel mensen de verandering spannend vonden. Het ontbrak ons aan handvatten om collega’s mee te nemen in de verandering en de adoptie te bevorderen.”

Inzicht geven en werkafspraken

Via de gemeente Breda kwamen Laura en haar collega’s in contact met Adoptify. “We hebben de gemeente met de DiGi Fit Index Scan inzicht gegeven in de digitale vaardigheid en de leerbehoeften van de organisatie. De scan dient als nulmeting die we uitvoeren om tot een goed plan van aanpak te komen”, zegt Leonie den Uil, Microsoft 365 Consultant bij Adoptify. “Op basis van de uitkomsten hebben we geadviseerd om een aantal zaken op orde te brengen op team- en organisatieniveau.”

“Adoptify heeft eigenlijk gezorgd voor een frisse start”, geeft Laura aan. “We hebben werkafspraken vastgelegd over zaken als digitaal vergaderen, samenwerken in documenten en het instellen van werktijden in gedeelde agenda’s. Laura: “Dat heeft Adoptify netjes gedocumenteerd en ze hebben onze mensen daarin begeleid.”

Kennis bijspijkeren en digitale werkplek op orde

“Daarna hebben we de kennis van collega’s bijgespijkerd met een basistraining”, vervolgt Laura haar verhaal. “Daarin kwamen de belangrijkste zaken aan bod. Wat is werken in de cloud? Wat kun je met OneDrive, Sharepoint en Teams? Wanneer gebruik je wat en hoe verhouden de diverse applicaties zich tot elkaar? Eigenlijk een opfriscursus Microsoft 365. Voor collega’s die echt veel met Microsoft 365 werken, was er nog een gevorderdentraining. Dat ging onder meer over het veilig delen van documenten, het samenwerken met externen en het beheren van nieuwe en bestaande gebruikers in Teams. Toch handig als een aantal van onze mensen dat zelf kunnen.”

Tegelijkertijd ging Adoptify aan de slag met verschillende afdelingen en clusters binnen de organisatie, om de digitale werkplek beter af te stemmen op specifieke werkprocessen. Laura: “In sprints van vier weken gingen we met twee à drie afdelingen per keer aan de slag. We zijn één organisatie, maar niet ieder team heeft dezelfde manier van werken. De afdeling dienstverlening en ondersteuning gebruikt Teams bijvoorbeeld veel intensiever dan onze buitendienst. Dat vraagt dus ook om een andere afstemming.”

Adoptify bracht tijdens intakegesprekken de wensen en behoeften per afdeling of cluster in kaart. Leonie: “We hebben kritisch gekeken naar belangrijke werkprocessen en hoe mensen samenwerken in projecten of met externen. Daarnaast hebben we gevraagd welke structuren afdelingen en clusters zelf al hadden aangemaakt in Microsoft Teams. Op basis daarvan hebben we sommige zaken anders ingericht in Teams, SharePoint en andere applicaties. Vervolgens kregen afdelingen en clusters de ruimte om vragen te stellen en feedback te geven. Zo kwamen we in korte tijd tot mooie resultaten die continu getoetst werden bij de belanghebbenden.”

Vuurtje blijven aanwakkeren

Het werken met Microsoft 365 heeft volgens Laura een flinke boost gekregen door de trainingen en werkafspraken. “Mede dankzij Adoptify is iedereen in de organisatie zich beter bewust van het belang van de digitale werkplek. We hebben duidelijke afspraken gemaakt en de tooling ingericht naar de wensen en behoeften van de organisatie. We zien ook in de organisatie dat er slimmer wordt samengewerkt.”

Toch ziet Laura nog ruimte voor verbetering. “Verandering is een proces van de lange adem. Het zit ‘m in de kracht van herhalen en draagvlak creëren in alle lagen van de organisatie. We moeten ervoor zorgen dat onze gezamenlijke inzet niet verloren gaat en dat we het vuurtje blijven aanwakkeren. Daar heeft Adoptify ons mee op weg geholpen door per team ook aanbevelingen te doen voor toekomstige ontwikkelingen die we zelf kunnen oppakken. Het is nu aan ons om proactief de organisatie te blijven inspireren en de adoptie te bevorderen.”

Volgens Laura speelde Adoptify een belangrijke rol in het adoptieproces binnen de gemeente Drimmelen. “De samenwerking was erg prettig. Wat ik fijn vond was dat de consultants communicatief vaardig zijn en ook tegengas durven te geven. Dat maakt ze een goede sparringpartner!”