Gemeente Midden-Groningen omarmt Copilot voor Microsoft 365

Wat kan generatieve AI voor waarde toevoegen voor onze organisatie? De gemeente Midden-Groningen is een echte pionier in het vinden van het antwoord op deze vraag. Daarom nam de gemeente deel aan de Microsoft 365 Copilot Kickstart van Adoptify. In drie maanden tijd werd geëxperimenteerd met generatieve AI in het dagelijks werk en het enthousiasme binnen de organisatie is groot. Als een van de aanjagers van de pilot deelt Ronald Kedra, Adviseur informatiemanagement bij de gemeente Midden-Groningen, in dit verhaal zijn ervaringen en overwegingen.

Visie formuleren op generatieve AI

“Vanuit mijn rol monitor ik toekomstige technologische ontwikkelingen en beoordeel ik wat ze kunnen betekenen voor ons als gemeente, zowel strategisch als operationeel”, vertelt Ronald. “In 2023 was ChatGPT in opkomst en wisten we direct dat het groot kon worden. Het was onvermijdelijk dat er binnen onze organisatie interesse ontstond in het gebruik van generatieve AI. We wilden hierop goed voorbereid zijn. Daarom besloten we in december 2023 om een pilot te starten met ChatGPT en Copilot in Bing. Het doel was om als gemeente een visie op generatieve AI te formuleren. Hoe gaan wij ermee om? Hoe gebruiken we generatieve AI? Voor welke rollen en functies is het relevant?”

Parallel aan de pilot was de gemeente samen met Adoptify bezig om Microsoft 365 te implementeren binnen de organisatie. Ronald: “Adoptify attendeerde ons op de Microsoft 365 Copilot Kickstart die zij aanboden. We waren direct erg enthousiast over de mogelijke voordelen en het paste perfect in onze experimentele fase. We waren al aan het experimenteren om deze nieuwe technologieën veilig en effectief toe te passen op onze werkwijzen en processen. Bovendien ligt de kracht van Microsoft 365 in het werken binnen onze eigen omgeving en met onze eigen data. Dat biedt voordelen op het gebied van data security ten opzichte van de andere twee AI-oplossingen. Daarom zijn we ook met een pilot voor Microsoft 365 Copilot gestart.”

Kick-off en onboarding

De gemeente Midden-Groningen startte de pilot met een kleine groep van ongeveer 25 deelnemers. “We hebben gekozen voor een groep van enthousiaste collega’s met uiteenlopende leeftijden en functies. Van beleidsmakers tot juristen, informatie adviseurs, CISO en secretarieel personeel. Tijdens de kick-off heeft Adoptify ons meegenomen in het doel van de pilot en ons bewust gemaakt van alle aspecten rondom privacy, security en ethiek. Samen hebben we ervoor gezorgd dat de digitale werkplek van alle gebruikers optimaal was ingericht. Hierbij hebben we keuzes gemaakt over welke data wel en niet geïndexeerd en toegankelijk is. Het voordeel van Microsoft 365 Copilot is dat het de bestaande autorisaties en profielen uit je Microsoft 365 overneemt. Dat kostte ons dus weinig extra moeite”, aldus Ronald.

De verschillende gebruikers van gemeente Midden-Groningen werden geïnspireerd en getraind. Zo leerden ze hoe Copilot voor Microsoft 365 kan helpen productiever te werken, sneller taken af te handelen, kwaliteit te verbeteren of creatie te versnellen. Maar ook hoe ze met een goede ‘prompt’ de juiste vraagstelling het beste antwoord konden krijgen om informatie te analyseren of content te genereren. Ronald: “We hebben echt een leuke, leerzame voorbereiding gehad. We kregen een handboek met handige tips en voorbeelden. Het was ook niet alleen maar theorie. We gingen meteen aan de slag met alles wat we leerden.”

Continu leren en betrokken blijven

Tijdens de pilot worden de gebruikers van de gemeente ondersteund binnen een Teams-community. “We krijgen twee keer per week een handige tip van Adoptify binnen de Teams-community en via de mail. Sommige tips zijn nieuw en meestal experimenteren we daar direct mee. Als iets niet lukt of een tip pakt niet helemaal uit zoals gewenst, dan communiceer ik dat in de community. Daar krijgen we dan direct reactie op van iemand van Adoptify. Dat werkt erg leuk en prettig. Bovendien heeft Adoptify wekelijks digitaal inloopuurtje. Daar kunnen we terecht met al onze vragen. En binnen de community delen collega’s ook zelf tips met elkaar. Bijvoorbeeld dingen die ze net ontdekt hebben. Dankzij de community blijven collega’s betrokken en blijven ze continu leren. Microsoft 365 Copilot blijft zich voorlopig namelijk nog wel ontwikkelen, dus we willen ook bijblijven”, aldus Ronald.

Verrassingen en grote ontdekkingen

Ronald maakt zelf actief onderdeel uit van de pilot. “Ik heb gemerkt dat Microsoft 365 Copilot heel toegankelijk is. Voor mij was de toepassing van Copilot binnen Microsoft Teams de grootste ontdekking. Ik gebruik Teams dagelijks en het helpt mij op zoveel manieren. Ik notuleer bijvoorbeeld niet meer tijdens online vergaderingen. Copilot maakt een volledige transcriptie, vat de meeting goed samen en haalt zelfs de belangrijkste actiepunten eruit. Het vergaderen is daardoor echt anders geworden, want ik ben echt met mijn collega’s bezig tijdens een gesprek. En het scheelt ook veel tijd om niet meer alles op te volgen.”

Ronald: “Een ander mooi voorbeeld: Copilot hielp mij na mijn vakantie om mijn mail bij te werken. Ik had 270 ongelezen e-mails in mijn inbox. Ik stelde Copilot de vraag om de belangrijkste mails voor mij op een rij te zetten, waar ik zelf actie op moest ondernemen. Copilot kwam met ongeveer tien e-mails. Uiteraard heb ik het resultaat gecheckt en het klopte voor 100 procent. Daar heeft mij echt positief verrast!”

Doordat de gemeente met drie verschillende AI-tools experimenteert zien ze ook duidelijke verschillen. Ronald: “Zo zien we dat Copilot ons helpt om ons werk in specifieke situaties efficiënter te maken. Terwijl ChatGPT bijvoorbeeld meer geschikt is voor creatieve uitingen. Tekstueel zie je bijvoorbeeld dat ChatGPT mooie, uitgebreide verhalen kan creëren. Microsoft 365 Copilot kan weer beter de kernboodschap uitleggen in een compact verhaal. Dat zijn erg interessante bevindingen. Ik denk dat het ook goed is om op verschillende tools uit te proberen en daaruit je eigen conclusies te trekken.

Vervolgstappen uitstippelen

Wat is de volgende stap voor de gemeente? “We zitten nu in de afrondende fase van de pilot. De focus ligt nu minder op ontdekken en meer op het toepassen in het gemeentelijke domein”, vertelt Ronald. “Copilot kan veel, maar we moeten nu in kaart brengen wat onze use cases zijn en welke afdelingen het beste ermee kunnen werken. De bedoeling is dat we alle gebruikers vragen naar hun ervaringen. Op basis daarvan willen we een visie op generatieve AI ontwikkelen. Het is een handige tool, maar er zit ook een kostenplaatje aan vast. We gaan kijken welke use cases de meeste waarde toevoegen en goed beargumenteren waarom Microsoft 365 Copilot een waardevolle investering is. Adoptify adviseert ons daarin door te helpen bij het creëren van de business case en vervolgstappen uit te stippelen.”

Het ontbreekt binnen organisatie in ieder geval niet aan enthousiasme, vertelt Ronald met een glimlach. “Dat is ook echt de verdienste van Adoptify. We zijn erg tevreden over hoe de pilot is verlopen en we hebben veel inzicht gekregen in de mogelijkheden van Microsoft 365 Copilot. Het leuke is dat er nu ook collega’s zijn die niet in de pilot zaten, maar wel graag willen inspringen. Het is dus wel duidelijk dat onze collega’s het zien zitten om met de tooling aan de slag te gaan. We gaan het dus zeker gebruiken. We weten alleen nog niet in welke vorm.”