Gemeente Woensdrecht zet met Microsoft 365 de stap naar een nieuwe manier van werken

Voor de gemeente Woensdrecht was de overstap naar Microsoft 365 geen standaard IT-project. De Brabantse gemeente, bestaande uit vijf kernen en ruim 22.000 inwoners, werkte jarenlang met netwerkschijven en vertrouwde processen die diep in de organisatie verankerd waren. Toen binnen het regionale samenwerkingsverband de overgang naar Microsoft 365 werd ingezet, ontstond daarom niet alleen een technische opgave, maar vooral een organisatiebrede verandering. 

Informatiemanager Stan de Graaf wist dat die impact niet onderschat mocht worden. In zijn rol begeleidt hij vaker IT-veranderingen, maar deze overgang raakte direct aan het dagelijks werk van vrijwel iedere medewerker. “Technisch kun je zo’n migratie uitvoeren”, vertelt hij. “Maar collega’s moeten ineens in een nieuwe omgeving werken en nieuwe vaardigheden ontwikkelen. Dat vraagt veel meer dan alleen techniek.”  

Binnen het samenwerkingsverband met meerdere gemeenten kreeg Woensdrecht de mogelijkheid om externe ondersteuning in te schakelen. In Adoptify vond de gemeente een partner met ervaring in vergelijkbare verandertrajecten binnen de overheid. Samen werd besloten de overstap niet als IT-project, maar als organisatiebreed veranderprogramma aan te pakken. 

Van technische migratie naar cultuurverandering

De invoering van Microsoft 365 betekende dat de gemeente afscheid nam van een manier van werken die jarenlang vanzelfsprekend was. Bestanden stonden verspreid op netwerkschijven en de samenwerking verliep grotendeels via e-mail. Volgens De Graaf werd al snel duidelijk dat de overstap naar Microsoft 365 breder was dan techniek alleen. Het succes hing af van drie samenhangende factoren: techniek, vaardigheden en duidelijke werkafspraken. “Dat inzicht gaf Adoptify ons en dat was echt een eyeopener. Mensen moeten weten hoe ze werken in de nieuwe omgeving, afspraken maken met elkaar én kunnen vertrouwen op de techniek.” 

De Graaf: “Met steun van ons management kreeg het programma de benodigde ruimte. Sponsorship vanuit de organisatie zorgde ervoor dat veranderingen niet vrijblijvend bleven en teams daadwerkelijk de stap maakten naar een nieuwe werkwijze.” 

Eerst het zuur, dan het zoet

Het traject startte met organisatiebrede inspiratiesessies waarin medewerkers een realistisch beeld kregen van wat hen te wachten stond. Geen belofte van directe winst, maar een eerlijk verhaal over verandering. Die openheid bleek belangrijk voor het draagvlak. De boodschap was duidelijk: eerst vraagt de overgang inspanning, daarna volgen de voordelen. De metafoor van ‘eerst het zuur en dan het zoet’ werd gedurende het hele traject gebruikt en hielp medewerkers om de verandering te plaatsen.  

Na deze start volgde een gefaseerde aanpak per afdeling. Iedere vijf weken werd een nieuw team overgezet naar Microsoft 365. Adoptify begeleidde daarbij niet alleen de trainingen, maar hielp de gemeente vooral bij het inrichten van de verandering als geheel. Samen werd bepaald hoe teams werden meegenomen in de overstap, welke werkafspraken nodig waren om effectief samen te werken in Teams en hoe medewerkers nieuwe vaardigheden konden ontwikkelen. Door inspiratiesessies, begeleiding per afdeling en zichtbare ondersteuning op de werkvloer ontstond stap voor stap een nieuwe werkwijze.  

De Graaf: “Tijdens kick-offs keken we samen met teamleads en ambassadeurs naar de gewenste inrichting van Teams, de bestaande datastructuur en de manier waarop onze afdelingen samenwerken. Documenten kregen een nieuwe plek binnen Teams en persoonlijke bestanden zijn verhuisd naar OneDrive.” Door deze aanpak landde de verandering steeds opnieuw binnen de organisatie, in plaats van in één grote overgang. 

Voor De Graaf betekende de samenwerking ook dat hij er als programmaleider niet alleen voor stond. Tijdens het traject stemde hij voortdurend de keuzes, tempo en aanpak af met de consultants van Adoptify. “Ze waren daarin echt een goede sparringpartner. De verantwoordelijkheid lag bij ons, maar ze durfden ook te adviseren als ze het ergens niet mee eens waren. Dat werkte prettig.” 

Ambassadeurs en ondersteuning op de werkvloer

Een belangrijke succesfactor was het ambassadeursprogramma. Per afdeling werden medewerkers actief betrokken bij de inrichting van Teams en voorbereid op hun rol als eerste aanspreekpunt binnen het team. Zij testten de werkomgeving, verzamelden feedback en hielpen collega’s tijdens en na de overstap. Daarnaast bood Adoptify intensieve ondersteuning op de werkvloer. Door zichtbaar aanwezig te zijn binnen de organisatie konden vragen direct worden opgepakt. Trainingen werden fysiek gegeven en aangevuld met praktische begeleiding in de dagelijkse praktijk. Die combinatie zorgde ervoor dat medewerkers niet alleen leerden wát veranderde, maar vooral hoe zij er zelf mee konden werken. 

In relatief korte tijd werd de volledige organisatie overgezet naar Teams en OneDrive en verdwenen de netwerkschijven uit het primaire werkproces. Daarmee veranderde ook de manier van samenwerken. “We zeggen nu: we mailen niet meer, we delen”, aldus De Graaf. De overgang betekende ook een mentale omslag. Medewerkers moesten wennen aan het idee dat documenten niet langer ‘van henzelf’ waren, maar onderdeel werden van gezamenlijke samenwerking. “Je hebt één waarheid in plaats van meerdere versies. Dat vraagt vertrouwen, maar levert uiteindelijk veel tijd op.” 

Om de overgang symbolisch te markeren, kregen alle medewerkers aan het einde van het traject een pot snoep met zowel zure als zoete snoepjes. Een knipoog naar de metafoor die tijdens het hele programma centraal stond. 

Adoptie stopt niet na de livegang

Hoewel de technische migratie inmiddels is afgerond, ziet de gemeente Woensdrecht dit nadrukkelijk als het beginpunt. Volgens De Graaf begint het echte leren pas nadat medewerkers dagelijks in de nieuwe omgeving werken. “Het is vergelijkbaar met autorijden. Je leert het pas echt nadat je je rijbewijs hebt gehaald.”  

Om de interne ontwikkeling binnen de gemeente te stimuleren is een adoptieportaal ingericht met handleidingen, instructievideo’s en werkafspraken. Wekelijkse tips helpen collega’s om nieuwe functionaliteiten stap voor stap te ontdekken. Daarnaast wordt gewerkt aan een roadmap voor verdere digitale vaardigheid binnen de organisatie. Samen met Adoptify wordt momenteel een structureel adoptiekader ontwikkeld, waarna de gemeente steeds zelfstandiger verder kan bouwen aan digitaal samenwerken. “Wij zijn heel blij met de inzet en professionaliteit van Adoptify. Ze helpen ons om uiteindelijk op eigen benen te staan.” 

Blik op de toekomst

De ambitie binnen de gemeente Woensdrecht is duidelijk: een organisatie waarin digitaal werken vanzelfsprekend wordt en basisvaardigheden automatisme zijn geworden. Tegelijkertijd realiseert Woensdrecht zich dat Microsoft 365 continu blijft ontwikkelen en daarmee ook de organisatie zelf. “Ik hoop dat we over een jaar digitaal vaardige collega’s hebben die zelf nieuwe mogelijkheden ontdekken”, zegt De Graaf. “Dan wordt digitaal werken niet alleen efficiënter, maar ook leuker.”