Door: Natascha Bos Gepubliceerd op: 19 mei 2025
De afgelopen tijd zie ik steeds vaker dat organisaties het hybride werken terugdraaien. Bedrijven als Amazon en Disney willen hun medewerkers weer zo veel mogelijk fysiek zien. De achterliggende gedachte? Dat mensen productiever zijn, beter samenwerken en zich meer verbonden voelen op kantoor.
Ik denk dat we de verkeerde discussie voeren. De vraag is volgens mij of je organisatie wel goed is ingericht op hybride werken. En eerlijk? Dat is bij veel organisaties niet het geval. In dit blogartikel leg ik uit waarom hybride werken juist heel goed kan werken als je organisatie digitaal fit én vaardig is. Daarnaast leg ik uit hoe je dat op een structurele manier kunt waarborgen.
Niet de werkplek, maar de werkwijze is het probleem
Uit onderzoek van Venster naar hybride werken binnen de Rijksoverheid blijkt dat medewerkers overwegend positief zijn. Ze ervaren meer autonomie, een betere werk-privébalans, minder reistijd en meer concentratie tijdens het werk. Ook geven veel medewerkers aan dat hybride werken hen helpt om effectiever te zijn in hun taken. Tegelijkertijd benoemt het onderzoek ook aandachtspunten: niet iedereen voelt zich even goed verbonden met collega’s, en teams moeten vaak nog zoeken naar een goede manier van samenwerken op afstand.
Uit onze ervaring blijkt dat hybride werken alleen slaagt als teams duidelijke afspraken maken over digitaal samenwerken. En daar wringt het vaak. Veel organisaties hebben wel tools als Teams, SharePoint en OneDrive, maar missen de structuur en vaardigheden om er echt goed mee te werken.
Het gevolg? Vergaderingen verlopen rommelig, informatie raakt kwijt en mensen voelen zich minder verbonden. Dan lijkt terug naar kantoor een logische stap, maar daarmee los je het echte probleem niet op.
Digitaal vaardig versus digitaal fit
Wat we vaak vergeten: digitaal werken is niet alleen een kwestie van kennis van tools. Het gaat om gedrag, afstemming en vaardigheden. Wekelijks begeleid ik dit soort trajecten bij organisaties die werken met Microsoft 365. Tijdens die sessies maak ik altijd onderscheid tussen digitale vaardigheid en digitale fitheid:
- Digitale vaardigheid zit op individueel niveau. Weet jij hoe je je werk goed organiseert in Microsoft 365? Kun je efficiënt samenwerken, je tijd indelen en hybride vergaderen?
- Digitale fitheid gaat over teams en organisaties. Zijn er duidelijke werkafspraken? Werkt iedereen op dezelfde manier? Zijn de processen afgestemd op digitaal werken?
Alleen als beide op orde zijn, ben je digitaal volwassen als organisatie. Eén medewerker die keurig werkt in Teams, redt het niet als de rest van het team nog via e-mail communiceert. En andersom: een goed ingericht intranet werkt niet als medewerkers niet beschikken over de kennis en vaardigheden om het te gebruiken. Daarom is hybride werken echt een organisatievraagstuk.
De zes scenario’s van digitaal werken
Digitale fit én vaardig zijn, bestaat uit zes scenario’s. Dat zijn de dagelijkse werksituaties waarin je medewerkers moeten kunnen vertrouwen op systemen zoals Microsoft 365 en op elkaar. Ik leg ze kort uit:
- Samenwerken – Hoe werk je samen aan documenten, gebruik je Teams-kanalen en voorkom je versnippering van documenten?
- Communiceren – Welk kanaal gebruik je waarvoor? En hoe zorg je dat informatie vindbaar blijft?
- Vergaderen – Hoe plan en begeleid je vergaderingen, zowel fysiek, online en hybride, op een slimme en efficiënte manier?
- Verbondenheid – Hoe houd je mensen betrokken als ze deels op afstand werken, en benut je intranet en tools zoals Viva?
- Mobiliteit – Kun je veilig en effectief werken op verschillende apparaten, op verschillende plekken?
- Persoonlijke productiviteit – Hoe organiseer je je werk, bewaak je focustijd en houd je overzicht over taken?
Groeipaden in digitale volwassenheid
Ieder scenario kent ook verschillende stadia van volwassenheid. Medewerkers en teams ontwikkelen zich daar stap voor stap in. In elk scenario kun je de volwassenheid grofweg verdelen in drie niveaus:
- Basis: medewerkers kennen de tools en beschikken over de vaardigheden om ze functioneel te gebruiken.
- Gevorderd: medewerkers passen de tools bewust toe binnen duidelijke werkafspraken, waardoor ze als team digitaal fit kunnen opereren.
- Volwassen: medewerkers en teams werken integraal samen, denken procesmatig en benutten Microsoft 365 optimaal voor hun werk.
Laat ik een voorbeeld geven. Kijk bijvoorbeeld naar het scenario samenwerken in bovenstaande afbeelding. Daar zie je duidelijke groeipaden. In de eerste fase draait het om flexibel samenwerken. Teams kunnen bestanden delen en samenwerken in OneDrive, Teams en SharePoint, maar afspraken over structuur zijn vaak nog basaal. Mensen weten waar ze informatie opslaan en kunnen delen zodat het vindbaar is voor anderen.
De volgende stap is effectief samenwerken. Teams maken dan optimaal gebruik van de verschillende omgevingen, zoals het onderscheid tussen Teams, SharePoint en OneDrive. Medewerkers kunnen effectief samenwerken in een document en weten hoe zij moeten omgaan met versiebeheer van de documenten.
De laatste fase is bewust samenwerken. Teams maken hier heel bewust keuzes: Medewerkers zijn zich bewust welke data zij wel en niet mogen delen en hoe informatie niet kan uitlekken.
Aanpak per team verschillend
Wat ik vaak in de praktijk terugzie is dat teams binnen een organisatie allemaal ergens anders op deze ladder staan. Sommige teams zijn nog bezig structuur aan te brengen in hun Teams-omgeving. Anderen maken al hele bewuste keuzes over samenwerking, afhankelijk van het type project.
Daarom geloof ik dat je niet organisatiebreed één uniforme aanpak moet kiezen. Als je iedereen dezelfde basistraining geeft, raken teams die al verder zijn alleen maar gefrustreerd. En teams die nog worstelen, krijgen niet de specifieke hulp die ze nodig hebben. De sleutel ligt in het herkennen van de verschillen. Inzicht krijgen in de digitale fitheid en volwassenheid per team én per scenario.
Waar begin je dan?
Met inzicht! Waarom werkt hybride werken (nog) niet optimaal? Ligt het aan de samenwerking? De communicatie? Of missen teams structuur en afspraken? Om gericht te kunnen verbeteren, heb je inzicht nodig. Inzicht in hoe digitaal fit medewerkers zijn, hoe teams samenwerken en waar de grootste kansen liggen om hybride werken slimmer en leuker te maken.
Daarom werken we bij Adoptify met de Digi Fit Scan™. Bij deze scan worden medewerkers bevraagd op de verschillende scenario’s. Maar ook op gedrag, vaardigheid en werkafspraken. Daardoor breng je per afdeling of team in kaart:
- Hoe medewerkers hun digitale fitheid ervaren
- Hoe vaardig teams omgaan met samenwerken, communiceren en hybride werken
- Hoe groot de veranderbereidheid is binnen de organisatie
- Waar de belangrijkste leerbehoeften liggen
Daarnaast voeren we na de scan vaak aanvullende gesprekken met teams of afdelingen. We merken namelijk dat de perceptie van medewerkers niet altijd één op één overeenkomt met de praktijk. Iemand kan bijvoorbeeld zelf het gevoel hebben dat hij of zij al behoorlijk digitaal vaardig is, terwijl collega’s of leidinggevenden daar een ander beeld bij hebben. Die gesprekken helpen om context toe te voegen aan de uitkomsten van de scan.
De resultaten vormen een praktische blauwdruk: je ziet waar medewerkers al sterk in zijn, waar teams kunnen groeien en hoe je gericht kunt ondersteunen. Ook biedt de scan een goed vertrekpunt voor een adoptieprogramma per afdeling, waarbij medewerkers zelf het verbeterpotentieel bepalen. Bovendien kun je de scan later opnieuw uitvoeren om de voortgang inzichtelijk te maken.
Wil je weten hoe jouw organisatie ervoor staat?