Skip to main content

Corona was voor veel organisaties de drijfveer om digitaal te gaan samenwerken. Dat gold ook voor dit Universitair Medisch Centrum (UMC). Tijdens de crisis was het een ongekende periode van drukte en daarbovenop moesten ook nog eens de (technische) maatregelen worden getroffen om op afstand te kunnen werken. Adoptify hielp het UMC bij het inrichten van 35.000 moderne werkplekken, gaf verschillende trainingen en bood functioneel support.

De uitdaging: een nieuwe werkplekomgeving

Het UMC had nauw contact met enkele andere ziekenhuizen en zag daar de kansen die digitalisering hen bood. Zo startte het ziekenhuis met een programma om medewerkers een moderne werkomgeving te bieden met Microsoft 365. Hieronder vielen verschillende deelprojecten, zoals het opzetten van een nieuw intranet en het creëren van virtuele werkplekken met VMware.

Door de coronabeperkingen werd besloten om versneld Microsoft 365 uit te rollen en met de nadruk op Microsoft Teams om te kunnen samenwerken. “Hiervoor was het UMC op zoek naar een partij die niet alleen ervaring had met de implementatie van Microsoft 365, maar ook met de uitrol en adoptie ervan”, vertelt Suraj Panday, Solution Architect en Chapter Lead bij Adoptify. “Vanuit de andere deelprojecten werd toen Adoptify genoemd en zo ben ik als solution architect begonnen bij het UMC.”

Gestart met een roadmap en beleid

Er was nog geen sprake van een eigen blueprint van de IT-architectuur. Suraj: “Ik ben begonnen met het beschrijven van waar we op dat moment stonden en waar we naartoe gingen met de IT-omgeving. Dat biedt je als organisatie direct kaders en een strategie. Bovendien maakt een roadmap een project beter behapbaar en completer. Zo hebben we bijvoorbeeld ook beleid gemaakt voor het Power Platform en het back-up- en restoreproces.”

Medisch consult via Microsoft Teams

Als ziekenhuis heb je natuurlijk te maken met medische persoonsgegevens, waarmee je zorgvuldig moet omgaan. Een belangrijke requirement voor de samenwerking via Teams. “We hebben toen binnen het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) een koppeling gemaakt met Teams”, geeft Suraj aan. “Zo konden medewerkers veilig samenwerken binnen de EPD-omgeving.”

“Dat bood ook nieuwe mogelijkheden voor de zorg”, vervolgt Suraj. “Zo hebben we het virtuele spreekuur voor artsen geïntroduceerd. Door corona was alle reguliere zorg opgeschort, maar via Teams konden patiënten toch op spreekuur komen. Al van tevoren kon de patiënt zijn of haar vraag stellen en bijvoorbeeld foto’s toevoegen. De arts ging vervolgens de call in met het EPD ernaast. Zo was het toch mogelijk om op een laagdrempelige manier patiënten met reguliere zorgvragen te helpen.”

Training en adoptie voor medewerkers

Er werden uitgebreide trainingen gegeven aan de medewerkers van het UMC om hen de fijne kneepjes van het digitaal samenwerken te leren. Verschillende onderwerpen kwamen aan bod: van formeel en informeel vergaderen, het gebruik van OneDrive en SharePoint tot het samenwerken op de afdeling met Teams. De beheerders van het UMC kregen technische en functionele trainingen. Zo was er voor bijna iedere leerbehoefte een training beschikbaar.

Suraj: “Om de interne adoptie te stimuleren, kregen medewerkers toegang tot ons MS 365 Adoptieportaal. Hierin staan allerlei video’s over digitale rituelen, het starten en plannen van vergaderingen en andere hacks voor Microsoft 365. De antwoorden op veel van hun vragen konden medewerkers hier terugvinden om er zelf mee aan de slag te gaan.”

Speciale supportlijn voor UMC-medewerkers

En vragen waren er genoeg bij de introductie van Teams. Aanvullend op het adoptieportaal werd er toen tijdens kantoortijden een hulplijn voor functioneel support op afstand geopend. Daar werd gretig gebruik van gemaakt: drie tot vier Adoptify-medewerkers handelden gemiddeld honderden telefoontjes per dag af. De meer complexe vragen, bijvoorbeeld over governance of de inrichting van Teams, kwamen op de roadmap terecht. De speciale supportlijn heeft een belangrijke rol gespeeld in de communicatie en adoptie van Microsoft 365 bij het UMC.

Prettige en dynamische samenwerking

“Ik werkte in een leuk en professioneel team dat bestond uit twee projectleiders, een adoptieconsultant vanuit het UMC en drie functioneel beheerders”, vertelt Suraj. “Om meer Agile te kunnen samenwerken, heb ik DevOps en het Scrum-framework geïntroduceerd. Oók voor het beheer, dat volgens ITIL-richtlijnen werkte. Toen de andere deelprojecten zagen hoe efficiënt dat was, zijn zij ook op die manier gaan werken. Dus ik heb ook trainingen voor de andere projectteams verzorgd, alleen dan over Scrum.”

Flexibiliteit zorgt voor geslaagde implementatie Microsoft 365

Al met al was het een groots en uitdagend project om met de digitale werkplekken te voorzien in de behoeften van 35.000 medewerkers. Die allemaal ook nog moesten wennen aan deze nieuwe manier van werken. Uiteindelijk is dat gelukt. “Wat echt indruk maakte, was de live Teams-meeting vanuit de directie”, vindt Suraj. “Die vond online plaats en hierbij kwamen zelfs een regisseur en professionele camera’s aan te pas. Zo hebben we via Teams de speech gebroadcast naar duizenden medewerkers.”

“Door de flexibiliteit die we met het projectteam hebben getoond, is het een succesvol project geworden”, besluit Suraj. “Niets stond vast en alles wat prioriteit had, hebben we direct opgepakt. Het UMC heeft nu een strak beleid voor het online samenwerken en een stevige basis om op verder te bouwen aan andere digitale ambities.”

 

 

Suraj Panday

Heb je nog een vraag?

Suraj Panday geeft je graag antwoord.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.